Москва, ул. Мишина, 56, стр. 2, этаж 2
г. Москва
Это ваш регион?
8 800 250-8-265
Звонок бесплатный
8 800 250-0-265
Техподдержка 24/7

Как создать и удостоверить электронные документы через нотариуса

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан электронной подписью, это его обязательный реквизит. Но бывает так, что электронный документ нужно срочно создать и отправить, а электронной подписи у физического лица или компании нет. В этом случае достаточно обратиться к нотариусу. Он изготовит документ необходимого формата, заверит его тождественность представленному документу и подпишет удостоверительную надпись своей усиленной квалифицированной подписью. При необходимости нотариус отправит созданный им электронный документ получателю. Расскажем подробно, для чего нужны такие услуги, что потребуется при обращении к нотариусу и сколько понадобится заплатить.
Елена Ефимова
17 Декабря 2021
Юрист
Получить сертификат электронной подписи
Заполните заявку на выпуск сертификата
Заполнить заявку

Удостоверение равнозначности (тождественности) представленных и изготовленных нотариусом документов входит в перечень нотариальных действий (ст.ст. 103-8-103.9-1 Основ законодательства о нотариате). Такие полномочия нотариуса позволяют обращаться к нему, если необходимо:

  1. Создать электронный документ на базе бумажного документа и подписать его электронной подписью — получится электронный образ, равнозначность которого оригиналу будет подтверждена нотариусом.
  2. Создать бумажный документ на основе представленного электронного документа, подписанного электронной подписью, и заверить его равнозначность электронному документу.
  3. Создать на базе представленного электронного документа такой же документ, но другого формата, то есть конвертировать исходник в другой формат (например, из jpg в PDF) и заверить его равнозначность оригиналу.

Изготовленные в результате указанных нотариальных действий электронные или бумажные документы будут иметь такую же юридическую силу, что и документы, представленные нотариусу. Электронные документы (образы) нотариус выдаёт клиенту, загружая их на представленный носитель, а бумажные — на руки.

Электронные документы нотариус создаёт в виде XML-файла, подписанного электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделённая электронная подпись в кодировке DER).

Отправка электронных документов после нотариального преобразования и удостоверения

Зачастую преобразование документов и их нотариальное удостоверение необходимо не само по себе, а для отправки полученных документов адресату или представления в какую-либо государственную инстанцию. В решении этих задач тоже может помочь нотариус — это действие получило название «нотариальная телепортация документов».

На примере это выглядит так. Допустим, у вас есть подготовленный набор бумажных документов, которые нужно срочно представить в суд, а он находится за тысячу километров от вас. Да, можно самостоятельно направить документы через систему ГАС «Правосудие» или «Мой арбитр», но возникает проблема — отправитель не получил сертификат электронной подписи заранее, а без неё документы через эти системы не направить. В такой ситуации придёт на помощь нотариус:

  1. Вы представляете ему набор бумажных документов.
  2. Нотариус изготавливает на основе исходников электронные образы документов и одновременно удостоверяет их равнозначность исходникам с помощью своей усиленной квалифицированной электронной подписи.
  3. Заверенные нотариально электронные образы документов нотариус направляет в указанный вами суд.

Если документы нужно отправить конкретному получателю, например физическому лицу, целесообразно заранее договориться с ним, у какого именно нотариуса он сможет их получить. В этом случае после отправки документов получатель должен подойти к этому нотариусу и забрать документы. Если нужно, полученные электронные документы этот же самый нотариус переведёт в бумажный формат и, опять же, заверит их равнозначность электронным документам.

При отсутствии электронной подписи дистанционная отправка документов нотариусом — самый быстрый способ представления документов в нужную инстанцию или нужному адресату, например, контрагенту. По почте документы могут идти несколько дней, а то и недель. Не исключена их утрата. Курьерские услуги — тоже не отличаются высокой скоростью. И как бы вам ни хотелось сэкономить, за все услуги в любом случае придётся платить.

Что необходимо для получения нотариальной услуги, и сколько она стоит

При обращении к нотариусу достаточно представить документ или документы, которые нужно преобразовать, а затем подтвердить равнозначность. Если полученные электронные документы нужно забрать, понадобится носитель — устройство, на которое можно будет перенести файлы.

В работе нотариусы используют собственную нотариальную систему электронного документооборота и свои программно-технические средства изготовления и конвертации документов. Если потребуется подтвердить отправку документов, достаточно обратиться за этим к нотариусу.

Удостоверение равнозначности документов стоит 50 рублей за страницу. Техническая и юридическая работы нотариуса оплачиваются отдельно согласно его тарифам. В общей сложности затраты зависят от количества и содержания нотариальных услуг, которые вы закажете.

Ограничения в работе нотариуса

Нотариус работает не со всеми документами — есть некоторые ограничения. Нотариус не удостоверяет тождественность документов по сделке, совершённой в простой письменной форме, а также документов, которые удостоверяют личность. Кроме того, нотариус откажет в услуге, если представленный электронный документ не подписан электронной подписью необходимого вида, например усиленной квалифицированной электронной подписью.

Вместе с тем нет никаких проблем с преобразованием, удостоверением и отправкой документов, которые имеют установленную форму, то есть относятся к формализованным документам. При изготовлении, например, электронного документа на базе бумажного нотариус обязан сохранить форму и все обязательные реквизиты. Проще говоря, полученный документ будет иметь ту же самую обязательную форму, что и исходник. Так что если вам необходимо, скажем, отправить бумажную декларацию в налоговую инспекцию, то нотариус преобразует её в электронный формат, удостоверит равнозначность документов и отправит файл с электронным документом в ИФНС.

Эта статья была полезной?
Получить сертификат электронной подписи
Заполните заявку на выпуск сертификата