Электронная подпись для маркетплейса: как оформить и применять

1. Что нужно знать перед началом продаж на маркетплейсе
2. Особенности площадок
3. Кому не нужна электронная подпись
4. На кого оформить ЭП для маркетплейса
5. Как оформить ЭП для маркетплейса

Что нужно знать перед началом продаж на маркетплейсе

Прежде чем начать продавать, важно понимать: почти все операции с электронными документами требуют ЭЦП*. Без неё взаимодействие с платформой будет ограничено, вы не сможете заверять накладные, отправлять УПД, загружать товары или оформлять декларации.

Сегодня самый защищённый и универсальный вариант — усиленная квалифицированная электронная подпись (также возможны сокращённые варианты «УКЭП» и «КЭП»). Она полностью заменяет подпись от руки и придаёт документам юридическую силу, благодаря чему они становятся во всех отношениях равнозначными бумажным.

Для продавца (селлера) обычно достаточно оформить одну КЭП и применять её в различных случаях — от заключения договоров до сдачи отчётности. Самая обширная по функциональности — та, которую оформляют на руководителя организации, индивидуального предпринимателя (ИП) или самозанятого.

В работе с маркетплейсами КЭП понадобится для следующих задач:

1. Ведение документооборота. Накладные, квитанции, счета-фактуры пересылаются в цифровом формате. Например, чтобы отправить продукцию на склад онлайн-агрегатора, требуется сформировать и подписать универсальный передаточный документ (УПД). Электронная подпись подтвердит личность отправителя и зафиксирует, что файл не изменялся.
2. Сдача отчётности в налоговую. Продавцы обязаны регулярно передавать данные о доходах и расходах. ФНС принимает такие отчёты онлайн, но только с ЭП отправителя. Для ИП и руководителей под эти задачи подойдёт сертификат, выданный Удостоверяющим центром ФНС.
3. Заключение договора с площадкой. Нередко перед началом сотрудничества продавца и интернет-магазина требуется оформить партнёрские соглашения. Онлайн-формат экономит время и избавляет от необходимости пересылать документы по почте.
4. Регистрация деклараций соответствия. Для реализации отдельных категорий товаров потребуется оформить декларацию соответствия.
5. Загрузка ассортимента в каталог. В некоторых случаях при загрузке определённых позиций или обновлении сведений на витрине потребуется визировать протоколы или накладные.
6. Иные юридически значимые действия. Это могут быть ответы на запросы, заключение допсоглашений, изменение условий сотрудничества или подтверждение возвратов.

Особенности площадок

Обмен документацией между участниками может происходить одним из двух способов:

• через ЭДО. В такой системе доступно только онлайн-визирование посредством ЭП;
• через личный кабинет (ЛК) или портал маркетплейса. Площадки, которые дают возможность действовать в своём цифровом поле (например, через личный кабинет или интегрированный сервис), зачастую не требуют использования ЭЦП.

Рассмотрим подробнее особенности взаимодействия онлайн-маркетов с продавцами.

«Озон»

Электронный документооборот на Ozon необходим для работы с УПД-1 и УПД-2, реализации товаров с обязательной сертификацией («Меркурий») и маркировкой (Честный ЗНАК). Кроме того, в онлайн-режиме получают закрывающие акты и ведут финансовый учёт.

Для этой площадки потребуется УКЭП от УЦ ФНС или подпись физлица с машиночитаемой доверенностью для сотрудников. Подключение к ЭДО возможно через операторов с прямым соединением или по роумингу с другим провайдером.

Подробности можно узнать в Базе знаний маркетплейса.

«Авито»

Обычному человеку, который продаёт личные вещи, нет нужды совершать дополнительные действия для размещения объявлений на «Авито» — будет достаточно регистрации. А вот юрлицам зачастую понадобятся и ЭДО, и ЭП. Последняя, например, потребуется для оплаты услуг платформы через расчётный счёт и получения закрывающих актов и накладных.

«Авито» сотрудничает с несколькими операторами — список размещён на странице поддержки.

Всю важную информацию вы найдёте на странице «Авито. Помощь».

Wildberries

На этой площадке всё будет зависеть от модели продаж, формата взаимодействия, размера бизнеса и типа реализуемой продукции.

Сегодня существует сразу несколько моделей взаимодействия предпринимателя и платформы:

• «Склад WB» (FBW). Онлайн-маркет хранит и доставляет продукцию, которую заранее привезли на склад;
• «Маркетплейс» (FBS). Продавец берет на себя хранение, упаковку, маркировку и отправку на склад или в пункт выдачи, а Wildberries организует доставку до покупателя;
• «Витрина» (DBS) и «Витрина экспресс» (EDBS). Все основные процессы — на стороне продавца, Wildberries выступает как своеобразный выставочный стенд;
• «Курьером WB» (DBW). Предприниматель сам хранит и упаковывает весь свой ассортимент, при поступлении заказа курьер маркетплейса забирает его и доставляет покупателю;
• «Самовывоз из магазина продавца» (С&С). В таком случае покупатель бронирует заказ через Wildberries, но забирает его в торговой точке.

С 2020 года малый бизнес без НДС вправе сотрудничать с Wildberries напрямую через ЛК. Предприниматели на «упрощёнке» имеют возможность передавать таким образом всё за исключением счетов-фактур и УПД. А вот для среднего и крупного бизнеса на ОСНО и организаций, работающих с маркированными товарами в системе Честный ЗНАК, подключение системы электронного документооборота и действующая ЭЦП на «Вайлдберриз» обязательны.

Больше данных — в справочном центре.

Lamoda

Lamoda взаимодействует только с юрлицами и только посредством онлайн-сервиса. В цифровом формате высылаются счета-фактуры, накладные, отчёты, акты и иные материалы.

Для взаимодействия с площадкой потребуется КЭП. Руководителю или ИП будет достаточно КЭП от УЦ ФНС, сотруднику электронную подпись и доверенность нужно оформить в коммерческом аккредитованном Минцифры УЦ.

Информация о работе в качестве селлера — в соответствующем разделе на сайте маркетплейса.

«Яндекс.Маркет»

Здесь УКЭП используется для визирования договоров, актов (например, по договорам на оказание услуг и на продвижение), УПД и отчётов. На этом маркетплейсе есть шанс практически полностью отказаться от бумажного документооборота. Для ИП и юридических лиц допускается использовать ЭЦП, полученную в УЦ ФНС.

Вся актуальная информация — в журнале маркетплейса.

«Магнит Маркет» (бывший KazanExpress)

ЭДО в этом случае необязательно, но пригодится для реализации маркированного товара, подписания актов и УПД. Цифровыми файлами обмениваются напрямую с оператором, которого предлагает платформа, или через роуминг с текущей системой.

Подробности — в инструкции.

AliExpress и Tmall

На этой площадке торгуют ИП, юрлица (ООО) и самозанятые. Также у AliExpress есть дополнительная платформа для крупных брендов — Tmall. Туда попадают по приглашению менеджера при соблюдении ряда условий.

Российские предприниматели могут отправлять маркетплейсу скан-копии либо пользоваться ЭДО. Последний, например, понадобится для получения актов оказания услуг, направления счетов-фактур и отчётов. В противном случае всё придётся распечатывать и пересылать по почте в офис — это займёт немало времени.

Кому не нужна электронная подпись

Некоторые онлайн-платформы упрощают сотрудничество, отправляя всю документацию в ЛК пользователя. Однако такой порядок доступен только в отдельных случаях и лишь для определённых категорий продавцов. Точные правила зависят от конкретной площадки, поэтому важно заранее уточнить их в справочных материалах или у менеджеров.

Обычно сегодня без ЭЦП могут действовать:

• физлица, например при продаже личных вещей;
• самозанятые;
• ИП на «упрощёнке», не связанные с маркированной продукцией;
• малые организации, торгующие со своих складов.

На кого оформить ЭП для маркетплейса

КЭП может получить руководитель компании, ИП или уполномоченный сотрудник, например бухгалтер или менеджер.

Наиболее правильный подход — оформить отдельную КЭП на сотрудника. Ему также будет нужна машиночитаемая доверенность (МЧД), чтобы вести операции от имени компании.

Как оформить ЭП для маркетплейса

Чтобы получить УКЭП, нужно обратиться в аккредитованный Минцифры УЦ, например в «Инфотекст Интернет Траст».

Пошаговый процесс оформления выглядит следующим образом:

1. Заполните форму на сайте.
2. Оплатите выпуск банковской картой или по счёту.
3. Пройдите идентификацию дистанционно или в офисе УЦ.
4. Получите готовый сертификат в офисе или через ЛК на сайте УЦ.

Главное преимущество УКЭП — её универсальность. Она пригодится не только для работы с маркетплейсами, но и для других процедур: участия в госзакупках, подписания договоров, подачи налоговой отчётности и других юридически значимых операций. Для сотрудников тоже есть плюсы: УКЭП физлица открывает доступ ко всем сервисам Госуслуг — в том числе замене паспорта, получения справок и сертификатов, регистрации юрлица.

Примечание:

* «Электронная цифровая подпись» и «ЭЦП» — это устаревшие обозначения электронной подписи