Электронный документооборот

В ViPNet ЭДО Документ оператор регламентирует оплату всех отправленных исходящих документов. Под отправленным исходящим документом понимается документ, который был передан отправителем и успешно прошел стадии документооборота в цепочке «Отправитель – Оператор – Получатель». Такой документ списывается из оплаченного пакета, а также, при использовании постоплатного тарифа, учитывается при ежемесячном биллинге. При этом не имеет значения, отказывается ли подписывать или запрашивает ли уточнение получатель. Также не имеет значения, будет ли впоследствии данный документ аннулирован.

Не учитываются и не оплачиваются такие документы, как служебные квитанции и извещения, запросы на аннулирование или согласование, ответы получателей с подписанием или отказом от подписания входящих документов.

В ст. 93 Налогового кодекса РФ закреплено положение о том, что должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Данное требование может быть направлено в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Проверяемый имеет право предоставить документы лично или через представителя, направить по почте заказным письмом или передать в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

Чаще всего сотрудники налоговых органов направляют требования о предоставлении документов в электронном виде в рамках проведения камеральных проверок. Также документы в электронном виде могут быть запрошены в ходе проведения встречных проверок контрагентов.

Что касается выездной проверки, она обычно проводится по местонахождению налогоплательщика. В таком случае можно предложить специалисту налоговой инспекции ознакомиться с проверяемыми документами в электронном виде.

Обновления веб-клиента системы приходят автоматически, вмешательство абонента не требуется. У вас всегда актуальная версия системы. Интеграционные решения обновляются постоянно для поддержания актуального состояния производительности, качества и выполнения всех требований к системе. В браузере Mozilla Firefox возможна проблема при работе с плагином JLSS. Рекомендуем пользоваться другим браузером.

В ViPNet ЭДО Документ есть уже готовые модули интеграции для 1С. Они позволяют получать, отправлять и подписывать документы прямо в 1С. Поддерживаются следующие типы документов: акт, счёт-фактура, товарная накладная. Для организации обмена в комплект поставки ViPNet ЭДО Документ включены файлы внешних обработок 1С для типовых конфигураций:

• платформа 1С Предприятие 8.3 (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 10, Комплексная автоматизация 1.1);
• платформа 1С Предприятие 8.2 (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление производственным предприятием 1.3, Комплексная автоматизация 1.1);
• платформа 1С 7.7 (Бухгалтерский учёт 4.5).

• Модуль интеграции, файловый обмен — интеграция с учетной системой через общий каталог;
• Модуль интеграции, COM-объект — активный программный объект в виде COM-сервера, реализующего все функции ЭДО в необходимой программной среде при его подключении, входит в состав модуля интеграции;
• API, построенный на архитектуре REST, который позволяет встроить все функции ЭДО в любую учётную систему. С актуальным описанием методов REST API для разработчиков можно ознакомиться на веб-портале ViPNet ЭДО Документ.

Для выгрузки документов в форматах ФНС для различных учетных систем существуют специальные конвертеры, которые предоставляются оператором «Инфотекс Интернет Траст» по запросу, а также есть возможность проектной разработки таких решений.

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учётные документы могут быть составлены в двух видах: на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Соответственно, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами и не нуждаются в дополнительном дублировании на бумаге. Оформление документов в электронном виде допускается при согласии сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей. Приоритет бумажных документов над электронными аналогами законодательством не установлен.

Законодательно закреплена возможность направлять в налоговые органы в электронном виде 16 типов документов в электронной форме в виде электронных копий (в форматах jpg или tif). Обмен такими документами считается юридически значимым.

В ФНС в электронном виде можно направлять счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок, дополнительный лист книги покупок, книгу продаж, дополнительный лист книги продаж, акт сдачи-приёмки выполненных работ (услуг), товарную накладную (ТОРГ-12), документ о передаче товаров, документ о передаче результатов работ, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.

Вышеперечисленные документы направляются в строго установленных электронных форматах. После вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/465@, утвердившего формат XML-файла описи документов, появилась возможность передавать по телекоммуникационным каналам связи также неформализованные электронные и изначально составленные на бумаге документы.

Система защищенного юридически значимого электронного документооборота ViPNet ЭДО Документ обеспечивает юридическую значимость всех передаваемых документов в соответствии с требованиями законодательства РФ:

• все передаваемые документы подписываются электронной подписью, которая формируется сертифицированными средствами электронной подписи, а квалифицированные сертификаты выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами;
• перед началом работы все участники электронного документооборота присоединяются к Регламенту системы защищённого юридически значимого электронного документооборота, который определяет принципы взаимодействия участников системы, а также условия, при соблюдении которых электронная подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной;
• электронная подпись гарантирует неизменность информации с момента подписания документа;
• система фиксирует дату и время завершения всех этапов документооборота подтверждениями, подписанными электронной подписью;
• все документы передаются в соответствии с утверждёнными форматами, если такие установлены нормативными правовыми актами;
• система обеспечивает достоверность информации о контрагентах и уполномоченных лицах.