Штатная офисная бухгалтерия — это классический вариант, который можно сохранить при переходе на электронный документооборот. Однако ЭДО изначально призван ускорить и автоматизировать процессы, а также снизить расходы. Поэтому необходимость перемен неизбежна.
Штатная бухгалтерия в компании удобна тем, что специалист или бухгалтерский отдел всегда под рукой. Он часть команды, с которой можно общаться и решать вопросы тет-а-тет. Принято считать, что в таком случае между бухгалтерией и руководством больше доверия. Это можно отнести к преимуществам подхода. Но даже при бумажном документообороте у штатной бухгалтерии есть недостатки. При использовании ЭДО они только усиливаются.
Главный минус — расходы. Свою бухгалтерию нужно содержать. При внедрении ЭДО расходы сокращаются, а потребность в большом количестве специалистов отпадает. Поэтому возникает вопрос сокращения персонала вплоть до сохранения в компании только главного бухгалтера.
Содержание штатной бухгалтерии в условиях ЭДО характерно для крупных компаний и холдинговых структур. Но даже в такой ситуации многие направления работы или отдельные функции могут быть переданы на аутсорсинг.
Можно ли совсем отказаться от штатной бухгалтерии? В этом вопросе каждая компания или предприниматель ориентируется на свои потребности, выгоды и возможности.
Бухгалтерия на аутсорсинге постепенно отбирает пальму первенства у классической бухгалтерии. В большей степени этому способствует развитие электронного документооборота.
Бухгалтерский аутсорсинг предполагает полное или частичное бухгалтерское обслуживании компании или ИП. Учёт, подготовку и сдачу отчётности может полностью взять на себя сторонняя организация. Конкретный перечень услуг определяется тарифом и условиями договора. Это могут быть отдельные услуги, например обработка первичных документов, подготовка и сдача отчётности, или комплексное абонентское обслуживание.
При ЭДО всё осуществляется в электронном виде с использованием программных средств. Руководителю бизнеса предоставляются регулярные отчёты, при этом он в любой момент в онлайн-режиме может контролировать операции и процессы, давать задания, решать управленческие вопросы без привязки к месту. Руководитель подписывает электронные документы электронной подписью, обменивается ими с бухгалтерией, первичные документы принимаются к учёту, по мере необходимости формируется отчётность. Всё это проходит в режиме онлайн в рамках единой системы ЭДО.
Да, то же самое можно проводить и на уровне штатной бухгалтерии, только затраты на её содержание выше, чем оплата услуг аутсорсеров. И ответственность за ошибки при ведении бухгалтерии и сдачи отчётности будут нести они, а не компания-клиент.
Для электронного документооборота с аутсорсинговой бухгалтерией используются услуги оператора ЭДО — это дополнительная гарантия качества и надёжности обмена документами. У вас может быть свой оператор, у аутсорсеров — свой. Это не проблема, поскольку в подобной ситуации электронный документооборот проходит посредством межоператорского роуминга.
Минус при выборе бухгалтерии на аутсорсинге — отсутствие личного контакта со специалистами. Этот недостаток можно устранить, оставив в своей компании главного бухгалтера или несколько штатных бухгалтеров, которые будут сконцентрированы на наиболее важных участках работы или, например, на тех моментах, в которых важно сохранить конфиденциальность и коммерческую тайну.
Реалии текущего времени. В 2020 году большое количество компаний и ИП были вынуждены переводить своих бухгалтеров на дистанционную работу. Многие теперь склоняются к решению частично или полностью сохранить такой подход к организации бухгалтерии. Для этого уже есть и законодательная база — внесены соответствующие изменения в ТК РФ.
Частных бухгалтеров можно привлечь и по гражданско-правовому договору. Но здесь много рисков — они общие для всех фрилансеров.
Пока ещё трудно оценить в масштабах всего рынка бухгалтерских услуг, насколько работа дистанционных бухгалтеров эффективнее, чем на рабочем месте в офисе или работа бухгалтерии на аутсорсинге. Оценка делается индивидуально — на уровне конкретного бизнеса. Но использование электронного документооборота позволяет сделать бухгалтерию на удалёнке альтернативой штатной бухгалтерии на базе компании. Может быть она и альтернативой бухгалтерскому аутсорсингу. Однако в данном случае трудно полностью контролировать работу бухгалтеров, всё равно нужен специалист в штате, который бы курировал все вопросы и нёс ответственность за результаты работы, её качество и своевременность.
Иногда затруднительно выбрать один вариант.
ЭДО позволяет обеспечить ведение бухучёта и сдачу отчётности, контроль и оперативное устранение ошибок в онлайн-режиме. Но он требует определённого материального и технического обеспечения, а также соответствующей профессиональной подготовки специалиста. Критически важно обеспечить и информационную безопасность, чтобы избежать утечки данных.
Многие хотят сохранить своих бухгалтеров, чтобы иметь возможность личного общения и сложившийся уровень доверия. ЭДО и в целом возможности современных технологий рассматривают как вспомогательные средства повышения качества ведения бухгалтерии, скорости операций и автоматизации рутинных процессов. Но при этом осознают потребность в оптимизации расходов.
Преимущество ЭДО в бухгалтерии — возможность выстроить такую организацию бухгалтерии, которая будет удобна, профессиональна, эффективна и оптимальна по затратам.
Возможность выбора из разных вариантов — главное преимущество сегодняшнего развития рынка бухгалтерских услуг, которое усиливается развитием электронного документооборота.
Не стоит искать универсальный вариант. Выберите то, что подходит именно вам.
Например, ИП без работников на УСН нет никакой необходимости формировать штат бухгалтеров. Первичный учёт можно вести самому — для этого есть много программ и сервисов. Можно использовать услуги оператора ЭДО или привлечь для этого аутсорсера. Составить раз в год декларацию — тоже не проблема, для этого можно разово привлечь удалённого бухгалтера.
Предпринимателям и компаниям, которым нужно вести бухгалтерский учёт, у которых есть работники, но при этом бизнес небольшой или среднего масштаба, можно ограничиться услугами аутсорсинговых бухгалтерских фирм. Если при этом есть желание иметь в штате своего бухгалтера — оставить только главного бухгалтера, который будет контролировать все процессы.
Если бизнес сравнительно крупный, используется ОСНО, есть специфика (сельское хозяйство, энергетика, ЖКХ, производство и т.п.), то однозначно нужно формировать бухгалтерию и выбирать наиболее подходящий вариант. Зачастую создаётся бухгалтерский отдел, но в целях оптимизации затрат мелкие задачи вместе с формированием и сдачей отчётности передаются на аутсорсинг.
