Москва, Старый Петровско-Разумовский пр., 1/23, стр. 1, этаж 3
г. Москва
Это ваш регион?
8 800 250-8-265
Звонок бесплатный
8 800 250-0-265
Техподдержка 24/7

Ролевая модель в ViPNet ЭДО Отчет

Сергей Куляев
17 Октября 2019
Руководитель проектов ЭДО
Подключиться
Чтобы подключиться к электронной отчётности, заполните заявку
Заполнить заявку

Теория

В каждой организации существуют свои правила ведения документооборота, которые распространяются и на документооборот с государством. При использовании систем электронной отчётности разным сотрудникам могут быть поручены разные задачи и доверена работа с разными направлениями документооборота. Возможность разграничения доступа и зон ответственности между сотрудниками, предусмотренная в продукте, упрощает организацию такой работы.

Практика

В системе электронной отчетности ViPNet ЭДО Отчет реализована ролевая модель предприятия, позволяющая настраивать права и привилегии пользователей, а также управлять ими и изменять их.

При первичной установке программы в системе имеется главный пользователь, или администратор. Чаще всего это руководитель организации, который подписывает отчётность и документы электронной подписью. Администратору доступны максимальные привилегии — полный доступ к системе по умолчанию. Он может создавать, редактировать и отправлять любые документы, а также удалять их и просматривать содержимое любого документа в системе.

Для упрощения настройки все пользователи в системе создаются с правами, по умолчанию такими же, как у администратора. В ряде случаев большего и не требуется.

На случаи, когда нужна настройка привилегий работы с разными типами документов или государственных органов в системе, а также более гибкая настройка доступа к конкретным сценариям работы, существует специальный раздел настроек программы, позволяющий редактировать данные пользователей и их права.

Эта настройка позволяет создать или удалить пользователя или группу.

Изначально раздел содержит три группы, которые нельзя удалить:

  • «Полный доступ»;
  • «Администраторы пользователей»;
  • «Без доступа».

В группу «Без доступа» попадают пользователи, доступ которым запрещен.

Каждый пользователь в системе должен относиться к какой-либо группе. При отнесении к определённой группе пользователь сможет увидеть, создать и отредактировать определённые документы, а то, к чему настройкой будет закрыт доступ, не будет доступно для просмотра или редактирования.

Создание и изменение группы пользователей

Создание и редактирование групп может выполнять пользователь из групп «Полный доступ» или «Администраторы пользователей», а также пользователь, у которого назначена привилегия «Управление пользователями и группами».

Для создания группы пользователей нажмите .

В окне создания группы задайте её наименование и выберите пользователей для добавления в группу. Выбрать пользователей можно и позже, если на момент создания группы нужных пользователей в системе ещё нет.

Перейдите на вкладку «Объекты доступа» для настройки филиалов и направлений сдачи, которые будут доступны пользователям этой группы. На этой вкладке отображаются и действующие, и удалённые филиалы, а также направления, поскольку может понадобиться доступ к информации, хранящейся в истории работы с ними.

Для редактирования нажмите .

Отредактируйте список доступных филиалов компании и направлений сдачи отчётности (можно просмотреть удалённые или скрыть их при необходимости).

После настройки объектов доступа перейдите на вкладку «Привилегии» для настройки привилегий пользователей по тем или иным направлениям, документам и функциям программы. Для каждой отдельной привилегии по работе с отчётами или документами предусмотрены опции:

  • «Недоступно» — скрыть и запретить доступ пользователям;
  • «Только чтение» — открыть доступ к просмотру, но запретить создание и изменение;
  • «Полный доступ» — все возможности по созданию, изменению и просмотру.

Также в этом окне доступны дополнительные настройки — создание филиалов и управление пользователями и группами. Пункт «Создание доверителей» доступен только в режиме уполномоченного представителя.

После создания группы все пользователи, добавленные в нее, получат соответствующие привилегии.

При необходимости изменения групп в окне настроек на вкладке «Пользователи и группы» выберите нужную группу и кликните по ней два раза мышью либо нажмите .

Если создано много пользователей и групп, в каждой из них настроены права и есть необходимость настройки новой группы по аналогии с существующей, создайте или откройте группу для редактирования и в окне «Редактирование группы» нажмите кнопку «Копировать объекты доступа и привилегии». Так вы сможете скопировать настройки любой другой группы и ускорить редактирование.

Создание и изменение пользователя

Создание и редактирование пользователей может выполнять пользователь из групп «Полный доступ» или «Администраторы пользователей», а также пользователь, у которого назначена привилегия «Управление пользователями и группами».

Для создания пользователя в настройках на вкладке «Пользователи и группы» нажмите .

В окне создания пользователя заполните ФИО сотрудника, для этого нажмите «…» в строке «ФИО».

После заполнения данных пользователя система предложит автоматически сгенерированный уникальный логин для него. Маска логина по умолчанию — «ИНН компании_фамилия». Логин можно изменить, если в компании приняты иные корпоративные стандарты.

Также необходимо заполнить адрес электронной почты сотрудника, на него будет отправлена информация с логином и паролем для входа в систему. После заполнения данных сотрудника выберите необходимые группы доступа, к которым будет относиться пользователь. К выбору доступны любые группы, созданные администратором, а также группы по умолчанию.

После заполнения всех нужных данных пользователя нажмите «ОК», пользователь сохранён, а логин и пароль отправлены на адрес электронной почты пользователя.

Созданного пользователя можно увидеть в группе в списке «Пользователи и группы».

При необходимости изменения данных пользователя в настройках на вкладке «Пользователи и группы» выберите нужного пользователя и кликните по нему два раза кнопкой мышки либо нажмите .

Иногда необходимо заблокировать доступ к системе для пользователя, не изменяя его привилегий. Например, это может понадобиться на время отпуска или разбора инцидента безопасности, связанного с использованием системы. Для этого выберите и откройте для редактирования нужного пользователя. В карточке пользователя выставьте флажок в опцию «Заблокировать пользователя». Доступ к системе будет закрыт до тех пор, пока выставлен этот флажок, а все привилегии и данные пользователя будут сохранены. После снятия флажка пользователь сможет продолжить работу.

При работе со списком пользователей и групп можно настроить внешний вид списка.

Кнопка показывает или скрывает группы, оставляя только список пользователей.

Кнопка сворачивает и раскрывает группы пользователей.

При возникновении любых вопросов по функционалу системы или по настройке прав доступа для сотрудников обращайтесь в единую службу технической поддержки «Инфотекс Интернет Траст».

Подключиться
Чтобы подключиться к электронной отчётности, заполните заявку