Юридические лица, использующие внешний и внутренний электронный документооборот, чаще всего оформляют сертификат электронной подписи только на руководителя. В итоге другие сотрудники, в том числе главный бухгалтер, подписывают документы одной для всех подписью — электронной подписью руководителя, который передаёт носитель ключа ЭП из рук в руки.
Такой подход не только ошибочен, но и перекладывает на директора все риски, связанные с подписанием документов ненадлежащим лицом. Даже если урегулировать передачу ЭП приказом или распоряжением, суть не меняется: документы считаются подписанными руководителем, и он несёт за них полную ответственность. Правильный подход — оформить на бухгалтера отдельный сертификат электронной подписи.
Электронная подпись — аналог собственноручной подписи. Если сертификат ЭП оформляется на имя бухгалтера как физического лица, бухгалтер получает возможность подписывать все исходящие от него электронные документы своей электронной подписью. Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными функциями и, возможно, доверенностью. Доверенность, как правило, используется для случаев, когда бухгалтера нужно наделить определёнными полномочиями, не входящими в круг его прав и обязанностей согласно трудовому (гражданско-правовому) договору и должностной инструкции. В итоге бухгалтер будет вправе подписывать своей ЭП только такие документы, на подписание которых он прямо уполномочен.
Принято считать, что издание приказа о передаче ЭП руководителя в пользование бухгалтеру делает последнего «уполномоченным лицом» и таким образом легализует использование чужой ЭП. Это ошибочно и рискованно. Более того, действующее законодательство, в частности Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», не предполагает юридических возможностей передачи ЭП (права использования) кому бы то ни было. Поэтому ни приказы, ни доверенности, ни иные формы передачи ЭП не имеют юридической силы и не делают подписание бухгалтером документов с использованием ЭП руководителя правомерным.
Зачем бухгалтеру электронная подпись — вполне логичный вопрос руководителя компании. Оформление сертификата потребует расходов, и если в компании давно практикуется подход «одна ЭП на всех», такие расходы могут быть сочтены необоснованными.
Несмотря на то что в каждой компании есть свои особенности ведения бухгалтерского и налогового учётов, подготовки и сдачи отчётности, практически всегда бухгалтерский электронный документооборот включает:
Это основные направления, в которых бухгалтер может составлять определённые электронные документы от своего имени, а значит, должен подписывать их своей электронной подписью.
Главная задача руководителя — понять, готов ли он брать на себя ответственность за то, что документы будут составляться от его имени и подписываться его электронной подписью. Это возможно и практикуется, если бухгалтерский учёт разрешено вести руководителям (сфера малого и среднего бизнеса). Но если в компании есть штатный или сторонний бухгалтер, передавать ему носитель ключа ЭП может оказаться неоправданным риском (и нарушением №63-ФЗ). За подписанный таким образом документ будет отвечать не бухгалтер, а владелец сертификата ЭП, то есть, как в данном случае, руководитель компании.
Помимо документации, с которой бухгалтеры работают в силу своих профессиональных функций, им может быть доверено право второй подписи на других юридически значимых документах. Для этого издаётся приказ или оформляется доверенность, где определяются виды документов, которые вправе подписывать бухгалтер, и срок действия соответствующих полномочий. Законодательное регулирование понятий «первая» и «вторая» подпись, которыми до 2014 года оперировали руководители и главные бухгалтеры, сегодня уже не существует. Но разграничение до сих пор возможно, если в компании считают это необходимым или банк и контрагенты ставят такое условие.
Для сдачи электронной отчётности в государственные органы бухгалтерии необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП). КЭП подойдет и для подписания бухгалтером всех остальных рабочих документов.
Использование бухгалтером КЭП практически всегда предполагает наличие системы электронного документооборота. Здесь возможны два основных подхода:
Если же отчётность не входит в цели использования ЭП бухгалтером, возможно получение сертификата ЭП как услуги любого удостоверяющего центра. Но и в этом случае чаще всего речь будет идти о КЭП и услугах УЦ из списка аккредитованных Минкомсвязью. Ведь кроме ЭДО, самыми популярными средствами применения ЭП будут системы, которые требуют от пользователя именно такой вид подписи. Это означает, что получить и использовать сертификат КЭП можно по единому порядку практически в любой точке страны и для любых целей.
С 1 июля 2020 года появится возможность использования сертификата ЭП юридического лица, в котором не будет указан руководитель или другое физическое лицо. Однако в этом случае в организации обязательно должны быть определены конкретные люди, которые отвечают за сохранность ключа ЭП, а также за правильность и достоверность сведений в подписываемых документах. Среди таких лиц может быть указан и главный бухгалтер.
При реализации продуктов для бизнеса мы делаем упор на гибкость основных функций. ViPNet ЭДО Отчет, система для составления, проверки, подписания и обмена документами с государственными органами, поддерживает использование сертификатов ЭП различных ответственных лиц предприятия.
Благодаря развитой ролевой модели ViPNet ЭДО Отчет также поддерживает множество адаптируемых удобных сценариев для организации полномочий в системе.
Для УП и любых иных форм бизнеса система поддерживает все типы доверенностей на подписания и передачу отчётности во все подключённые государственные органы. Кроме того, уже сегодня доступен полнофункциональный документооборот доверенных лиц и организаций с ПФР в рамках документооборота по электронным трудовым книжкам. Абоненты системы могут подключить и использовать электронную отчётность полностью удалённо, а доверенности оформить в электронном виде прямо в программе.
