Возможности и преимущества ГИС ЭПД
Передача электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД избавляет от необходимости их составления на бумаге. Если нужно проверить перевозочный документ, сотрудник государственного органа (например, ФНС или ГИБДД) обратится к ГИС ЭПД и удостоверится в его наличии, а также получит нужные сведения из содержания проверяемого документа.
Если компания или ИП взаимодействует с ГИС ЭПД, бумажные перевозочные документы не нужно составлять и иметь при себе, а значит, документы не будут повреждены или утрачены. Это ещё одно преимущество.
Работа с ГИС ЭПД поможет перейти на электронный документооборот и при взаимодействии с контрагентами — другими участниками в цепочке перевозки груза. На каждом этапе каждый следующий участник грузоперевозки получает электронный перевозочный документ из системы (через своего оператора ИС ЭПД) и должен подтвердить этот факт. Это обеспечит, среди прочего, возможность проследить по документам движение груза, а также определить его местонахождение (у конкретного участника грузоперевозки).
Пример электронного взаимодействия участников грузоперевозки через систему ЭПД:
- Отправитель груза составляет электронный перевозочный документ (например, транспортную накладную) установленного формата, подписывает документ КЭП и направляет его оператору ЭДО (оператору ГИС ЭПД).
- Оператор ЭДО проверяет документ на предмет соответствия формату, а квалифицированный сертификат — на действительность. Если выявлены ошибки, документ возвращают грузоотправителю для исправления. Если всё в порядке, оператор отправляет документ в ГИС ЭПД.
- Система обрабатывает полученный документ, делает сверку сведений из документа с другой информацией, если она поступила ранее от других участников грузоперевозки. Если документ принят системой, оператор ЭДО направляет его дальше по цепочке — грузоперевозчику и грузополучателю.
- На уровне грузоперевозчика приём груза первично подтверждает водитель или другое ответственное лицо: в сервисе ЭДО делается об этом отметка и подписывается простой или неквалифицированной электронной подписью — в зависимости от локального регламента. После подтверждения приёма груза уполномоченный представитель грузоперевозчика подписывает полученный от оператора ЭДО документ (определённый его раздел) с помощью квалифицированной электронной подписи. После этого считается, что груз принят грузоперевозчиком. Подписание документа будет зафиксировано оператором ЭДО и передано в ГИС ЭПД.
- Получатель груза после доставки принимает его и подписывает КЭП свой раздел перевозочного документа. Водитель также подписывает простой (ПЭП) или неквалифицированной (НЭП) электронной подписью свой раздел документа, фиксируя, что груз доставлен.
- Электронный документооборот завершает грузоперевозчик (транспортная компания), которая оформляет завершение доставки груза, делает об этом отметку в документе, подписывает КЭП и передаёт сведения через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.
Это простой пример взаимодействия. При наличии других участников грузоперевозки или иной схемы доставки некоторые процессы и документы могут дополнять документооборот. Важно, что на протяжении всей грузоперевозки, при оформлении, подписании каждого перевозочного документа, каждого отдельного его раздела, все события будут фиксироваться в ГИС ЭПД через оператора ЭДО. И фактически именно оператор ЭДО — главное связующее звено между всеми участниками грузоперевозки и ГИС ЭПД.
Подключение к системе электронных перевозочных документов
Для работы в системе создан портал ГИС ЭПД, однако доступ к нему получают только государственные органы и их сотрудники. К системе также напрямую подключены операторы ИС ЭПД, включённые в специальный реестр.
Участники автомобильных грузоперевозок прямого доступа к системе не имеют. Для передачи в систему электронных перевозочных документов и их получения они должны заключить соглашение об ЭДО с оператором ИС ЭПД (оператором ЭДО) и взаимодействовать с системой через такого оператора.
Для оформления, подписания и направления электронных перевозочных документов необходим квалифицированный сертификат электронной подписи. Представители бизнеса получают сертификат в Удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица. Сотрудники компаний могут получить квалифицированный сертификат в любом коммерческом удостоверяющем центре с аккредитацией Минцифры. Но для взаимодействия с ГИС ЭПД через оператора каждого уполномоченного сотрудника нужно предварительно добавить в профиль организации или ИП на портале Госуслуги (ЕСИА).
