Как организовать электронный документооборот между контрагентами?

Электронный документооборот — это удобный и быстрый способ обмена любыми документами и информацией внутри компании и между организациями. Документооборот осуществляется посредством онлайн-сервиса TrustDoc с применением электронной подписи, которая придает электронным документам юридическую значимость.

Виды электронных документов, которыми обмениваются организации

Выделяют два типа электронных документов, которыми могут обмениваться организации:

• формализованная документация, составленная в соответствии с требованиями законодательства РФ (акты выполненных работ, счета-фактуры, универсальный передаточный документ, накладные);
• неформализованные документы, подписанные электронной подписью.

Программное обеспечение TrustDoc позволяет работать с информацией в разных форматах и передавать не только текстовые и табличные, но также графические файлы и сканы. В сфере предпринимательской деятельности электронный документооборот даёт возможность обмениваться следующими видами документов:

• накладными,
• актами выполненных работ и оказанных услуг,
• счетами-фактурами или универсальными передаточными документами,
• счетами,
• соглашениями,
• приказами,
• уведомлениями,
• оповещениями,
• доверенностями,
• распоряжениями,
• заявлениями,
• претензиями,
• файлами любого другого формата.

Требования к электронному документообороту между организациями

В соответствии с требованиями российского законодательства электронный документооборот между контрагентами ведется только по согласию двух сторон.

Чтобы у пользователя появилась возможность обмениваться электронными документами в программе TrustDoc, необходимо отправить приглашение другому участнику на добавление в список контрагентов. Возможность отправлять и принимать документы появится после подтверждения запроса.

Для обмена документами обе организации могут быть подключены к системе TrustDoc. Если одна из сторон использует другую систему ЭДО, документооборот будет осуществляться посредством роуминга.

Роуминг становится оптимальным решением, когда контрагенты, с которыми планируется обмениваться юридически значимыми документами, пользуются услугами других операторов электронного документооборота. Возможности роуминга позволяют сместить решающий акцент с привлечения контрагентов к использованию уже имеющегося сервиса, изменению текущей схемы работы с контрагентом, на качество и преимущества как самой системы, так и ЭДО в целом.

Роуминг

Возможность без трудностей и доплат отправлять документы абонентам, подключённым к любому оператору.

«Инфотекс Интернет Траст» обеспечивает роуминг со всеми крупными операторами электронного документооборота РФ.

Таким образом, из TrustDoc можно отправлять документы контрагентам, подключённым к любым системам ЭДО.