Электронная подпись для бухгалтера: как получить средства создания ЭП и использовать её в работе

1. Особенности электронной подписи
2. Получение квалифицированного сертификата
3. Особенности применения КЭП
4. Применение КЭП в рамках ведения бухгалтерского учёта
5. Применение КЭП в рамках электронного взаимодействия с ФНС, СФР и ФОМС
6. Работа в государственных (федеральных) информационных системах
7. Организация автоматизированного рабочего места (АРМ) бухгалтера
8. Ответы на вопросы

Особенности электронной подписи

Из трёх видов ЭП, которые действуют в России, бухгалтеры используют, как правило, квалифицированную электронную подпись (КЭП). В цифровом пространстве она равнозначна собственноручной и универсальна, в результате чего отпадает необходимость в простой (ПЭП) или неквалифицированной (НЭП) электронной подписи. Однако два указанных вида всё-таки могут применяться бухгалтерами, хотя и с существенными ограничениями.

Простую ЭП используют в той же информационной системе (ИС), где она была сгенерирована, обычно — в корпоративной. НЭП можно подписывать различные электронные документы, если стороны согласовали её применение, а также нет обязательных условий для использования КЭП. Чаще всего этот вид подписи применяют во внутренних информационных системах, кадровом ЭДО и при подписании договоров, условия которых разрешают это сделать с помощью неквалифицированной подписи.

Получение квалифицированного сертификата

Рассмотрим процесс на примере аккредитованного удостоверяющего центра «Инфотекс Интернет Траст».

Чтобы получить средства создания и проверки ЭП бухгалтеру необходимо:

1. Подать заявку на создание сертификата и оплатить услугу по карте или банковскому счёту.
2. Скачать и установить средство криптографической защиты информации (СКЗИ) и программное обеспечение для работы в личном кабинете на сайте УЦ. «Инфотекс Интернет Траст» бесплатно предоставляет клиентам СКЗИ ViPNet CSP.
3. Запустить в личном кабинете процесс выпуска сертификата.
4. Пройти идентификацию (подтверждение личности): очно — в одном из офисов или дистанционно — при наличии действующего квалифицированного сертификата, в том числе полученного в мобильном приложении Госключ.
5. Получить сертификат в личном кабинете, загрузить ключи на защищённый носитель (USB-токен) или ПК.

Особенности применения КЭП

Бухгалтер может использовать свою электронную подпись как в профессиональных, так и в личных целях — ограничений для этого нет.

Сферы применения КЭП в работе ограничены МЧД. При этом область применения машиночитаемой доверенности может охватывать не только бухгалтерские вопросы, что характерно для небольшого бизнеса. ИП или руководитель вправе передать полномочия, связанные, например, с управлением, коммерческой деятельностью либо кадровыми вопросами. Бухгалтер может заключать договоры, участвовать от имени юрлица или ИП в закупках, работать в системе маркировки. Но основная его деятельность — это, конечно же, бухгалтерский учёт, налоговая, статистическая отчётность, отчёты в фонды, расчёт зарплаты, проведение финансовых операций и ряд других стандартных для бухгалтера задач. С другой стороны, сфера деятельности конкретного специалиста может быть достаточно узкой. В частности, в крупных компаниях обычно есть бухгалтерский отдел, в котором каждый специалист занимается отдельным направлением.

Применение КЭП в рамках ведения бухгалтерского учёта

В соответствии с законом о бухгалтерском учёте (№ 402-ФЗ от 06.12.2011), электронные документы первичного учёта, регистры бухучёта, бухгалтерскую (финансовую) отчётность подписывают электронной подписью. Сам закон вид ЭП не определяет, это делают отдельные нормативно-правовые акты применительно к определённым видам документов. Например, электронные счета-фактуры, накладные, УПД должны быть подписаны КЭП. Если нормативно вид подписи не установлен, его выбор определяется внутренними актами ИП или юрлица, касающимися организации бухучёта и бухгалтерского ЭДО. Выбрать можно ПЭП, НЭП или КЭП — в зависимости от необходимого уровня требований к информационной безопасности, формата ведения учёта, удобства и других факторов.

Как правило, бухучёт ведётся в учётных программах или с помощью профильных сервисов. Они могут быть интегрированы с внутренними и внешними системами для обеспечения комплексного ЭДО. В этих случаях при формировании электронного документа программа (сервис) выдаст подсказку о возможности его подписания тем или иным видом подписи. Используя КЭП, бухгалтер может подписать любой электронный документ в пределах своих полномочий, установленных МЧД.

Применение КЭП в рамках электронного взаимодействия с ФНС, СФР и ФОМС

Бухгалтер взаимодействует с налоговым органом и фондами в рамках:

• подготовки и сдачи отчётности;
• подачи обращений;
• подготовки ответов на запросы;
• досудебного обжалования решений, действий и бездействия, если эти функции переданы ему.

Так же как бухучёт и сдача отчётности, переписка обычно ведётся в информационной системе, которая обеспечивает ЭДО. Однако взаимодействие с налоговым органом и фондами возможно с использованием сервисов или программного обеспечения, которое рекомендовано ФНС, СФР или ФОМС. Для юридически значимых документов нормативно определены форматы передачи сведений, порядок электронного взаимодействия и программно-технические требования.

Работа в государственных (федеральных) информационных системах

Если бухгалтеру переданы функции, связанные с направлением сведений и документов в определенные госсистемы (Честный ЗНАК, ЕГАИС, Меркурий и другие), работа в них возможна только при наличии квалифицированного сертификата. То же самое касается участия в государственных, муниципальных и коммерческих закупках (тендерах). В этих сферах бухгалтер обычно обеспечивает подготовку расчётов и проведение финансовых операций, а также подготовку, направление, обработку документов первичного учёта.

Организация автоматизированного рабочего места (АРМ) бухгалтера

Для штатных сотрудников организацию и настройку АРМ обеспечивает работодатель в соответствии с возложенными на бухгалтера полномочиями и обязанностями.

Процедура включает:

1. Обеспечение соответствия оборудования и программных средств требованиям для работы с КЭП в учётных, государственных и других системах.
2. Установку и настройку СКЗИ и криптоплагина — для подписания электронных документов и работы в браузере.
3. Выполнение необходимых интеграций с внутренними и внешними системами.

Бухгалтеры, которые оказывают услуги в частном порядке, сотрудничают с несколькими клиентами, организацию АРМ и его настройку выполняют своими силами или с привлечением специалистов. Пошаговые инструкции, связанные с настройкой ПК (ноутбука) для работы с КЭП, предоставляет удостоверяющий центр, выпустивший сертификат. Более удобный и быстрый вариант — заказать услугу дистанционной настройки АРМ.

Ответы на вопросы

Ограничений для этого нет. Однако, чтобы подписанные документы имели юридическую силу, необходимо правильно оформить доверенность — она должна содержать весь перечень полномочий, в рамках которых бухгалтер подписывает своей КЭП электронные документы. МЧД предприниматель заверяет своей электронной подписью.

Да, можете, пока не истёк срок действия сертификата. Полномочия на подписание документов подтверждает МЧД.

В этом случае ваша доверенность, которая подписана КЭП руководителя, должна содержать право на передоверие, и её нужно удостоверить нотариально.

Для формирования и подписания МЧД руководитель юрлица (доверитель) и вы (доверенное лицо) должны прийти к нотариусу. При себе нужно иметь паспорт, для руководителя — документ, подтверждающий его полномочия.

Нотариус подготовит проект электронной доверенности, который после проверки и согласования руководитель подпишет собственноручно стилусом на специальном планшете. Сформированную МЧД с оцифрованной подписью доверителя нотариус удостоверит своей КЭП, зарегистрирует в Единой системе нотариата и направит в ЦПРР ФНС (реестр МЧД). В рамках права на передоверие вы сможете формировать доверенности, и электронная подпись для главного бухгалтера будет законно использоваться для их подписания.

Нет, для подписания клиентских документов (например, налоговой отчётности) вам и сотрудникам необходима КЭП, сертификат которой получен на физическое лицо в коммерческом удостоверяющем центре.

Электронная подпись ИП используется в предпринимательской деятельности для заключения договоров с клиентами, подписания актов, сдачи собственной отчётности. Это позволяет разграничить электронные документы, которые подписаны ИП и бухгалтером на основании МЧД, выданной клиентами.

Пока сотрудник использует вашу КЭП, все риски несёте вы. Если он допустит ошибки, нарушения, ответственность ляжет на вас. Все документы, хотя и оформлены сотрудником, считаются составленными и подписанными владельцем сертификата. Во избежание рисков, нужно не только получить квалифицированный сертификат на имя сотрудника, который фактически ведёт бухгалтерию и сдаёт отчётность, но и сформировать МЧД, зафиксировав его полномочия. Кроме того, важно оформить за сотрудником функции ведения бухгалтерии. Например, в качестве исполняющего обязанности бухгалтера, с соответствующей доплатой.

Примечание:

* «Электронная цифровая подпись» и «ЭЦП» — это устаревшие обозначения электронной подписи.