Электронный документооборот

Веб-клиент системы отображает всю информацию в том часовом поясе, в котором работает абонент. Настроить часовой пояс для отображения можно в разделе «Профиль –> Общие» в веб-клиенте. События сервера, такие как служебные квитанции и факты выставления и передачи документов между абонентами, фиксируются в часовом поясе сервера системы – московском времени. Таким образом обеспечивается прозрачность временных параметров документооборота.

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учётные документы могут быть составлены в двух видах: на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Соответственно, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами и не нуждаются в дополнительном дублировании на бумаге. Оформление документов в электронном виде допускается при согласии сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей. Приоритет бумажных документов над электронными аналогами законодательством не установлен.

Система ViPNet ЭДО Документ интегрирована с продуктами фирмы 1С, оператор системы предоставляет абонентам обработки для типовых конфигураций 1С 7.7, 8.2, 8.3.

Поскольку электронный документооборот осуществляется исключительно на добровольной основе, возможность выставления счетов-фактур и обмена иными документами в электронном виде допускается законодательством только при условии взаимного согласия сторон сделки.

При этом необходимым условием является наличие у организации и её контрагента установленного программного обеспечения ViPNet ЭДО либо иной системы электронного документооборота. Если контрагент подключён к другой системе ЭДО, необходимо подключить межоператорский роуминг. Для консультации по подключению свяжитесь с коммерческим отделом «Инфотекс Интернет Траст» по номеру 8 800 250-8-265.

Кроме того, участники электронного документооборота в программе ViPNet ЭДО самостоятельно определяют круг контрагентов, с которыми будет осуществляться обмен электронными документами. Для этого один из участников отправляет другому приглашение в список контрагентов и получает подтверждение на добавление. Также участник электронного документооборота может в одностороннем порядке исключить другого участника из списка контрагентов, с которыми осуществляется обмен электронными документами, в этом случае последний получает уведомление об исключении из списка.

ViPNet ЭДО Документ позволяет обмениваться любыми документами компании, предпринимателя или физического лица: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ, актами сверки, а также универсальными передаточными документами всех типов, соглашениями, приказами, уведомлениями, оповещениями, доверенностями, распоряжениями, претензиями, произвольными документами и файлами любого другого формата.

Да, в ViPNet ЭДО Документ возможно отправить документ абоненту практически любого оператора ЭДО в России. Если одна из сторон подключена к услугам другого оператора ЭДО, электронный документооборот будет осуществляться посредством роуминга.

Согласно закону передаваемые в электронном виде счета-фактуры и первичные бухгалтерские документы должны быть подписаны электронной подписью и должны передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае они не будут иметь юридическую силу, то есть их нельзя будет предъявить, например, для зачета НДС или защиты интересов организации в суде. По этой же причине нельзя организовать документооборот указанными документами с контрагентами самостоятельно, например по электронной почте, не прибегая к услугам операторов электронного документооборота.

Порядок обмена иными документами не регламентирован, стороны могут определить его сами. Но только обмен документами через операторов электронного документооборота обеспечивает их безусловную конфиденциальность и юридическую значимость, а также позволяет точно установить дату отправки и получения документов при спорах.