По сути, это сервис электронного документооборота (ЭДО), но высокотехнологичный. Для защиты информации и документации используются средства криптографии. Электронный обмен информацией обеспечивает оператор ЭДО ФТ-Крипто (Fintender EDS). Функционал информсистемы позволяет создавать документы по готовым шаблонам, что упрощает их формирование и помогает избегать ошибок. Для управления и контроля можно использовать цветную маркировку и автоматическое напоминание о событиях и сроках.
Что нужно для работы:
- Определить и при необходимости назначить приказом физлицо, которое будет регистрироваться и действовать в статусе администратора. Это может быть руководитель, ИП, уполномоченный сотрудник либо должностное лицо.
- Определить сотрудников, которые, помимо администратора, будут работать в информсистеме.
- Оформить в аккредитованном удостоверяющем центре квалифицированную электронную подпись (КЭП) для всех указанных выше физлиц.
- Настроить рабочее место для каждого задействованного сотрудника.
- Пройти регистрацию и аккредитацию в ФТ-Крипто, а затем — на портале.
- Зарегистрировать в системе всех пользователей, а тех, кто будет работать с КЭП, — в сервисе ФТ-Крипто.
Как зарегистрироваться
На ПИК ЕАСУЗ регистрация двухэтапная: сначала — в сервисе Fintender EDS оператора ЭДО ФТ-Крипто, затем — на портале.
Чтобы зарегистрироваться в Fintender EDS необходимо:
- Перейти на страницу регистрации.
- Заполнить и отправить регистрационную форму.
- Авторизоваться в сервисе, войти в личный кабинет.
- Добавить абонента — пользователя с правами участника ЭДО:
- выбрать сертификат КЭП;
- загрузить доверенность на сотрудника, если он, а не руководитель (ИП), выполняет регистрацию и наделён правом подписи;
- проверить, скорректировать данные об организации/ИП, добавить контактную информацию;
- настроить (включить) необходимые сервисы для обмена документацией, сдачи отчётности;
- дать согласие на обработку персональных данных;
- подписать КЭП информацию и сформированные системой документы.
- Дождаться обработки запроса на доступ.
После завершения аккредитации в сервисе оператора ЭДО можно переходить к созданию профиля на ПИК.
После перехода на страницу регистрации на портале нужно подтвердить наличие КЭП, учётной записи пользователя и аккредитации организации (ИП) в сервисе Fintender EDS. Если доступ есть, появится регистрационная форма. В ней выбирают тип участника (заказчик или исполнитель), отмечают тип закупки (№44-ФЗ, №223-ФЗ), вносят сведения об организации или предпринимателе, банковские реквизиты и данные администратора.
В ходе процедуры система отправит запрос на подтверждение регистрации/аккредитации в Fintender EDS. Если результат положительный, останется подписать КЭП и отправить заявку. Если отрицательный — на портале создадут временный личный кабинет, который будет действителен в течение суток. При отсутствии подтверждения от Fintender EDS система автоматически его удалит.
Заказчики проходят регистрацию в том же порядке, что и поставщики, только при составлении регистрационной формы они указывают свой тип пользователя. Аккредитация в сервисе ЭДО тоже нужна. Здесь есть важный нюанс — должностное лицо, которое регистрирует бюджетную организацию, не может использовать КЭП, оформленную в УЦ Казначейства. Потребуется оформить электронную подпись на конкретное физлицо в коммерческом удостоверяющем центре. То же самое касается всех сотрудников, которые будут работать в системе ПИК.
Все этапы регистрации описывает подготовленная в ЕАСУЗ пошаговая инструкция.
Работа с контрактами
Основной функционал портала — это электронное взаимодействие сторон в рамках договорной работы.
Основные разделы:
- Планы-графики заказчиков.
- Реестры контрактов (договоров) и запроса предложений.
- Допсоглашения.
- Исполнение (список обязательств, заявки по ним, закрывающие акты, сведения о закрытии сделки и др.).
- Неустойки (входящие/исходящие требования).
- Документы из сторонних информсистем, включая платёжные.
- Системные уведомления.
- ЭДО (ход, статус обмена).
- Отчёты об оплате, приёмке, аналитические отчёты, рейтинг.
- Ценовая аналитика.
- Карточка организации.
- Администрирование.
- Справочные материалы.
Отдельно на главной странице выделены контрактные карточки, исполнение сделок и акты (отчёты) об этом, уведомления и карточка организации. Для удобства разграничены закупки по №44-ФЗ и №223-ФЗ.
Доступность разделов, сервисов и функций определяется статусом пользователя — «Заказчик» или «Поставщик».
Документы можно создавать прямо в системе на основе шаблонов и загружать из внешних источников. Например, если учётная система компании интегрирована с ПИК, можно формировать документацию в ней и автоматически загружать в личный кабинет на портале.
Создание контрактной карточки
Сервис работы с карточками контрактов/договоров (ЭКК, ЭКД) доступен только заказчикам.
В этом разделе личного кабинета представлены инструменты для:
- обоснования цены;
- создания ЭКК/ЭКД до публикации извещения и до заключения сделки;
- работы со сметами;
- создания проекта договора, в том числе структурированного (ЕИС), а также через сервис «Умный контракт» ПИК ЕАСУЗ;
- финконтроля;
- подписания документов.
Создание карточки — поэтапный процесс, в рамках которого заказчик формирует закупочные сведения и условия сделки. ЭКК создают на основе лота из плана-графика, постепенно формируя разделы карточки: предмет, стороны, условия, объект закупки, обязательства, санкции, файлы с приложениями.
Карточку контракта до его заключения формируют после определения поставщика. ЭКК включает информацию о цене, порядке исполнения, о победителе закупочной процедуры, спецификацию объектов закупки, дополнительные сведения о выполнении обязательств, проект договора с приложениями.
ЭКК формируют в рамках закупок по №44-ФЗ, а ЭКД — по №223-ФЗ, учитывая используемую в этих законах терминологию.
Для создания проекта можно применять технологию «Умный контракт». Она позволяет подготовить договор, используя определённый шаблон и автозаполнение полей. Инструмент подходит для стандартных сделок.
Поиск и исполнение сделок
Поиск договоров доступен в личном кабинете: по реестру этих документов или в разделе исполнения сделок. С помощью фильтров списки сортируют по заказчикам (исполнителям), предмету, номеру, сроку выполнения договора, дате и объекту госзакупки и другим параметрам.
В рамках контракта каждый этап выполнения обязательств подрядчик подтверждает документально.
