Виды электронной подписи для юристов
В России действуют три вида электронной подписи (ЭП), каждый имеет свою область применения в юридической сфере:
- Простая подпись применима только в тех системах, в которых она сгенерирована. Чаще всего это внутренние (корпоративные) системы, которые используют юридические компании, а ПЭП — цифровой код или подтверждённая учётная запись.
- Неквалифицированная ЭП используется для тех же целей, что и простая, но у неё более высокий профиль безопасности. Принадлежность подписи конкретному юристу подтверждает сертификат, а для создания НЭП применяют средства криптографии. Этот вид подписи подходит для подписания некоторых документов в судебных системах. Неквалифицированной ЭП можно подписать договор с клиентом, если его условиями и соглашением о применении НЭП это допускается.
- Квалифицированная электронная подпись надёжная и безопасная, у средств её создания самый высокий уровень защиты. Юристу не обойтись без КЭП для полноценной работы в судебных системах «Правосудие» и «Мой Арбитр», сервисах Федресурса, для дистанционного взаимодействия с госорганами и для решения многих других задач.
Неудивительно, что чаще всего в юридической работе применяется квалифицированная электронная подпись.
Основные случаи, в которых юристу необходима КЭП:
- Дистанционная подача документов в суд.
- Подписание электронных обращений в органы власти, запросов на предоставление сведений из госреестров.
- Электронный документооборот с клиентами — заключение договоров, подписание актов и др.
- Претензионная работа с дистанционным направлением претензий, ответов на них.
- Досудебное, внесудебное урегулирование споров с органами власти, должностными лицами в рамках ЭДО.
- Сдача обязательной отчётности в электронном виде (используется КЭП руководителя компании или предпринимателя, если юрист ведёт деятельности в форме ИП).
Далее уделим особое внимание вопросам получения квалифицированного сертификата, настройки рабочего места и использования этой ЭП на практике.
Получение средств создания КЭП
Юристы, в том числе адвокаты, получают квалифицированный сертификат в коммерческом удостоверяющем центре, у которого есть аккредитация Минцифры. Рассмотрим процесс получения на примере аккредитованного удостоверяющего центра «Инфотекс Интернет Траст».
- Выбор тарифа, опций, направление заявки онлайн.
- Оплата услуг.
- Получение на электронную почту инструкций по дальнейшим действиям.
- Проверка соответствия программно-технических параметров компьютера требованиям для получения и установки сертификата.
- Скачивание и установка необходимых программ: СКЗИ ViPNet CSP или КриптоПро CSP — для генерации ключей; TrustPlugin — для работы в личном кабинете на сайте УЦ.
- Генерация в ЛК запроса на сертификат, создание ключей.
- Прохождение идентификации: очно — в точке обслуживания, дистанционно — по действующему квалифицированному сертификату (можно использовать мобильное приложение Госключ).
- Завершение процесса выпуска сертификата и его установка.
- Дистанционная настройка рабочего места специалистом УЦ, если такая услуга была заказана.
Подробнее о требованиях и процедуре — в пользовательской документации.
Руководитель юридической компании получает сертификат в Удостоверяющем центре (УЦ) ФНС или у его доверенного лица. Эту КЭП используют для подписания документов, которые исходят от юридического лица. То же самое касается юристов со статусом ИП.
Работа в судебных системах
Для дистанционной подачи в суд процессуальных документов и письменных доказательств используют системы «Правосудие» и «Мой Арбитр». Для авторизации в них необходима учётная запись в ЕСИА (Госуслуги), для подписания обращений нужна КЭП, но в некоторых случаях может быть допустима и НЭП, в зависимости от вида документа.
Когда необходима КЭП
Квалифицированная электронная подпись универсальна, в цифровом пространстве она полностью заменяет собственноручную. Таким образом, если уже есть квалифицированная ЭП, юрист не нуждается в НЭП.
Квалифицированная подпись обязательна, например, для заявлений и ходатайств, которые содержат требование о принятии обеспечительных мер. В уголовном процессе она нужна для подписания любых обращений в электронной форме.
Актуальный на момент написания статьи перечень документов, которые подписывают только КЭП, приведён ниже в таблице.
Подача документов
Процессуальные документы готовят в соответствии с требованиями ГПК, АПК, КАС и УПК. Приложения, в том числе письменные доказательства, исполненные в бумажном виде, первоначально преобразуют в цифровой формат — создают электронный образ. При необходимости обеспечения доказательств прибегают к услугам нотариуса. Например, если существует вероятность утраты оригинала. Кроме того, нотариус может удостоверить тождественность электронного письменного доказательства бумажному и наоборот.
При подаче обращения через судебную систему нужно выбрать вид документа, заполнить форму, приобщить файлы приложений, подписать направляемый комплект ЭП и отправить в суд. Юрист вправе сам составить, подписать и направить документы, если у него есть доверенность, которая предусматривает такие полномочия. Её тоже приобщают к обращению.
Помимо работы с документами, судебные системы позволяют находить решения судов, отслеживать ход процессов, знакомиться с расписанием заседаний — решать основные задачи в рамках судебного взаимодействия. Автоматизация большей части или всех рабочих процессов возможна только на базе собственных информационных систем или сторонних сервисов, которые интегрированы с судебными системами. Но такой подход не отменяет необходимость использования ЭП для подписания документов.
Другие сферы применения КЭП
Квалифицированная электронная подпись в практике юристов и юридических компаний решает две основные задачи:
- Подписания электронных юридически значимых документов.
- Регистрации, авторизации в сервисах и системах по квалифицированному сертификату.
Учитывая также широкое распространение электронного документооборота в России, сферы применения юристами КЭП разнообразны и многочисленны. Во многом они определены спецификой юридической практики и уровнем внедрения ЭДО в деятельность юридической компании или частнопрактикующего юриста.
Обозначим ключевые направления и приведём примеры по каждому из них.
Настройка рабочего места для использования КЭП
Электронную подпись создают в момент подписания документа, используя средства её создания, полученные в удостоверяющем центре, и средство криптографической защиты информации (СКЗИ, криптопровайдер) — специальное программное обеспечение.
Программное обеспечение может быть предустановлено на защищённый носитель (USB-токен), на который записан ключевой контейнер в процессе получения сертификата. Однако работа с КЭП в государственных информационных системах как правило предполагает конкретное СКЗИ или выбор из 2-3 определённых вариантов. Поэтому приходится отталкиваться не от своих предпочтений, а от требований сервисов и систем, в которых предстоит использовать квалифицированный сертификат для авторизации и подписания документов. Дополнительно для работы в браузере понадобятся специальные расширения — криптоплагины.
Настройку выполняют в соответствии с пользовательской документацией удостоверяющего центра, учитывая операционную систему и используемое СКЗИ. Либо привлекают специалиста УЦ, который по предварительной договорённости с клиентом настроит компьютер дистанционно, учитывая требуемую специфику. Например, работу в определённых внешних системах.
Ответы на вопросы
Сейчас у меня частная практика в формате самозанятости. Есть квалифицированная ЭЦП* юриста, которая получена на физическое лицо. В ближайшее время я хочу зарегистрировать ИП, чтобы нанять двух помощников. Надо ли мне будет оформлять новую подпись, а также ЭЦП для сотрудников?
Квалифицированные сертификаты на имя физических лиц выдают коммерческие аккредитованные удостоверяющие центры. У вас такой сертификат уже есть. Кстати, вы можете использовать его для удалённой регистрации ИП без визита в налоговый орган. Однако предпринимателям сертификаты выпускает УЦ ФНС или его доверенные лица, и после регистрации нового статуса вам придётся обратиться к одному из них за получением средств создания КЭП. Такую подпись ИП используют, в частности, для подписания электронных деклараций, другой отчётности и договоров с клиентами.
Для подачи документов в судебных системах можно использовать личную КЭП, поскольку вы будете действовать на основании доверенности и, скорее всего, она будет оформлена на физлицо, а не на ИП. Получать сертификат для сотрудников нужно, если они самостоятельно оказывают какие-то юридические услуги, подписывают и подают документы. Но в этом случае и на них должна быть оформлена машиночитаемая доверенность. Такая схема работы сложна. Обычно помощники выполняют техническую работу, а все документы подписывает и подаёт юрист. Но если сотрудникам всё-таки нужна будет КЭП, сертификат они получают в коммерческом УЦ с аккредитацией Минцифры.
Я веду кадры в юридической компании. После увольнения по собственному желанию один из наших юристов забрал УКЭП, которую получал как сотрудник. Можем ли мы аннулировать сертификаты увольняемых юристов, чтобы устранить риск использования ими ЭП против интересов компании?
До реформы законодательства об электронной подписи сертификаты работников содержали информацию о работодателе. Поэтому при увольнении компания или ИП могли прекратить их действие. Но сейчас это невозможно. Сотрудник получает средства создания КЭП на своё имя, это его личная подпись. После увольнения он может её использовать до окончания срока действия. Чтобы исключить риск подписания документов, от имени работодателя, необходимо отозвать доверенность, которая предоставляет такое право.
Какой алгоритм действий, если утерян/похищен токен с ключами или есть подозрения, что ЭЦП мог воспользоваться кто-то другой?
Алгоритм простой. Он похож на действия при утрате или хищении банковской карты. Владелец сертификата должен как можно скорее обратиться в удостоверяющий центр, который его выдал, и сообщить об утрате токена или другом факте компрометации. УЦ прекратит действие сертификата. Если кто-то попытается использовать КЭП, проверка покажет недействительность этого документа, а значит, и подписи. Взамен отозванных можно получить новые средства создания ЭП.
Примечание:
* «Электронная цифровая подпись» и «ЭЦП» — это устаревшие обозначения электронной подписи.
