Кадровый ЭДО: новые требования к формату и структуре электронных документов

Кадровый электронный документооборот в той или иной мере используют многие работодатели. На уровне трудового законодательства кадровый ЭДО регулируют, в частности, положения ст.ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ.

Переходить или нет на электронные документы, связанные с трудовой деятельностью, и в какой части — работодатели решают самостоятельно. Но с появлением возможности принимать на работу сотрудников, которые будут работать дистанционно, заключать электронные трудовые договоры, с развитием учётных систем для ведения кадрового ЭДО и сдачи электронной отчётности именно такой документооборот стал играть более значимую роль, чем бумажный.

Главное изменение — появление обязательных форматов электронных документов. Например, если раньше электронные приказы можно было оформлять в любом формате (основные — Word, PDF, Excel), то теперь только в конкретном, определённом Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н.

Единые требования к структуре и формату кадровых документов

Единые требования к составу и форматам электронных документов, связанных с трудовыми отношениями, нужны, прежде всего, государственным ведомствам. Это автоматизирует, а значит, упрощает и ускоряет проверку кадровых электронных документов.

Требования установлены:

1. Для состава электронного документа — его структурных элементов, которые должны или могут быть в документе:
   
   
   • обязательная основная часть (содержание документа) — электронный документ в виде файла формата PDF/A-1A;
   • приложения к основной части (при наличии) — содержание, которое входит в основную часть, или отдельные электронные документы (документы в электронном виде), которые имеют форматы файлов в соответствии с особенностями данных (форматы для текста, таблиц, графики, структурированных данных и т.д.);
   • электронная подпись или электронные подписи в виде файла (файлов), формата SGN (для неквалифицированной и квалифицированной подписей);
   • машиночитаемая доверенность (при наличии) в формате XML;
   • обязательное описание электронного документа в файле формата XML (вид документа, дата создания, подписания, сведения о подписантах и др.).
2. Для форматов файлов структурных элементов электронного документа.
3. Для набора сведений, которые должны быть указаны для структурных элементов описания электронного документа.

Единые требования к кадровым документам установлены только для таких документов, которые:

• относятся к трудовым (рабочим) отношениям;
• могут быть исполнены в виде электронного документа;
• не дублируются в бумажном виде;
• создаются с 1 марта 2023 года.

Перечень документов, которые затрагивает Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, можно найти в приложении к этому нормативному акту — «Коды документов». Список открытый, поэтому даже если какого-то кадрового документа в нём нет, но его технически можно создать в электронном виде и в соответствии с требованиями Приказа № 578н, ничего этому не препятствует.

Кадровые документы разбиты на 12 групп:

1. Приём на работу.
2. Рабочее время и время отдыха.
3. Материальная ответственность.
4. Оплата труда.
5. Охрана труда.
6. Образование работника.
7. Социальное партнёрство.
8. Индивидуальные трудовые споры.
9. Персональные данные.
10. Изменение условий трудового договора.
11. Прекращение трудовых отношений.
12. Иные кадровые мероприятия.

В каждой группе — перечень документов, необходимых в рамках того или иного мероприятия, которое соответствует названию группы. Для каждого документа указана статья Трудового кодекса, регулирующая условия и порядок его оформления.

Как перейти на новые форматы и использовать их

Если работодатель использует информационную систему кадрового ЭДО от стороннего разработчика, который обеспечивает техническое обслуживание и развитие системы, новые форматы электронных документов уже должны в ней появиться или появятся после очередного обновления. В этом случае от кадровика ничего нового не требуется — достаточно использовать обновлённый функционал системы кадрового ЭДО, выбрать нужный шаблон документа, заполнить и подписать его.

Если документ создан в другой программе (вне системы кадрового ЭДО), его нужно будет загрузить в систему в том формате, который обязателен для документа и приложений к нему.

Собственные системы кадрового ЭДО для выполнения требований Приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н потребуется обновить самостоятельно.

Будут ли штрафовать за нарушение формата или использование неактуального формата

На текущий момент специальной ответственности за это нет. Возможно, будут применять такой же подход, как к составлению бумажных документов с нарушением установленной формы. Но, скорее всего, электронный документ, подготовленный с нарушением формата, просто не будет принят в государственной или муниципальной информационной системе, если есть обязанность его представления. Такая практика — основная для всех формализованных электронных документов.