Москва, Старый Петровско-Разумовский пр. 1/23, стр. 1, этаж 3
г. Москва
Это ваш регион?
8 800 250-8-265
Звонок бесплатный
8 800 250-0-265
Техподдержка 24/7

Электронные больничные: особенности и процесс перехода

С 1 июля 2017 года больничный лист можно оформить не только в бумажной, но и в электронной форме. О преимуществах и процессе перехода на электронные листки нетрудоспособности расскажем в этой статье.
Ольга Никитина
13 Июля 2018
Редактор
docs Created with Sketch. Статьи
hashtag copy Created with Sketch. Отчетность
Подключиться
Чтобы подключиться к электронной отчётности, заполните заявку
Заполнить заявку

Электронный больничный или электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) — законодательно утверждённый аналог больничного листка на бумажном бланке с равноценной юридической значимостью.

Трудовой кодекс РФ прямо предусматривает возможность использования электронных кадровых документов только для дистанционных сотрудников, что является особенностью их правового статуса.

Электронные листки нетрудоспособности получили официальный статус наряду с бумажными 1 июля 2017 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 01.05.2017 №86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона „Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством“ и статьи 59 и 78 Федерального закона „Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации“».

До июля 2017 года электронные больничные использовались лишь некоторыми лечебными учреждениями страны в рамках пилотного проекта внедрения, который стартовал в 2015 году в регионах России с достаточным распространением автоматизированных рабочих мест врачей и развитой системой электронных медицинских карт пациентов. В результате успешного окончания эксперимента по введению электронных листков нетрудоспособности в использование было решено законодательно закрепить их применение.

Преимущества электронных больничных

Несмотря на то что закон пока не выводит из обращения привычные всем бумажные бланки для оформления больничных, работодателям и медицинским учреждениям стоит задуматься о переходе на электронные технологии. Практика использования показала, что электронные больничные более эффективны, надёжны и экономически выгодны.

Экономичность электронных больничных очевидна — для их оформления не нужны бумажные бланки, на которые тратится немалое количество средств.

Хранение ЭЛН не требует архивов — вся документация ведётся в цифровом виде и сохраняется в базах единой информационной системы ФСС.

Электронные больничные удобны — процедура оформления больничного в электронном виде значительно проще. Работнику не нужно заверять документ печатями в поликлинике и передавать в бухгалтерию работодателя, достаточно просто назвать его номер.

ЭЛН надежны — электронный больничный нельзя потерять, работник всегда может узнать его номер в своем личном кабинете системы «Соцстрах». Подделать ЭЛН практически невозможно, на каждом этапе оформления больничный лист подписывается электронной подписью ответственного лица — медицинского учреждения, работодателя и Фонда социального страхования.

Электронные больничные помогают избежать штрафов — вероятность ошибок в документе снижается благодаря функциям автоматизированного контроля программного обеспечения для отправки электронной отчётности, в котором заполняются электронные больничные.

Взаимодействие при оформлении электронных больничных

В создании электронного больничного листка участвуют застрахованный работник, компания-работодатель, Фонд социального страхования и медицинская организация. Взаимодействие медицинского учреждения, ФСС и работодателя происходит в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах»), которой управляет Фонд социального страхования.

Для перехода на выдачу электронных больничных медицинское учреждение и работодатель должны иметь доступ в интернет, зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах» и получить квалифицированную электронную подпись, которая является условием юридической значимости электронного больничного.

Для получения больничных листков от ФСС работодатель должен завести личный кабинет на сайте системы cabinets.fss.ru, а работник — в письменном виде дать своё согласие на получение ЭЛН.

Оформление электронного больничного проходит следующим образом:

  1. Врач формирует электронный листок нетрудоспособности работника и запрашивает номер больничного в системе «Соцстрах».
  2. Медицинская организация передаёт через систему данные о больничном в ФСС.
  3. Работник передаёт работодателю номер ЭЛН и его данные.
  4. Работодатель запрашивает больничный по номерам СНИЛС и ЭЛН через личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах».
  5. Работодатель вносит свои данные в ЭЛН, затем подписывает и отправляет документ в ФСС.
  6. Работодатель получает от ФСС протоколы проверки электронных листков нетрудоспособности, в случае отрицательного результата проверки исправляет ошибки и снова передаёт ЭЛН в ФСС.
Чтобы исключить вероятность ошибок при оформлении электронного больничного, можно использовать специальное программное обеспечение для сдачи электронной отчётности с функцией проверки больничных перед отправкой в ФСС, например ViPNet ЭДО Отчет.

При участии регионального отделения ФСС России и работодателя в проекте «Прямые выплаты» процесс выглядит немного иначе:

  1. Врач формирует электронный листок нетрудоспособности работника и запрашивает номер больничного в системе «Соцстрах».
  2. Медицинская организация передаёт через систему данные о больничном в ФСС.
  3. Работник заполняет заявление о выплате пособия и передаёт работодателю номер ЭЛН и его данные.
  4. Работодатель запрашивает больничный по номерам СНИЛС и ЭЛН через личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах».
  5. Работодатель вносит свои данные в ЭЛН, формирует сведения для назначения и выплаты пособия (в виде электронного реестра), затем подписывает и отправляет комплект документов в ФСС.
  6. Работодатель получает от ФСС протоколы проверки электронных документов, в случае отрицательного результата проверки исправляет ошибки и снова передаёт ЭЛН в ФСС.

Работа с ЭЛН в ViPNet ЭДО Отчет

Система для сдачи электронной отчётности в контролирующие органы ViPNet ЭДО Отчет упрощает процесс оформления электронных листков нетрудоспособности. При помощи ViPNet ЭДО Отчет можно загружать электронные больничные из Единой интегрированной инормационной системы «Соцстрах», вносить данные в готовую форму, проверять корректность заполнения документов с помощью форматно-логического контроля, подписывать документы и передавать их в ФСС с гарантированной доставкой.

Рассмотрим поэтапно процесс оформления работодателем электронного больничного в ViPNet ЭДО Отчет:

  1. Пользователь нажимает кнопку «Создать ЭЛН» на панели просмотра.
  2. В открывшемся окне «Запрос данных электронного листка нетрудоспособности» указывает номера СНИЛС и ЭЛН в соответствующих полях и нажимает кнопку «Запросить данные в ФСС».
  3. Заполняет нижнюю часть листка нетрудоспособности и сохраняет его, после чего ЭЛН отображается в окне «Создание отчётов».
  4. Далее пользователь нажимает «Отправить», чтобы передать листок нетрудоспособности в ФСС. В окне «Список отправляемых документов» устанавливает флажок «Я подтверждаю, что документы готовы к отправке» и нажимает кнопку «Подписать и отправить».
Также в ViPNet ЭДО Отчет можно проводить более сложную процедуру оформления ЭЛН при участии отделения ФСС и работодателя в проекте «Прямые выплаты».

В результате несложных действий в программе работодатель в несколько кликов мыши создаёт нужные комплекты документов, автоматически проверяя их на корректность заполнения перед отправкой, и направляет их в ФСС, где документы проходят весь цикл проверок в государственном органе. При получении ответов и протоколов проверки от ФСС система также «разбирает» их и отображает результат работодателю. Полученные протоколы, как и все документы из цикла обмена, можно распечатать и сохранить в архиве.

Подключиться
Чтобы подключиться к электронной отчётности, заполните заявку