Почему электронные перевозочные документы — это не просто очередное нововведение

С 1 сентября 2026 года вступают в силу положения Федерального закона от 07.06.2025 № 140 ФЗ, обязывающие оформлять ключевые перевозочные документы исключительно в электронном виде. Речь идёт о цифровизации всей отрасли грузоперевозок. Технологический и организационный переход на ЭПД «с нуля» — сложный многоэтапный процесс, требующий подготовки и чёткой реализации в условиях ограниченного времени.

Какие документы переходят в электронный формат и кто обязан их использовать

Электронный перевозочный документ — это цифровой аналог традиционных транспортных документов, сформированный в виде структурированных XML файлов и юридически равнозначный бумажному оригиналу.

С сентября 2026 года в электронную форму переходят:

транспортные накладные (автомобильные, железнодорожные, грузовые для авиаперевозок);
заказы и заявки на перевозку;
экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка).

Обязанность распространяется на всех без исключения участников транспортного процесса независимо от сферы деятельности: грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов. Даже если вы заказываете в офис воду и канцелярию и выступаете грузополучателем, вам придётся подписывать свой раздел в электронной транспортной накладной (ЭТрН) через оператора ЭПД. Если же компания одновременно выступает и грузоотправителем, и грузополучателем в разных перевозках, нужно обеспечить подписание обоих «титулов» (Т1 и Т3) — часто это обязанность разных сотрудников с разными полномочиями.

Перечень случаев, когда экспедиторские документы (а также в отдельных случаях транспортные накладные, заказы и заявки) можно оформлять на бумаге, утверждён Минтрансом (приказ от 03.04.2026 № 115) и вступает в силу с 01.09.2026 г.). Доля таких грузов в общем объёме перевозок незначительна. К ним, в частности, относятся грузоперевозки:

для нужд органов госвласти, обороны и государственной безопасности;
в условиях ЧС, ЧП, военного положения;
в адрес клиента-физлица для его нужд, не связанных с предпринимательством;
при отсутствии технической возможности представления электронного документа из-за обстоятельств непреодолимой силы.

Есть определённые нюансы в зависимости от особенностей грузоперевозок. Например, если вы перевозите грузы собственным транспортом и не привлекаете сторонних перевозчиков, вам достаточно путевого листа — его пока можно оформлять на бумаге. А вот если вы нанимаете стороннего перевозчика, ЭТрН становится обязательной. При смешанных перевозках (например, авто + ж/д) возникает потребность в едином транспортном документе — его формат утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/717@ от 13.08.2025 г., и работать с ним сложнее, чем с обычной накладной.

ЭДО и ЭПД: одно и то же или разные вещи?

У многих компаний уже внедрён электронный документооборот (ЭДО), но его наличие не закрывает вопрос с переходом на ЭПД.

Наличие привычного ЭДО с контрагентами (обмен счетами фактурами, актами, УПД) не освобождает от необходимости настраивать работу именно с перевозочными документами через операторов ИС ЭПД. У вас может быть отлажен обмен с поставщиками в одной системе, но для транспортных накладных потребуется отдельное подключение. Причём формально оператор ИС ЭПД — это не оператор ЭДО общего назначения, но основные игроки рынка ЭДО стали операторами ИС ЭПД.

Что уже изменилось в законодательстве и чего ждать до конца 2026 года

Правовая база для перехода на ЭПД уже сформирована, но издание новых подзаконных актов вполне возможно и до, и после 1 сентября 2026 года.

Среди уже принятых:

Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 г. — основной нормативный акт, устанавливающий обязательность ЭПД с 01.09.2026 г.
Приказ ФНС № ЕД-7-26/717@ от 13.08.2025 г., которым утверждены форматы электронного единого транспортного документа — для перевозок с участием двух и более видов транспорта.
Приказ ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023 г., утвердивший формат УПД (5.03), который ФНС рекомендует использовать в качестве основного отгрузочного документа.
Приказ ФНС от 28.04.2026 г. № ЕД-1-26/277@, утвердивший форматы электронных экспедиторских документов (вступает в силу 01.09.2026).

Переносов сроков обязательного перехода на цифровые перевозочные документы не планируется. ФНС неоднократно предупреждала об этом бизнес. Более того, уже с 1 сентября 2026 года начнут действовать штрафы за отсутствие электронных документов. Для должностных лиц — от 20 000 до 40 000 рублей, для юридических — от 80 000 до 120 000 рублей. При повторном нарушении суммы удваиваются. Плюс налоговая может отказать в учёте расходов по перевозке, если перевозочный документ оформлен не в нужном формате.

Форматы документов и подписание электронной подписью

Работа с ЭПД строится на строго регламентированных форматах. Все документы формируются в виде XML файлов утверждённой структуры, подписываются определённым видом электронной подписи и передаются через операторов ИС ЭПД.

Какой сертификат электронной подписи понадобится:

Для работы сотрудников необходима машиночитаемая доверенность (МЧД) — XML документ, подтверждающий полномочия действовать от имени организации. МЧД подписывается КЭП руководителя. Без неё система не примет подпись сотрудника.

ГИС ЭПД и ГосЛог: два контура, которые нельзя путать

Цифровая транспортная система работает в двух плоскостях, и важно понимать разницу.

Для работы с электронными документами используют ГИС ЭПД. В эту госсистему направляют все электронные перевозочные документы. Участники взаимодействуют с ГИС не напрямую, а через аккредитованных операторов ИС ЭПД (список таких операторов публикует Минтранс). Оператор — это посредник между бизнесом и государством, через которого вы создаёте, подписываете и передаёте документы. Оператор также обеспечивает хранение документов в течение срока давности (3 года) и предоставляет доступ к ним по запросу.

Для ведения реестров участников рынка, взаимодействия государства и перевозчиков в рамках «одного окна» предназначена ГосЛог — национальная цифровая транспортно логистическая платформа. Не позднее 30 апреля 2026 года участники рынка транспортно-экспедиционной деятельности обязаны подать уведомление о включении в реестр. Действующие компании и ИП должны были это сделать в течение 60 дней после 01.03.2026 г.

Экспедитор, не включённый в реестр, не сможет выступать в таком качестве в электронных экспедиторских документах, оформляемых с 1 сентября 2026 года. Однако неподача уведомления — это уже нарушение закона. Минтранс разъяснил, что ответственность может не применяться только в случае, если подача была выполнена в срок, но задержка произошла по причинам, не зависящим от заявителя (технические сбои, высокая нагрузка на госсервисы). Однако на практике доказать это сложно. Штраф за работу без регистрации — до 300 000 рублей для должностных лиц и до 1 000 000 рублей для юридических лиц.

Помимо учёта экспедиторов, в ГосЛог будет реестр перевозчиков — его запустят 1 марта 2027 года. Так что у этих участников рынка ещё есть время, но готовить документы (лицензии, страховки, подтверждение технической базы) лучше уже сейчас.

Подключение к оператору ЭПД — это отдельный процесс, не зависящий от регистрации в ГосЛог. Даже если вы не подлежите регистрации как экспедитор, вам всё равно нужно подключиться к оператору ИС ЭПД, чтобы передавать/получать/подписывать титулы ЭТрН.

Что нового ждёт экспедиторов: обязанности по содействию

Федеральный закон № 140 ФЗ внёс изменения в Закон «О транспортно экспедиционной деятельности», расширив обязанности экспедиторов. Помимо традиционных функций по организации перевозки и оформлению документов, экспедитор должен обеспечивать содействие всем участникам процесса в работе с электронными перевозочными документами. На практике это означает, что экспедитор становится центральным звеном в цифровом взаимодействии между грузоотправителем, грузополучателем и перевозчиком. Если контрагент не готов к переходу и работе с ЭПД или у него возникают технические сложности, экспедитор должен помочь решить эти вопросы — иначе вся цепочка перевозки может остановиться. В договоре транспортной экспедиции теперь обязательно прописывать, кто за чей счёт обеспечивает подключение к оператору, кто обучает сотрудников, как распределяются риски технических сбоев. Экспедиторы, которые проигнорируют эту обязанность, рискуют получить претензию от клиента за срыв сроков доставки.

Преимущества перехода на ЭТрН

Помимо соблюдения закона, у перехода на ЭПД есть вполне ощутимые экономические преимущества:

Скорость. Переход на ЭТрН может ускорить получение оплаты до трёх дней, в некоторых случаях она приходит в день выполнения заказа. ФНС говорит об ускорении процесса в среднем на 20 дней за счёт отсутствия необходимости направлять бумажный оригинал грузоотправителю.
Экономия денежных средств. Исчезают расходы на печать, бумажные носители и курьерские пересылки. По оценкам некоторых экспертов, цифровизация позволяет компаниям снизить затраты на транспортировку грузов более чем на 16%. Для среднего логистического оператора с 50 рейсами в день это миллионы рублей в год.
Безопасность. Бумажные перевозочные документы теряются, портятся, подделываются. В ГИС ЭПД все документы хранятся надёжно, утрата исключена. Контролирующие органы видят полную историю перевозки, что уменьшает число претензий и выездных проверок.
Прозрачность. Все участники перевозки работают с единым электронным документом, изменения видны синхронно, взаиморасчёты ускоряются.
Контроль. Упрощается доступ контрольно надзорных органов к информации о перевозках, что сокращает количество запросов в адрес бизнеса. Водитель на посту ГИБДД может предъявить ЭТрН через мобильное приложение — штраф за отсутствие бумажной накладной больше не грозит.

Сложности, которые уже проявились

Практика показывает, что большинство участников рынка пока не готовы к переходу на электронные перевозочные документы. Главная проблема — не стоимость внедрения, как можно было бы предположить, а необходимость перестройки процессов. Требуются новые сценарии работы, обучение персонала и развитие IT компетенций.

Вторая проблема — отсутствие организационно технологической подготовки. Например, приказ ФНС об утверждении форматов ЭТрН содержит подробное техническое описание на 344 страницы. Понять и адаптировать под свои процессы эти требования без профильной экспертизы — задача нетривиальная. Особенно это касается реквизитного состава: каждое поле XML должно быть заполнено по правилам, иначе оператор откажет в приёме перевозочного документа.

Третья проблема — кадровая. Требуется обучить не только бухгалтеров и логистов, но и водителей, которые будут подписывать документы через мобильные устройства. Водители старшего возраста часто испытывают трудности с использованием мобильных приложений, и их переход на новые процессы требует больше времени. Компании уже сейчас вводят доплаты за цифровую грамотность и проводят внутренние экзамены.

Четвёртая проблема — выбор оператора. Тарифы у разных операторов могут отличаться в 2–3 раза. Кроме того, не все операторы интегрированы с популярными системами учёта (1С, SAP, МойСклад). Менять оператора после 1 сентября будет сложно, поэтому выбирать нужно осознанно.

Чек лист перехода на ЭПД: что делать прямо сейчас

Времени остаётся крайне мало. Что нужно сделать уже сейчас:

Ответы на вопросы

Надо ли всем сотрудникам, которые будут работать с ЭПД, включая водителей, оформлять ЭЦП* для ЭПД?

Владимир Тихомиров, ИП

Желательно обеспечить сертификатами электронной подписи всех сотрудников. Да, водители могут в некоторых случаях использовать простую ЭП, но сама возможность и способ её реализации зависят от оператора ИС ЭПД. Таким образом, вы сами себя ограничиваете как в выборе оператора, так и в операциях, которые могут выполнять сотрудники. КЭП — универсальная подпись, которую можно использовать в любых информационных системах и для подписания любых электронных документов. Сотрудник может оформить сертификат КЭП онлайн за несколько минут.

В нашей компании налажен ЭДО, у ответственных сотрудников есть КЭП. Нужно ли специально налаживать оборот ЭПД при переходе на них?

Валентина, бухгалтер транспортно-логистической компании

Да, нужно. ЭДО — общее понятие, которое охватывает, как правило, множество сегментов, например бухучёт и КЭДО (кадры). Оборот перевозочных документов — это тоже отдельный сегмент, в котором нужно выстроить работу. Наличие ЭДО упрощает эту задачу, но не решает. Нужно разобраться в правовом регулировании, обеспечить сотрудников необходимыми сертификатами ЭП, заключить договор с оператором, настроить работу с форматами, организовать передачу данных, выполнить другие шаги. Если у вас единая система ЭДО, и вы хотите, чтобы она охватывала все процессы, необходимо будет встроить в неё сегмент работы с перевозочными документами после того, как будет завершён переход на них.

Примечание:

* «Электронная цифровая подпись» и «ЭЦП» — это устаревшие обозначения электронной подписи.

График работы подразделений компании на 29 декабря

Читайте популярные статьи