16 декабря 2019 года был официально опубликован Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования“».
В связи с переходом на электронные трудовые книжки, с 1 января 2020 года работодатель обязан передавать в ПФР следующие сведения о каждом работнике:
Работодатель обязан предоставлять в ПФР вышеуказанные сведения в следующих случаях:
Награды и благодарности не будут вноситься в электронную трудовую книжку. Данную информацию было решено не вносить, поскольку её наличие в трудовой книжке не влияет на начисление пенсии.
В переходный период, то есть в течение 2020 года, сведения достаточно будет передавать 1 раз в месяц, а именно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки. Но если эти сведения представляются впервые в отношении работника, работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя.
Если в течение 2020 года случаев приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки у конкретного сотрудника не будет, сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя нужно представить не позднее 15 февраля 2021 года.
С 1 января 2021 года подавать информацию в ПФР нужно будет чаще. Так, о приёме на работу и увольнении сотрудника отчитаться нужно будет не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа, а в остальных случаях (о переводе на другую постоянную работу и о подаче заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место соответственно перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления.
Работодатели, у которых численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет 25 и более лиц, сведения подают только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. В таком же порядке сведения могут представляться работодателем, у которого численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет менее 25 лиц.
Сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа можно сформировать с использованием программно-технических средств, применяемых работодателем для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.