Госдума приняла законопроект об эксперименте по использованию кадровых электронных документов

14 апреля 2020 года Госдума РФ приняла в третьем чтении проект Федерального закона № 859678-7 «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Эксперимент касается документов, для которых в настоящее время обязательно оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись. Отдельно оговаривается, что эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников.

Участие в эксперименте является добровольным. Не смогут в нём участвовать только дистанционные работники. Все расходы, связанные с участием, берёт на себя работодатель.

Дату начала проведения эксперимента в организации работодатель утверждает самостоятельно, но с учётом положения о порядке проведения эксперимента.

До наступления даты начала эксперимента работодателю необходимо будет подготовиться, а именно:

• утвердить перечень документов, которые в ходе эксперимента переводятся в электронный вид;
• не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента, а также о праве работника путём подачи работодателю соответствующего письменного заявления отказаться от участия в эксперименте либо выразить своё добровольное согласие на участие в нём;
• утвердить список работников;
• принять необходимые локальные нормативные акты (в том числе об использовании электронной подписи работодателем и работником, а также об обработке работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников) и ознакомить с ними работников под подпись;
• в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создать информационную систему либо (при необходимости) обеспечить возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечить возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой «Работа в России».

При поступлении запросов контролирующих органов работодатель должен предоставлять соответствующие электронные документы, связанные с работой, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, или копии указанных документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

При поступлении запроса от работника выдать ему документы необходимо будет тем способом, который указан в его заявлении: в форме электронного документа, подписанного УКЭП, в форме заверенной копии на бумажном носителе или путём размещения электронного документа, подписанного УКЭП, в личном кабинете работника в системе «Работа в России».

Работнику должны быть обеспечены беспрепятственный доступ к электронным документам, связанным с работой, и возможность формирования им копий указанных документов на бумажном носителе.

Особо отмечено, что направлять электронные кадровые документы работнику и ознакомлять его с такими документами можно только в рабочее время.

От участия в эксперименте работник вправе отказаться сразу до его начала, а если передумает позднее, то сможет уведомить об этом работодателя за две недели.

Отказ работника от участия в эксперименте не может являться основанием для изменения условий труда, увольнения работника по инициативе работодателя, а также прекращения с ним трудового договора в порядке, предусмотренном пунктом 7 части первой статьи 77 ТК РФ.

Суть эксперимента заключается в том, что при создании и заверении электронных документов, связанных с работой, требующих подписания работодателем, используется УКЭП работодателя. При заключении и изменении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования используются УКЭП работодателя и УКЭП или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника.

Если эти же документы подписываются не через информационную систему работодателя, а в системе «Работа в России», то используются УКЭП работодателя и простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, установленными Правительством Российской Федерации.

До начала эксперимента в кадровых документах необходимо прописать обязательные сведения, в том числе:

• предусмотренные законом об эксперименте права и обязанности работника и работодателя;
• сведения об использовании работодателем собственной информационной системы и (или) системы «Работа в России»;
• перечень видов документов, в отношении которых проводится эксперимент, а также порядок и условия их создания, использования и хранения работодателем.

Сведения можно указать в коллективном или трудовом договоре (в приложении к трудовому договору) либо в отдельном соглашении между работником и работодателем.

При заключении трудового договора с лицом, поступающим на работу, сведения обязательно включаются в трудовой договор.

В договоре о материальной ответственности, ученическом договоре и договоре на получение образования обязательно указывается на использование информационной системы работодателя и (или) системы «Работа в России».

Источник