В каких случаях необходимо нотариальное удостоверение равнозначности документов
Покажем на конкретных примерах.
Тождественность электронного документа бумажному исходнику. Для решения вопроса о заключении договора с самозанятым компания попросила его предоставить по электронной почте заверенную копию диплома об образовании. В этой ситуации простая скан-копия не подойдёт — нужно подтвердить её юридическую силу. Электронное заверение документов нотариусом позволяет сделать цифровую копию диплома и удостоверить, что она равнозначна бумажному оригиналу. Полученный файл самозанятый сможет направить контрагенту.
Тождественность бумажного документа его цифровому исходнику. Предприниматель 5 лет назад заключил электронный договор с юрлицом. Документы стороны подписали квалифицированной электронной подписью (КЭП) и обменялись ими через оператора электронного документооборота (ЭДО). В настоящее время у ИП идёт судебный процесс, в рамках которого в качестве доказательства нужно предоставить указанный договор. Однако у предпринимателя сейчас нет сертификата электронной подписи, и отправить документ в суд дистанционно он не может. Единственный вариант — распечатать договор и предъявить его в бумажном виде.
Возникают сразу две проблемы:
- старый квалифицированный сертификат недействителен, а нужно установить принадлежность КЭП на договоре предпринимателю;
- требуется подтвердить юридическую силу бумажной копии договора.
ИП обращается к нотариусу, который, несмотря на отсутствие возможности стандартным способом проверить валидность ЭП:
- Фиксирует наличие электронного договора, файла подписи с данными предпринимателя (они читаемы) и отсутствие изменений в документе после его подписания.
- Распечатывает договор и информацию о подписи (владелец, дата подписания, текущий статус сертификата — истечение срока действия).
- Удостоверяет тождественность распечатанного документа его цифровому исходнику, включая КЭП.
Заверенную у нотариуса бумажную копию электронного договора можно представить в суд.
Тождественность конвертированного цифрового документа его исходнику. Проектное бюро подготовило чертежи в формате DWG, однако для их дистанционного представления в Росреестр в составе другой документации для получения разрешения на строительство нужен PDF-формат. Конвертация возможна, но нельзя исключить потерю или искажение данных. Кроме того, конвертированные в PDF чертежи — это не оригинал, и могут возникнуть вопросы к их достоверности. При обращении к нотариусу проектное бюро решит эти проблемы.
Электронное нотариальное заверение документов в этом случае будет включать:
- Конвертацию чертежей в нужный формат с обеспечением неизменности содержимого.
- Фиксацию тождественности и её удостоверение нотариусом своей КЭП.
После этого всю документацию в файлах PDF-формата можно направлять в Росреестр.
Какие есть ограничения
Есть ситуации, когда нотариус обязан отказать независимо от вида, назначения и формата документов, например:
- Возникли сомнения в подлинности представленного исходника, в том числе файл не проходит проверку на целостность — после подписания КЭП были внесены изменения.
- Оригинал повреждён, испорчен, файл не открывается.
- Представлен документ, который не имеет юридической значимости, составлен с нарушениями установленной формы, его содержание противоречит закону.
Кроме того, электронное удостоверение документа нотариусом для подтверждения тождественности бумажному запрещено в отношении:
- паспорта, загранпаспорта и других документов, удостоверяющих личность;
- сделок в простой письменной форме.
