Москва, Старый Петровско-Разумовский пр., 1/23, стр. 1, этаж 3
г. Москва
Это ваш регион?
8 800 250-8-265
Звонок бесплатный
8 800 250-0-265
Техподдержка 24/7

Электронная трудовая книжка: как работнику и работодателю подготовиться к переходу в 2020 году

Правительство РФ длительное время вело обсуждение вопроса об отмене трудовых книжек. Про эксперименты Минтруда по переводу кадрового документооборота в электронный мы рассказывали ранее. С 2020 года для всех работников начинается поэтапный переход к замене привычной всем бумажной трудовой книжки на электронную.
Ольга Колчушкина
24 Января 2020
Юрист
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП
Заполнить заявку

Как таковой электронной трудовой книжки не будет. Вместо неё работодатель будет предоставлять сведения о трудовой деятельность в электронном виде в информационную систему ПФР. При необходимости их можно будет также вывести на бумагу.

Эти изменения предусмотрены пакетом законов, принятых в декабре 2019 года, а именно:

  • Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
  • Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования”».

Оба документа, вступивших в силу с 1 января 2020 года, предполагают введение электронных сведений о работе для всех работающих на территории Российской Федерации.

Для этого ТК РФ дополняется статьёй 66.1, согласно которой не трудовая книжка, а сведения о трудовой деятельности теперь являются основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Эта информация включает сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Вся вышеуказанная информация представляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.

Законодательство устанавливает способы получения работником сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме, согласно которым он может получить сведения у работодателя по последнему месту работы, в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).

Когда трудовую книжку сделают электронной

Основные изменения произойдут с 1 января 2021 года, а именно:

  • работодатели будут вести на бумажном носителе трудовые книжки только тех работников, которые подадут до конца 2020 года соответствующее письменное заявление;
  • работникам, не подавшим письменное заявление, трудовые книжки выдадут на руки (работодателей освободят от ответственности за их хранение) и для них сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде
  • для лиц, впервые поступающих на работу, сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде, а трудовая книжка оформляться не будет.

Как работодателю подготовиться к нововведениям

Учитывая, что нововведение затрагивает порядка 4,7 миллиона юридических лиц и 58,7 миллиона работников, в федеральном законе предусмотрен переходный период в течение 2020 года. Каждый работодатель обязан в течение этого времени провести следующие мероприятия:

  • внести изменения в соглашения и коллективные договоры, если они заключены работодателем;
  • принять или изменить локальные нормативные акты;
  • обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
  • уведомить каждого работника об указанных изменениях трудового законодательства.

Как уведомить сотрудников об отмене трудовых книжек

Работодателю необходимо подготовить письменные уведомления для каждого работника. Вручить их нужно не позднее 30 июня 2020 года.

Исключений для сотрудников, которые временно не работают (например, для сотрудниц в декрете), закон не предусматривает, поэтому их тоже придётся уведомить до середины года, не дожидаясь выхода на работу.

В уведомлении нужно ознакомить работника с двумя моментами. Во-первых, что в трудовом законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Во-вторых, что работник вправе до конца года подать работодателю письменное заявление, в котором выбрать ведение его трудовой книжки в бумажном виде или предоставление ему электронных сведений о трудовой деятельности.

О поступившем от работника заявлении (вне зависимости от того, какой выбор сделал сотрудник) необходимо отчитаться в ПФР.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку

Вести электронные сведения работодатель обязан в силу закона, и выбор работником бумажной трудовой книжки эту обязанность никак не отменяет.

Но у всех сотрудников будет право в течение 2020 года определиться, хотят ли они параллельно сохранять книжку на бумажном носителе или хотят от неё отказаться.

Даже если работник выбрал бумажный вариант, то в дальнейшем он может передумать в любое время и выбрать электронную трудовую.

За работником, выбравшим ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Это важно учитывать, принимая сотрудника на работу: если у него нет трудовой книжки на руках и в сведениях о трудовой деятельности нет отметки о том, что он выбрал электронный вариант, то работодателю придётся заводить новую бумажную трудовую книжку.

Работники, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

В случае если сотрудник промолчал или не имел возможности подать заявление (был на больничном, в отпуске и т. д.) либо гражданин нигде не работал и в связи с этим не смог никого из работодателей проинформировать о своём решении, бумажная трудовая книжка сохраняется. Но параллельно в любом случае вся информация в электронном виде накапливается в системе персонифицированного учёта.

Как вести электронную трудовую книжку

Ведение электронной трудовой книжки будет заключаться в передаче определённых законом сведений в ПФР, а также в предоставлении работнику сведений о его трудовой деятельности.

Сотруднику сведения о его трудовой деятельности нужно будет предоставить на бумажном носителе или в электронном виде в день увольнения или по его запросу в период работы.

Если работодатель не предоставит эти сведения своевременно, то понесёт такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

По какой форме выдавать сведения о трудовой деятельности

Это определит Минтруд. С 20 декабря 2019 года проходят публичное обсуждение текста проекта и независимая антикоррупционная экспертиза проекта приказа Минтруда России «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения».

Проектом предусматриваются две формы, по которым работник может получить сведения о трудовой деятельности:

  • одну можно получить в личном кабинете на сайте ПФР или через Единый портал государственных услуг (форма «Сведения о трудовой деятельности (СТД-ПФР)»);
  • другую — непосредственно от работодателя (форма «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)»).

СТД-Р предоставляется работодателем по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя. Она формируется и представляется способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.

СТД-Р может быть представлена работнику на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя).

Форма на бумажном носителе заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет документы личной подписью. Позиции «должность уполномоченного лица», «расшифровка подписи» (указывается Ф.И.О. полностью) обязательны к заполнению.

Какие сведения нужно передавать в ПФР для ведения электронной трудовой книжки

В связи с переходом на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года работодатель обязан передавать в ПФР следующие сведения о каждом работнике:

  1. Страховой номер индивидуального лицевого счета.
  2. Фамилию, имя, отчество.
  3. Сведения о трудовой деятельности, в числе которых указываются:

    1) место работы:

    • наименование работодателя, сведения об изменении наименования работодателя, основание изменения его наименования (реквизиты приказов или документов, подтверждающих изменение наименования работодателя);
    • регистрационный номер работодателя;

    2) сведения о выполняемой работе и периодах работы:

    • сведения о приёме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения работодателя, в которое принят работник;
    • трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);
    • сведения о переводах на другую постоянную работу;
    • сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений;
    • реквизиты приказов или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

    3) информация о подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе либо о предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

    Работодатель обязан предоставлять в ПФР вышеуказанные сведения в следующих случаях:

    • приём на работу;
    • переводы на другую постоянную работу;
    • увольнение;
    • подача работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде либо о предоставлении сведений работнику в электронном виде.

Награды и благодарности не будут вноситься в электронную трудовую книжку. Данную информацию было решено не вносить, поскольку наличие благодарностей и наград в трудовой книжке не влияет на начисление пенсии.

Сроки предоставления сведений в ПФР

В переходный период, в течение 2020 года, сведения достаточно будет передавать 1 раз в месяц, а именно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки.

Но есть два нюанса. Во-первых, если эти сведения представляются впервые в отношении работника, то работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя.

Во-вторых, если в течение 2020 года случаев приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки у конкретного сотрудника не было, то сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя нужно представить не позднее 15 февраля 2021 года.

С 1 января 2021 года подавать информацию в ПФР нужно будет чаще. Так, о приёме на работу и увольнении сотрудника отчитаться нужно не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа.

В остальных случаях (о переводе на другую постоянную работу и о подаче заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место соответственно перевод на другую постоянную работу или подача заявления.

Как предоставить сведения в ПФР

Если численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет 25 и более лиц, сведения подаются только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. В таком же порядке сведения могут представляться работодателем, у которого численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет менее 25 лиц.

Сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа можно сформировать с использованием программно-технических средств, применяемых работодателем для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.

По какой форме предоставлять сведения в ПФР

Это определит ПФР. С 20 декабря 2019 года подводятся итоги общественного обсуждения текста Проекта Постановления Правления ПФР «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка её заполнения».

Проектом утверждаются форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» в электронном виде, а также порядок заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».

Указанная форма представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе):

  • с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения;
  • в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведённых мероприятий и другие);
  • в случае подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о представлении ему электронных сведений о трудовой деятельности.

Согласно Проекту большинство полей СЗВ-ТД заполняется унифицированным способом.

Так, при заполнении графы «Вид мероприятия (приём, перевод, увольнение)» указывается наименование кадрового мероприятия в соответствии с Классификатором вида мероприятий, который приложен к Проекту. Классификатор содержит всего 7 мероприятий:

  1. Прием на работу (службу).
  2. Перевод на другую работу.
  3. Увольнение с работы.
  4. Изменение наименования страхователя.
  5. Прохождение обучения во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров).
  6. Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т. п.).
  7. Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью.

В Проекте указано, что при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. Вместе с тем из принятого закона не следует, что сведения нужно предоставить только о последнем кадровом мероприятии.

СЗВ-ТД можно предоставлять на бумажном носителе или в форме электронного документа.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет входящие документы личной подписью. Позиции «Наименование должности руководителя», «Ф.И.О.» (указываются фамилия, имя и отчество (при наличии) полностью) обязательны к заполнению.

Форма СЗВ-ТД в виде электронного документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как накажут за нарушения при ведении электронной трудовой книжки

Госдума РФ приняла в первом чтении законопроект № 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений».

Он предусматривает, что виновных в неоднократных нарушениях (то есть 2 и более раза за год) накажут предупреждением.

Однако профильный комитет Госдумы считает, что ответственность за нарушения в предоставлении информации в ПФР уже предусмотрена действующим законодательством и она значительно строже, а предложенная норма, по сути, является частным случаем такого нарушения. Поэтому законопроект скорее всего доработают в 2020 году и сделают санкции более жёсткими.

Преимущества цифровой трудовой книжки

Основной причиной перехода от бумажного экземпляра трудовой книжки к цифровому стали сложности работников, связанные с подтверждением стажа работы при выходе на пенсию: отсутствие переименования работодателя или должности в записях, помарки в трудовой книжке и другие недочеты приводят к необходимости подтверждать стаж работы по архивным документам.

С введением трудовой книжки в электронной форме работники и работодатели получат ряд преимуществ, о которых на своём сайте упомянул Минтруд, а именно:

  • удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
  • минимизацию ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
  • дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства;
  • снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
  • дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счёта без дополнительного документального подтверждения;
  • использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
  • новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
  • высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Введение электронных трудовых книжек — ещё один важный шаг на пути формирования цифрового профиля гражданина и ухода от ненужных и обременяющих бумаг. Кроме базовых преимуществ и отказа от ведения трудовых на бумаге, также важно отметить, что ПФР сменил технологию обмена документами с работодателями и иными инстанциями при реализации проекта электронных трудовых книжек.

Через некоторое время «Инфотекс Интернет Траст» представит новую систему ЭДО ПФР, которая примет на себя весь документооборот с фондом и существенно повысит его техническое качество. Также новый механизм ЭДО упростит и процедуру подключения для страхователей — теперь она тоже электронная.

В своем программном обеспечении мы поддержали функционал для работодателя по формированию, проверке, передаче и полному контролю прохождения форм СЗВ-ТД, а также необходимых заявлений и служебных документов для ЭДО с ПФР.

Разработчики ViPNet ЭДО Отчет лаконично встроили новый документооборот в систему таким образом, чтобы не было необходимости в новых навыках и принципах работы пользователей.

Уже в феврале 2020 года работодатель сможет реализовать все нужные задачи, связанные с проектом ЭТК, в ViPNet ЭДО Отчет:

  • подключаться к системе ЭДО ПФР для передачи сведений;
  • формировать прямо в программе форму СЗВ-ТД, проверять её и подготавливать к отправке;
  • импортировать данные СЗВ-ТД из любых бухгалтерских программ;
  • отправлять документы в ПФР быстро, стабильно и в любое время дня и ночи;
  • отслеживать этапы прохождения, а также получать любую информацию и консультации в рамках поддержки продукта.

В дальнейшем мы будем поддерживать более сложные сценарии для работодателей, представителей и обслуживающих организаций.

Сергей Куляев
Руководитель проектов ЭДО «Инфотекс Интернет Траст»
Эта статья была полезной?
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП