Оформление ВСД в системе «Меркурий»: правила и возможные ошибки

1. Актуальные сроки оформления ВСД
2. Общие правила работы в «Меркурии»
3. Виды ВСД
4. Оформление эВСД в «Меркурии»
5. Можно ли составлять ВСД на бумаге
6. Возможные ошибки при оформлении ВСД

ФГИС «Меркурий» предназначена для взаимодействия производителей и перевозчиков с государственными органами, является частью ФГИС «ВетИС» и управляется Россельхознадзором.

До сентября 2023 года правила работы с ВСД утверждал приказ Министерства сельского хозяйства № 589. В настоящий момент он утратил силу.

Сегодня правила оформления ветеринарных сопроводительных документов регулируют 862-й приказ Минсельхоза РФ от 13 декабря 2022 года (действует до 2029 года), а также Федеральный закон №4979-1 «О ветеринарии».

Актуальные сроки оформления ВСД

Согласно действующему законодательству, все сопроводительные документы должны формироваться в установленные периоды, которые с 2023 года измеряются не днями, а часами:

1. Если нет необходимости в исследованиях и экспертизе, на составление есть 24 часа, а если нужны — 24 часа после получения результатов исследования (экспертизы).
2. Сопроводительные документы при производстве должны быть составлены в течение 48 часов после завершения технологического процесса. Но есть исключения, когда установлены другие временные рамки, в частности:
   • 24 часа — для продукции, полученной в результате охоты;
   • 24 часа после внесения результатов исследования в ВетИС — если нужно провести лабораторное исследование или ветэкспертизу.
   При аварийном режиме во ФГИС «Меркурий» транспортные сертификаты тоже допустимо формировать в течение 48 часов после завершения этого режима.
3. Дедлайн для переноса данных из бумажного в электронный вариант составляет 5 рабочих дней. Срок исчисляется со дня составления или восстановления работоспособности платформы, если был введён аварийный режим.
4. О создании бумажного варианта в ситуации аварийного режима в течение 24 часов нужно уведомить Россельхознадзор и региональное управление Россельхознадзора, которому подведомственна территория направления товара.

Общие правила работы в «Меркурии»

Порядок оформления ветеринарных сопроводительных документов предусматривает в первую очередь создание личного кабинета хозяйствующего субъекта (ХС) в системе.

Для работы в системе «Меркурий» понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Зачем она нужна:

1. Для онлайн-регистрации.
2. Для внесения сведений в систему.
3. Для постановки на учёт поднадзорных объектов и назначения уполномоченных сотрудников.
4. Для составления, подписания и отправки сопроводительной документации в цифровом виде.

Подписывается всё именно квалифицированной подписью — система признаёт только её. Подробнее про использование КЭП в АИС мы рассказывали в этой статье.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели выпускают подпись в Удостоверяющем центре (УЦ) ФНС или у её доверенного лица (актуальный список есть на сайте налоговой). Для получения подписи физического лица сотрудникам компаний, ИП или ветеринарным врачам, которые будут заниматься оформлением ВСД, необходимо обратиться в один из аккредитованных Минцифры коммерческих удостоверяющих центров (УЦ).

Оформление электронных ВСД

При создании документа обычно указываются следующие параметры:

• вид товара и его количество;
• дата производства, срок годности;
• условия хранения, транспортировки;
• сведения об отправителе груза и получателе.

ВСД формируется до начала перемещения или передачи права собственности и должен быть погашен при приёмке. Цифровые файлы хранятся в системе три года. Однако период хранения документов не может завершиться ранее окончания срока годности продукта.

Виды ВСД

Сегодня в системе используется несколько типов электронно-ветеринарно-сопроводительных документов. Каждый из них отражает конкретный этап: производство, перемещение, утилизацию и другие. В каких случаях и что нужно оформлять, прописано в приказе Министерства сельского хозяйства России.

Рассмотрим основные категории сопроводительных документов подробнее.

Производственный

Формируется в момент выпуска продукции. Если товар произведён из сырья, его объём автоматически списывается со складского журнала, а на выходе появляется запись о новой отгрузке. Когда не используется сырьё, например удой молока или выращивание зерна, вносится информация только о готовом товаре.

В форме фиксируются ключевые характеристики. Эти сведения становятся «паспортом» и дублируются при дальнейших перемещениях товара. При обнаружении ошибок сертификат подлежит аннулированию.

Транспортный

Любое перемещение поднадзорной продукции внутри России — между регионами и даже предприятиями — сопровождается транспортным ветсвидетельством. Оно подтверждает не только сам факт перевозки, но и содержит сведения о транспорте, маршруте и условиях доставки. Например, это необходимо, когда замороженное мясо отправляется из цеха переработки в торговую сеть.

На каждом этапе движения ВСД формируется и гасится, обеспечивая прозрачность логистической цепочки. Несколько транспортных форм нередко объединяют в одну накладную, так как это дает возможность массового гашения.

Оборотный

Отдельная ситуация — когда передаются права собственности, но физически товар не перемещают. Скажем, когда «молочку» продают посреднику, но она остаётся на складе производителя. Для таких случаев в 2023 году ввели новый вид ветсвидетельства — оборотный.

Погашение этого вида ВСД необходимо сделать в течение 24 часов после перехода права собственности — после полной приёмки. Если покупатель товара отказывается его принимать или делает это только частично, оборотный документ нужно погасить незамедлительно после завершения процедуры приёмки.

Возвратный

Составляется в момент разгрузки, если вторая сторона отказывается принять груз целиком или частично. Товар при этом отправляется обратно поставщику на том же транспорте. В качестве примера: сеть магазинов отказала поставщику в приёме части молочной продукции с нарушенной упаковкой.

Перенаправления

Этот ВСД используют, если во время перевозки меняется конечный адрес доставки без смены собственника или в ответ на выставление получателем возвратного ВСД. Например, когда поставка прибыла в один торговый объект, но фактически ожидается в другом. В этом случае поставщик самостоятельно создаёт ВСД на новый адрес, а машина направляется напрямую к конечной точке без заезда на склад.

На утилизацию биологических отходов

Отдельного ВСД для утилизации такой категории отходов на сегодня не предусмотрено. При уничтожении подконтрольной продукции формируют либо транспортный, либо производственный эВСД. Например, если организация приняла решение о ликвидации и намерена уничтожить то, что изготовила.

Если необходимо перевезти некачественный товар или, например, товар с истёкшим сроком годности к месту уничтожения, используют транспортный документ с указанной целью. Если же процесс утилизации происходит на территории предприятия, создают производственное свидетельство.

На живых животных

Для таких обстоятельств действуют отдельные правила. Ветсертификат выпускается на каждую партию, направляемую к новому владельцу или на переработку. Это должен делать ветеринарный врач на станции по борьбе с болезнями животных (СББЖ).

В форме фиксируются вид, количество, возраст и состояние животных, а также результаты ветеринарных исследований.

Например, при продаже котят из питомника в другой регион указывают данные о животных, маршрут и транспортное средство. Перед отправкой животные подлежат ветеринарному осмотру, результаты которого заносятся в систему. Время действия ветеринарного допуска ограничено: если перевозка не состоялась в течение установленного периода, форму необходимо аннулировать и составить заново.

Оформление эВСД в «Меркурии»

В большинстве случаев формировать документы необходимо в цифровой форме. Рассмотрим на примере возвратного свидетельства.

Как создать возвратный ВСД: инструкция

Возвратный документ формируется в момент, когда покупатель полностью или частично отказывается от партии товара. Для этого в АИС создаётся новый файл, где указываются объёмы, подлежащие возврату, а также его причины. В качестве аргументов могут выступать нарушение условий хранения, повреждение упаковки или несоответствие заявленному ассортименту.

Возьмём для примера ситуацию: торговая сеть обнаружила в поставке охлаждённую рыбу с признаками порчи. При гашении указывается объём, который был принят стороной покупателя. Остальное автоматически отправится поставщику с возвратным свидетельством. Если торговая сеть отказывается принять всю партию, то при гашении указывает «0».

Оформление выглядит следующим образом:

1. Вы выбираете компанию из списка.
2. Добавляете транзакцию в соответствующем разделе.
3. Заполняете данные о поставке согласно входящему ВСД (он находится в погашенных).
4. Далее вы переходите к введению данных о получателе.
5. Добавляете продукцию (также согласно входящему) и объём, который возвращаете.
6. Ставите значение в поле о ветэкспертизе и сохраняете.

Можно ли составлять ВСД на бумаге

Сегодня возможность использования бумажных ВСД практически исключена. Ветеринарные сопроводительные документы Минсельхоз предписывает формировать в электронном варианте через АИС.

Однако в ряде случаев допустимы и бумажные формы. К таким ситуациям относятся:

• авария, стихийное бедствие, катастрофа или ЧП, из-за которого невозможно использовать систему (до устранения последствий);
• отсутствие в населённом пункте интернета;
• содержание в документе сведений, составляющих гостайну;
• экспорт.

Важно: в случаях аварий хозяйствующий субъект обязан зафиксировать всё на бумаге и зарегистрировать данные в АИС не позднее следующего рабочего дня после восстановления доступа. Несоблюдение правила расценивается как нарушение законодательства и повлечёт штрафы. Именно поэтому даже небольшим предприятиям следует иметь резервный доступ к интернету и действующие сертификаты электронной подписи, чтобы минимизировать риски.

Возможные ошибки при оформлении ВСД

Даже опытные пользователи могут допускать погрешности при работе в системе «Меркурий» и оформлении документов.

Среди частых ошибок:

• неверные сведения. Неправильно указанный объём, дата производства или срок годности приводит к аннулированию документа, что затягивает отгрузку. А если ошибка обнаружена уже на складе получателя, партия может быть временно заблокирована до исправлений. Особенно критично это для ритейла: продукты просто не попадут на полку вовремя;
• недостаточные сведения. В АИС важно указывать информацию в строках, помеченных звёздочкой. Они являются обязательными — если ничего не указать, АИС не пропустит данные и будет «подсвечивать» незаполненные блоки;
• нарушение сроков гашения. Не погашенный вовремя ВСД может стать основанием для проверки. А преждевременное погашение обернётся тем, что не получится вернуть даже брак;
• проблемы с доступом к формированию документов. Если пользователь не имеет доступа к составлению возвратных форм, он не сможет инициировать разделение партии и вернуть часть поставки продавцу;
• одна запись для разных категорий. Например, поставщик составляет один ВСД на целую партию в ассортименте и указывает «мясо птицы», а партия включает бедра, ножки и крылья. На первый взгляд, удобно, но для платформы это будет считаться нарушением. При приёмке у получателя возникнут вопросы к корректности, а сопроводительный документ придётся либо разделять на месте, либо гасить, после чего делить груз на отдельные партии. На практике это задерживает приёмку и создаёт путаницу в учёте.
• подделки. Приём груза по поддельному свидетельству — прямой путь к предупреждениям и штрафам. Размер взыскания будет зависеть от того, какой вред продукция может нанести потребителю. Помимо прочего, за ошибки пользователю могут ограничить доступ к цифровой платформе: за некритичные — на 3 месяца, за критичные — на 6 месяцев. Поэтому каждый сертификат рекомендуется проверять — напрямую в АИС либо через приложение Меркурий.рус;
• отсутствие ордера для посредника. Так как при продаже право собственности передаётся, нужно создать два сопроводительных файла — на транспортировку и передачу груза. При отсутствии сертификата на посредника-перевозчика поставщик получит штраф.

Чтобы минимизировать количество ошибок, предприятиям рекомендуется регулярно отслеживать изменения законодательства, своевременно проходить обучение и обучать ответственных специалистов работать по установленным правилам.