Удостоверение равнозначности (тождественности) представленных и изготовленных нотариусом документов входит в перечень нотариальных действий (ст.ст. 103-8-103.9-1 Основ законодательства о нотариате). Такие полномочия нотариуса позволяют обращаться к нему, если необходимо:
- Создать электронный документ на базе бумажного документа и подписать его электронной подписью — получится электронный образ, равнозначность которого оригиналу будет подтверждена нотариусом.
- Создать бумажный документ на основе представленного электронного документа, подписанного электронной подписью, и заверить его равнозначность электронному документу.
- Создать на базе представленного электронного документа такой же документ, но другого формата, то есть конвертировать исходник в другой формат (например, из jpg в PDF) и заверить его равнозначность оригиналу.
Изготовленные в результате указанных нотариальных действий электронные или бумажные документы будут иметь такую же юридическую силу, что и документы, представленные нотариусу. Электронные документы (образы) нотариус выдаёт клиенту, загружая их на представленный носитель, а бумажные — на руки.
Электронные документы нотариус создаёт в виде XML-файла, подписанного электронной подписью нотариуса в формате PKCS#7 (отделённая электронная подпись в кодировке DER).
Отправка электронных документов после нотариального преобразования и удостоверения
Зачастую преобразование документов и их нотариальное удостоверение необходимо не само по себе, а для отправки полученных документов адресату или представления в какую-либо государственную инстанцию. В решении этих задач тоже может помочь нотариус — это действие получило название «нотариальная телепортация документов».
На примере это выглядит так. Допустим, у вас есть подготовленный набор бумажных документов, которые нужно срочно представить в суд, а он находится за тысячу километров от вас. Да, можно самостоятельно направить документы через систему ГАС «Правосудие» или «Мой арбитр», но возникает проблема — отправитель не получил сертификат электронной подписи заранее, а без неё документы через эти системы не направить. В такой ситуации придёт на помощь нотариус:
- Вы представляете ему набор бумажных документов.
- Нотариус изготавливает на основе исходников электронные образы документов и одновременно удостоверяет их равнозначность исходникам с помощью своей усиленной квалифицированной электронной подписи.
- Заверенные нотариально электронные образы документов нотариус направляет в указанный вами суд.
Если документы нужно отправить конкретному получателю, например физическому лицу, целесообразно заранее договориться с ним, у какого именно нотариуса он сможет их получить. В этом случае после отправки документов получатель должен подойти к этому нотариусу и забрать документы. Если нужно, полученные электронные документы этот же самый нотариус переведёт в бумажный формат и, опять же, заверит их равнозначность электронным документам.
При отсутствии электронной подписи дистанционная отправка документов нотариусом — самый быстрый способ представления документов в нужную инстанцию или нужному адресату, например, контрагенту. По почте документы могут идти несколько дней, а то и недель. Не исключена их утрата. Курьерские услуги — тоже не отличаются высокой скоростью. И как бы вам ни хотелось сэкономить, за все услуги в любом случае придётся платить.
Что необходимо для получения нотариальной услуги, и сколько она стоит
При обращении к нотариусу достаточно представить документ или документы, которые нужно преобразовать, а затем подтвердить равнозначность. Если полученные электронные документы нужно забрать, понадобится носитель — устройство, на которое можно будет перенести файлы.
В работе нотариусы используют собственную нотариальную систему электронного документооборота и свои программно-технические средства изготовления и конвертации документов. Если потребуется подтвердить отправку документов, достаточно обратиться за этим к нотариусу.
Удостоверение равнозначности документов стоит 50 рублей за страницу. Техническая и юридическая работы нотариуса оплачиваются отдельно согласно его тарифам. В общей сложности затраты зависят от количества и содержания нотариальных услуг, которые вы закажете.
Ограничения в работе нотариуса
Нотариус работает не со всеми документами — есть некоторые ограничения. Нотариус не удостоверяет тождественность документов по сделке, совершённой в простой письменной форме, а также документов, которые удостоверяют личность. Кроме того, нотариус откажет в услуге, если представленный электронный документ не подписан электронной подписью необходимого вида, например усиленной квалифицированной электронной подписью.
Вместе с тем нет никаких проблем с преобразованием, удостоверением и отправкой документов, которые имеют установленную форму, то есть относятся к формализованным документам. При изготовлении, например, электронного документа на базе бумажного нотариус обязан сохранить форму и все обязательные реквизиты. Проще говоря, полученный документ будет иметь ту же самую обязательную форму, что и исходник. Так что если вам необходимо, скажем, отправить бумажную декларацию в налоговую инспекцию, то нотариус преобразует её в электронный формат, удостоверит равнозначность документов и отправит файл с электронным документом в ИФНС.
