Когда применять онлайн-кассы: ответы юриста

Организация заключила договор с физлицом, не работником организации и не имеющим статуса ИП — и производит оплату частичным авансом с расчётного счета организации на счёт физического лица. Должна ли она применять ККТ и выдавать чек?

— Нет. При заключении организацией с физическим лицом договора гражданско-правового характера, по которому для организации приобретаются товары, работы или услуги, покупателем (клиентом) будет считаться сама организация. При выплате организацией денежных средств физическому лицу в рамках обязательств по договору гражданско-правового характера ККТ не применяется и кассовый чек не выдаётся.

(Письма Минфина России от 11.09.2018 № 03-01-15/65050; от 25.09.2018 № 03-01-15/68662; от 01.10.2018 № 03-01-15/70143; от 05.10.2018 № 03-01-15/71861)

Должна ли организация применять ККТ в случаях, когда её подотчётные лица и командированные работники приобретают товары и услуги у других организаций и ИП?

— Нет, но при соблюдении определённых условий. ККТ должна применяться при расчётах между организациями и индивидуальными предпринимателями наличными денежными средствами либо с предъявлением электронного средства платежа. В случае предъявления доверенности на совершение расчётов от имени организации или ИП, а также при наличии между ними договора признаётся, что расчёт осуществляется между организациями, при таком расчёте применяется одна единица ККТ и формируется один кассовый чек. При этом ККТ применяется лицом, которое реализует товары, работы или услуги с выдачей (направлением) кассового чека.

Кроме этого, кассовый чек, сформированный при осуществлении расчётов между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, должен содержать следующие реквизиты:

• имя покупателя (клиента), наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• идентификационный номер налогоплательщика покупателя (клиента).

Положения вступают в силу с 1 июля 2019 года. Указание этих реквизитов в кассовом чеке позволит оформить расчёт одним чеком с идентификацией обеих сторон в качестве организаций. До 1 июля 2019 года для указанных расчётов можно использовать одну единицу ККТ и формировать один кассовый чек без указания в нём дополнительных реквизитов. Если продавцом достоверно не установлен статус лица как подотчётного (например, при предъявлении подотчётным лицом доверенности), продавец применяет ККТ в порядке, предусмотренном для расчёта с покупателем — физическим лицом.

(Письма Минфина России от 11.09.2018 № 03-01-15/65050; от 01.10.2018 № 03-01-15/70143)

Возникает ли у ООО обязанность пробивать чеки по онлайн-кассе при выдаче денег в подотчёт?

— Нет. Выдача денежных средств под отчёт и возврат сотрудником в организацию неизрасходованных денежных средств, ранее выданных под отчёт, не признаются расчётом согласно Федеральному закону № 54-ФЗ и не требуют применения ККТ.

(Письма Минфина России от 11.09.2018 № 03-01-15/65050; от 01.10.2018 № 03-01-15/70143)

ООО периодически покупает новую технику, а старую распродаёт, как правило, физлицам. Деньги перечисляют на расчётный счёт ООО, которое не ведёт розничной торговли и не имеет кассовых аппаратов. Должно ли ООО использовать ККТ с 1 июля?

— Да. При расчётах с использованием электронных средств платежа, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя (клиента) с пользователем ККТ или уполномоченным им лицом (например, при расчётах в интернете через онлайн-банк), пользователь обязан применять ККТ с момента подтверждения исполнения распоряжения о переводе денежных средств обслуживающей покупателя (клиента) кредитной организацией.

(Письмо Минфина России от 27.06.2018 № 03-01-15/44268)

Нужно ли применять ККТ при взимании неустоек (штрафов, пеней) с потребителя за нарушение условий договора?

— Нет. Осуществление расчётов, связанных с взиманием неустоек (штрафов, пеней) с потребителя за нарушение условий договора о предоставлении коммунальных услуг, не требует применения контрольно-кассовой техники в связи с тем, что они не признаются расчётами в понимании Федерального закона № 54-ФЗ.

(Письмо ФНС России от 26.10.2018 № ЕД-4-20/21001@)

Нужно ли применять ККТ при выдаче зарплаты, материальной помощи и при иных выплатах членам совета директоров?

— Нет. Выдача заработной платы, материальной помощи и иных выплат, в том числе членам совета директоров, не признаётся расчётом согласно Федеральному закону № 54-ФЗ и не требует применения ККТ.

(Письма Минфина России от 01.10.2018 № 03-01-15/70143; от 11.10.2018 № 03-01-15/72951)

Нужно ли применять ККТ при предоставлении организацией займов своим работникам?

— Нет. При предоставлении организацией займов своим работникам применение ККТ не требуется.

(Письмо Минфина России от 01.10.2018 № 03-01-15/70143)

Нужно ли применять ККТ при возмещении работниками расходов организации?

— Нет. Возмещение сотрудниками расходов организации не относится к расчётам для целей Федерального закона № 54-ФЗ и не требует применения ККТ.

(Письмо Минфина России от 09.10.2018 № 03-01-15/72537)

Нужно ли применять ККТ при получении арендной платы за недвижимое имущество от физлица?

— Да. При получении арендной платы за недвижимое имущество от физического лица, которое не является индивидуальным предпринимателем, организация обязана применять ККТ.

(Письмо Минфина России от 09.10.2018 № 03-01-15/72536)

Нужно ли применять ККТ при безналичных расчётах между организациями и ИП?

— В определённых случаях это обязательно. ККТ не применяется при безналичных расчётах между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями (кроме расчётов между ними с использованием электронного средства платежа с его предъявлением). Эта норма не является обязательным требованием, а предоставляет возможность не применять контрольно-кассовую технику при указанных расчётах. Таким образом, применение контрольно-кассовой техники для безналичных расчётов между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями не относится к нарушениям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники и не влечёт административную ответственность.

(Письмо ФНС России от 26.10.2018 № ЕД-4-20/21001@)

Нужно ли применять ККТ при расчётах с физлицом по договору гражданско-правового характера?

— Да, но есть исключение, действующее до 1 июля 2019 года. При получении или удержании денежных средств за товары (оборудование), в том числе от работников организации, организация обязана применять ККТ. Организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчётов с физическими лицами, которые не являются индивидуальными предпринимателями, в безналичном порядке (за исключением расчётов с использованием электронных средств платежа) вправе не применять ККТ и не выдавать бланки строгой отчётности до 1 июля 2019 года. Таким образом, при осуществлении указанных расчётов с использованием электронных средств платежа организация обязана применять ККТ.

(Письмо Минфина России от 01.10.2018 № 03-01-15/70143)

Нужно ли применять ККТ агенту, принимающему денежные средства за товар?

— Да. Агент, принимающий денежные средства за товар от своего имени, обязан применять ККТ.

(Письмо Минфина России от 25.09.2018 № 03-01-15/68639)

Нужно ли применять ККТ кредитному кооперативу при предоставлении и погашении займов для оплаты товаров, работ или услуг?

— Да, но в определённых случаях. Исходя из определения термина «расчёты», при привлечении личных сбережений членов кредитного кооператива применение ККТ не требуется.

Но при предоставлении займов для оплаты товаров, работ или услуг или их погашении кредитные кооперативы обязаны применять ККТ начиная с 1 июля 2019 года.

(Письмо Минфина России от 25.09.2018 № 03-01-15/68643)

Нужно ли применять ККТ при предоставлении займов не для оплаты товаров, работ и услуг?

— Нет. Термин «расчёты» указывает на целевой характер займов, при осуществлении которых должна применяться контрольно-кассовая техника, а именно займов для оплаты товаров, работ и услуг. Учитывая изложенное, в случае если заём выдаётся не в целях оплаты товаров, работ или услуг, обязанность применения контрольно-кассовой техники у заимодавца не возникает.

(Письмо ФНС России от 18.09.2018 № ЕД-4-20/18186@)