Карачаево-Черкесская Республика
Это ваш регион?
Отдел продаж
Техподдержка 24/7

Электронная трудовая книжка 2024: что нужно знать работнику и работодателю

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал непростым для граждан, которые часто не понимают, что это такое, где хранятся новые документы и как их оформить. В статье расскажем про электронные трудовые книжки в 2024 году: как перейти на новый формат, получить выписку и какие преимущества появились у электронной версии.
Ольга Колчушкина
29 Октября 2024
Юрист
Получить сертификат электронной подписи
Заполните заявку на выпуск сертификата
Заполнить заявку
  1. Бумажная или электронная
  2. Какая информация попадает в ЭТК
  3. Можно ли вернуться к бумажной трудовой
  4. Как быстро получить выписку из ЭТК
  5. Бумажная выписка из электронной трудовой книжки — где получить?
  6. Электронная трудовая книжка: вопросы о преимуществах
  7. Что делать с ошибками в ЭТК
  8. Что ещё нужно знать работодателям про ЭТК

Бумажная или электронная

До 1 января 2020 года у каждого работника был обязательный документ — бумажная трудовая книжка, в которую вручную записывали данные о его должности, квалификации, приказах о приёме, переводе, увольнении.

С 1 января 2020 года работодателей обязали передавать в ПФР отчёт по форме СЗВ-ТД («Сведения о трудовой деятельности работника»). С этого момента появилась новая форма трудовых — электронная. С 2023 года вместо пенсионного фонда отчёт направляют в Социальный фонд России (СФР).

Официально трудоустроенным сотрудникам предложили написать заявление, чтобы выбрать: продолжить заполнять бумажную трудовую или отказаться и оставить электронную форму.

Фактически электронная трудовая книжка — это сведения о работе человека, которые формируются Социальным фондом России.

Какая информация попадает в ЭТК

Это почти те же сведения, что были раньше в бумажном варианте:

  1. Личные данные — фамилия, имя, отчество.
  2. Компания, фирма, учреждение.
  3. Даты приёма, перевода, увольнения.
  4. Должность.
  5. Причины увольнения.
  6. Информация о ведении бумажной трудовой.

Но некоторые данные в ЭТК отсутствуют:

  1. Подробные сведения о месте работы до 1 января 2020 года. Для всех мест, где работал человек до этой даты, не указаны должности, основания для приёма и увольнения. Дополнить данные можно в МФЦ, СФР, через заявление на портале Госуслуг.
  2. Информация об учёбе, вахте, сезонной работе. Этот период пойдёт в расчёт, где нужно, но в выписке данные не указываются, подтверждать их придётся работнику.
  3. Сведения об общем стаже работы. Можно посчитать самостоятельно по выписке о состоянии лицевого счёта в СФР, где указывается трудовая деятельность, стаж, пенсионные права.
  4. Информация о поощрениях, наградах. Раньше на последних страницах трудовой писали про благодарности, премии, подарки.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой

Для перехода с бумажной на электронную трудовую нужно подать заявление работодателю. Если вы согласились на электронный вариант, отозвать решение и вернуться к бумажной версии уже нельзя.

При устройстве на работу впервые выбора между двумя видами трудовых нет — только электронная. Работодатель отчитается в СФР, который сформирует ЭТК. Самому работнику ничего делать не нужно.

Как быстро получить выписку из ЭТК

Выписку проще и быстрее получить на Госуслугах. Для этого зайдите в раздел «Услуги», затем в «Справки, выписки», где первым пунктом будет «Выписка из электронной трудовой книжки». Выберите «Получить выписку».

Заявление формируется автоматически, файл в pdf приходит за несколько минут, иногда требуется до одного дня. Файл также можно запросить через личный кабинет в СФР по логину и паролю от Госуслуг.

Бумажная выписка из электронной трудовой книжки — где получить?

Независимо от того, где вы работаете, где живете и для чего вам нужен документ, бумажную выписку можно распечатать с Госуслуг или бесплатно по паспорту получить в любом отделении СФР или МФЦ.

Работодатель также может выдать выписку, но только за время работы в его компании. Работник пишет заявление, и ему в течение трёх дней выдают документ, а если увольняется — в день увольнения.

Электронная трудовая книжка: вопросы о преимуществах

Среди очевидных плюсов ЭТК:

  1. Удобство и доступность. Информация доступна в любой момент и с любого устройства.
  2. Безопасность данных. Электронные записи защищены от потери, порчи, подделки. Данные хранятся в базе СФР, их можно проверить и исправить.
  3. Упрощение кадровых процессов. Автоматизация процессов ускоряет обработку данных, не нужны специальные бланки, журналы учёта.
  4. Простота передачи данных. При смене работы или по необходимости передача информации проходит быстро, без лишних трудностей.

Что делать с ошибками в ЭТК

Работодатели передают сведения в СФР обо всех сотрудниках, которые работают в компании. Если у кого-то остались бумажные трудовые, то в них продолжают делать записи. В процессе оформления иногда возникают ошибки, например могут неверно указать должность или дату увольнения. Поэтому человеку важно самостоятельно получать выписку и проверять информацию в ней, чтобы вовремя обнаружить и исправить ошибку.

Если нашли ошибку в трудовой, подайте письменное заявление работодателю, чтобы он отправил корректные данные в СФР. Неработающие могут обратиться сразу в СФР.

Что ещё нужно знать работодателям про ЭТК

Если в компанию пришел трудоустраиваться работник, который оставил бумажную трудовую, нужно продолжить её вести и хранить у себя. Книга учёта бумажных версий также ведётся в бумажном виде.

Переходить на электронную форму можно в любой момент, для этого понадобится написать заявление. После этого вернут бумажную трудовую и продолжат передавать информацию в СФР.

Когда человек с электронной книжкой увольняется, ему выдают справку по форме СТД-Р — сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем. Ниже приводим пример такой справки.

СТД-Р нужна, чтобы подтвердить трудовую деятельность, если велась только электронная трудовая. Сотрудник с бумажной трудовой СТД-Р не получает.

Для работы с электронными трудовыми книжками понадобится квалифицированный сертификат электронной подписи, который можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре «Инфотекс Интернет Траст».

Эта статья была полезной?
Получить сертификат электронной подписи
Заполните заявку на выпуск сертификата