Москва, Старый Петровско-Разумовский пр., 1/23, стр. 1, этаж 3
г. Москва
Это ваш регион?
8 800 250-8-265
Звонок бесплатный
8 800 250-0-265
Техподдержка 24/7

Электронное взаимодействие с контрагентами: как это работает и как перейти на ЭДО

Электронный документооборот с контрагентами — удобный, быстрый и надёжный способ взаимодействия. Практически все организации и предприниматели знакомы с ЭДО на уровне обмена документами по электронной почте, но далеко не все перевели в электронный формат взаимодействие с контрагентами. Рассказываем, как работает ЭДО в этой сфере и как правильно на него перейти.
Елена Ефимова
29 Июня 2020
Юрист
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП
Заполнить заявку

Гражданское законодательство (статья 434 ГК РФ) разрешает заключение сделок путём составления и подписания договора в виде электронного документа или обмена электронными документами. При этом письменная форма договора будет считаться соблюдённой.

Документооборот между контрагентами в рамках исполнения сделки подчиняется условиям договора или дополнительного соглашения к нему, это позволяет сторонам самостоятельно согласовать между собой формы и способы обмена документами.

На практике встречаются несколько вариантов информационного и документального взаимодействия контрагентов:

  1. Полностью бумажный документооборот — он хотя и практикуется, но всё реже.
  2. Комбинация электронного и бумажного взаимодействия — на текущий момент самый распространённый способ, который можно реализовать в разных вариациях. Например, предварительное согласование сделки вести путём обмена электронными письмами или сообщениями в мессенджерах, сам договор заключить в бумажном виде, а в дальнейшем оперативное взаимодействие вновь перевести в электронный формат.
  3. Сочетание бумажного документооборота и ЭДО — когда первично создаются и подписываются электронные или бумажные документы, которыми обмениваются стороны, а затем документы дублируются во втором формате — бумажном (распечатка электронных документов) или электронном (создание скан-копий бумажных документов).
  4. Полностью безбумажный документооборот на всех этапах заключения и исполнения сделки — от согласования условий договора, его составления и подписания до обмена электронными документами в процессе исполнения сторонами своих обязательств. В этом случае контрагенты используют только электронные документы, подписанные электронными подписями сторон (их официальных представителей).

С точки зрения закона стороны вправе использовать любой вариант из перечисленных. Но во избежание претензий и споров необходимо выполнить ряд обязательных условий:

  1. Согласовать все существенные условия сделки.
  2. Согласовать порядок информационного и документального взаимодействия.
  3. Выполнить требования к форме договора (простая письменная, нотариальная).
  4. Подписать документы надлежащим образом (выполнить требования к подписи, включая подписание документа уполномоченным на это лицом).
  5. Обеспечить обмен документами, который бы позволял точно определить, от кого они исходят и кем приняты.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны при условии, что соблюдены все требования к их составлению и подписанию. Но только ЭДО способен обеспечить высокий уровень оперативности взаимодействия, при котором все вопросы можно решать в онлайн-режиме.

Внедрение электронного взаимодействия с контрагентами требует минимального пересмотра устоявшихся схем работы. Ключевое изменение состоит в том, что все те привычные документы, которые ранее составлялись в бумажном виде и подписывались собственноручной подписью, больше не потребуют распечатки, а сразу будут подписываться электронной подписью и отправляться контрагенту. Для хранения таких документов используется электронный архив, к которому можно обратиться в любой момент, в том числе при необходимости распечатать нужный документ. Чаще всего услуга оператора ЭДО включает и хранение документов в облаке.

Что нужно для организации электронного взаимодействия с контрагентами:

  1. Электронная подпись. Рекомендуется получить квалифицированный сертификат. Оформление КЭП не только позволит работать с контрагентами, но и даст дополнительные возможности, такие как подписание документов для отправки в государственные органы, участие в госзакупках и коммерческих тендерах. Такая подпись признаётся любой инстанцией на территории всей страны.
  2. Программно-техническое обеспечение электронного документооборота для его удобства, автоматизации и информационной безопасности — услуги оператора ЭДО и необходимый набор предоставленных им сервисов.
  3. Согласование порядка и условий электронного взаимодействия с контрагентами — уже существующими и новыми.

ЭДО позволяет составлять, оформлять и направлять любые документы, которыми обычно обмениваются контрагенты, включая:

  • договоры и приложения к ним;
  • доверенности;
  • дополнительные соглашения;
  • счета-фактуры;
  • накладные;
  • акты сдачи-приёмки работ (услуг, товаров);
  • универсальные передаточные документы;
  • акты сверки;
  • уведомления, письма;
  • претензии.

Благодаря технологии межоператорского роуминга электронное взаимодействие возможно независимо от того, с каким оператором ЭДО работает контрагент.

Как перейти на ЭДО с контрагентами

Стандартная практика перехода организации на ЭДО предусматривает подготовку регламента — внутреннего акта, который урегулирует порядок работы с документами и соответствующие процессы. Также он служит инструкцией для всех сотрудников.

Каждая организация разрабатывает свой регламент, учитывая свою специфику, бизнес-процессы, используемые документы и так далее. Регламент не является обязательным документом, но если документооборот объёмный, разнообразный и многоуровневый, в компании много подразделений и сотрудников, то он необходим для упорядочивания работы.

Второй этап — согласование перехода на ЭДО с контрагентами.

Помимо контрагентов, в систему ЭДО можно включить взаимодействие с государственными органами и внебюджетными фондами. Порядок подключения нужно уточнять в соответствующем ведомстве. ПФР, в частности, требует направления письменного заявления о подключении к ЭДО и заключения соглашения. Такое решение обеспечивает взаимодействие как с контрагентами, так и с другими контактами организации в рамках единой системы — корпоративного программно-технического решения и предоставленных оператором ЭДО сервисов.

Эта статья была полезной?
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП