Электронная подпись (также используются сокращения «КЭП», «ЭП», «ЭЦП») необходима гражданам в четырёх основных случаях:
Квалифицированная электронная подпись физлица для налоговой подходит для любых случаев электронного взаимодействия с ФНС и территориальными управлениями и инспекциями. Её можно использовать для любых документов. КЭП выпускают удостоверяющие центры (УЦ) за определенную плату. Такую подпись можно также применять для множества других задач — участия в торгах, электронном документообороте, на госпорталах и в информационных системах.
Неквалифицированную ЭЦП для налоговой физическому лицу выпускает сама ФНС. Платить за неё не нужно, а оформление проходит дистанционно. Но такую подпись можно использовать в ограниченных случаях — при работе в личном кабинете на сайте или в приложении налоговой и для подписания некоторых документов. Для полного спектра возможностей нужно получать квалифицированную ЭП.
При использовании Госуслуг для подписания и направления документов для налоговой можно использовать мобильные НЭП или КЭП, выпущенные в приложении Госключ. Неквалифицированная подпись подойдёт для подписания запроса на ИНН, декларации 3-НДФЛ, согласия на уведомления от ФНС или отказ от них. С помощью мобильной КЭП можно, в частности, зарегистрировать бизнес онлайн.
Квалифицированная подпись — универсальный вариант. Её можно использовать не только для подписания налоговых деклараций, заявлений на вычет и т.д. Она подходит для удалённого взаимодействия с любыми госорганами, для подписания любых электронных документов, для авторизации и работы в различных сервисах и системах. Для онлайн-регистрации бизнеса тоже нужна КЭП.
НЭП от ФНС работает только в личном кабинете, то есть в данном случае получение электронной подписи для физических лиц налоговая ограничивает действиями внутри своей информационной системы. Кроме того, ею можно подписывать только такие документы, которые прямо указаны в законах или нормативных актах ФНС. Среди них:
НЭП и КЭП, выпущенные в Госключе, по юридической силе равнозначны аналогичным ЭП, которые выпускает ФНС и удостоверяющие центры. Но пока их применение ограничено конкретным перечнем документов, в том числе и направляемым в налоговую службу. Эти подписи используют только в приложении и только на устройстве, на котором оно установлено. Для работы на ПК они не подходят.
Оформление КЭП физлица — это получение средств создания и проверки подписи (ключей и сертификата) в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры. Для этого нужно подать заявку, подтвердить личность и получить файлы КЭП. Стандартный способ — личный визит в УЦ. Но доступно и дистанционное оформление подписи.
При дистанционном оформлении идентификацию проходят по биометрии. Она должна храниться в ЕБС или на чипе загранпаспорта нового образца.
Для получения ЭЦП для физических лиц через налоговую потребуется:
Неквалифицированная электронная подпись в налоговой для физических лиц выпускается на год. Потом её нужно перевыпустить — повторить процедуру получения. Информация о полученной ЭП будет храниться в ЛК налогоплательщика, где она и применяется.
