Москва, ул. Мишина, 56, стр. 2, этаж 2
г. Москва
Это ваш регион?
8 800 250-8-265
Звонок бесплатный
8 800 250-0-265
Техподдержка 24/7

Для чего нужна машиночитаемая доверенность: как её оформить и применять

С 1 января 2023 года сотрудники компаний при подписании документов электронной подписью для подтверждения своих полномочий обязаны будут использовать машиночитаемую доверенность (МЧД). Рассказываем, как будет работать такая схема, что представляет собой МЧД, в каких случаях она нужна и как заранее подготовиться к изменениям.
Елена Ефимова
16 Мая 2022
Юрист
Получить сертификат электронной подписи
Заполните заявку на выпуск сертификата
Заполнить заявку

Внедрение в практику МЧД — часть реформы в сфере выпуска и применения квалифицированной электронной подписи (КЭП) юридическими лицами и их сотрудниками. Необходимые законодательные изменения уже внесены в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», но вступать в силу они будут постепенно.

2022 год — переходный период. В течение этого времени можно придерживаться старой схемы: подписывать документы электронной подписью, сертификат которой содержит данные компании и сотрудника, а полномочия подтверждать бумажной доверенностью. Но можно постепенно внедрять в практику своей компании новую схему.

На сегодняшний день юридические лица, кроме некоторых отдельных категорий, получают квалифицированный сертификат в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица. При этом сотрудники компаний пока что ещё могут оформить КЭП, в сертификате которой будут указаны и данные компании, и данные сотрудника. Такие сертификаты выдают коммерческие удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры, но их получение и использование без бумажной доверенности невозможно.

Уже сегодня доступен и второй вариант — выпуск в аккредитованном удостоверяющем центре квалифицированного сертификата на имя сотрудника, который будет содержать только его данные, то есть данные физического лица. При подписании документов такой электронной подписью сотрудник может использовать или бумажную доверенность, или МЧД, но только в течение 2022 года. С 1 января 2023 года применение МЧД станет обязательным, и альтернатив не предусмотрено.

Единые требования к формам МЧД утверждены Приказом Минцифры России № 857 от 18.08.2021. Но рекомендованные форматы подготовлены не всеми ведомствами. Не проработана до конца и схема электронного взаимодействия при использовании электронной подписи и МЧД. Например, ФНС и ФСС уже разработали формат МЧД и готовы их принимать. МЧД в паре с электронной подписью сотрудника можно использовать и при взаимодействии с контрагентами, но при условии, что операторы или системы ЭДО, используемые сторонами, уже работают с форматами МЧД. Однако, например, Росстат рекомендованный формат МЧД и параметры электронного взаимодействия ещё не утвердил, как и многие другие ведомства.

Что такое машиночитаемая доверенность (МЧД)

МЧД — это, по сути, обычная доверенность, но выполненная в электронном виде, а не на бумаге. Она упрощает работу с электронными документами, подписанными сотрудниками своими КЭП от имени компании.

Кроме того, машиночитаемая доверенность:

  1. Исключает вероятность подделки подписи руководителя компании. Чтобы подписать доверенность, руководитель использует свою КЭП.
  2. Позволяет отправлять подписанные КЭП электронные документы и доверенность одновременно, без необходимости дополнительной отправки бумажной доверенности.
  3. Обеспечивает удобство использования и хранения. При взаимодействии с каким-либо органом, например ФНС, достаточно сформировать одну доверенность на конкретного сотрудника. Она будет храниться и в электронной базе компании, и в базе ФНС.
  4. Даёт возможность привыкнуть к электронному взаимодействию тем компаниям и ИП, которые ранее не использовали электронную подпись. И, конечно, сэкономить на бумаге, печатном оборудовании и расходных материалах.

Минцифры разработало единые требования к МЧД. Если МЧД не используется при взаимодействии с государственными и муниципальными органами, которые должны разработать и утвердить свой формат, компания может создать свою форму машиночитаемой доверенности, руководствуясь этими общими требованиями:

  • МЧД создаётся в формате XML;
  • электронную доверенность подписывает электронной подписью руководитель или другое первое лицо компании;
  • МЧД должна содержать название документа, сведения о доверителе, сведения о представителе, дату выдачи доверенности и срок её действия, перечень полномочий с идентификаторами согласно классификатору полномочий (находится в разработке), а при отсутствии идентификатора — с описанием полномочий, сведения о системе, которая обеспечивает возможность получения сведений об отзыве доверенности, прекращении её действия, номер доверенности и указание на возможность передоверия (если это предусмотрено).

Какие форматы МЧД уже существуют

Единого формата МЧД пока нет. Для электронного взаимодействия рекомендованные форматы и порядок их применения предложены ФНС и ФСС.

ФНС уже создала Реестр доверенностей и ряд сервисов на его базе: для создания МЧД, загрузки электронной доверенности в систему, просмотра доверенностей, получения полных сведений о МЧД и проверки доверенностей.

ФСС на текущий момент разработал программное обеспечение АРМ Доверенность.v.1.2.7, спецификацию требований к структуре XML схемы МЧД, классификатор полномочий и некоторые другие документы вспомогательного характера.

МЧД можно применять для взаимодействия с контрагентами. Но в этом случае необходима программно-техническая возможность для формирования и работы с МЧД. То есть либо такой сервис способен обеспечить оператор ЭДО каждой из сторон договора, либо он внедрён или его можно внедрить в применяемые контрагентами системы ЭДО.

Несмотря на то что переход к применению МЧД уже запущен, многих условий, необходимых для полного перехода на такой формат доверенностей, пока ещё нет. Из существующих лучше всего для тестирования новых возможностей подходит вариант, разработанный Федеральной налоговой службой. С его помощью можно создать МЧД для работы с контрагентами в рамках сделок и МЧД для взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти. Созданные доверенности доступны для скачивания.

Компания «Инфотекс Интернет Траст» как оператор ЭДО и аккредитованный удостоверяющий центр присоединилась к эксперименту ФНС России по созданию единого контура признания и доверия к машиночитаемым доверенностям.

МЧД используются при подписании отчётности, всевозможных документов в рамках B2B-обмена, а также в процессах выдачи сертификатов электронной подписи.

В своих продуктах мы используем синергию от развитых технологий ЭДО со всеми вариантами электронной подписи, включая УКЭП на смартфоне, и блокчейн-платформы ФНС России по управлению инфраструктурой МЧД. Такое сочетание позволяет покрыть полностью все возможные сценарии применения электронной подписи в документообороте, не имея ограничений, которые порождает использование единственной ЭП руководителя или предпринимателя. Благодаря МЧД стало возможно упростить и сами процессы получения сертификатов электронной подписи в нашем удостоверяющем центре.

Сергей Куляев
Руководитель проектов ЭДО «Инфотекс Интернет Траст»
Эта статья была полезной?
Получить сертификат электронной подписи
Заполните заявку на выпуск сертификата