Организуем ведение электронного документооборота и компактное хранение документов:
Тариф «Сто» предоставляется 1 (один) раз абонентам, подключившимся к системе TrustDoc в период с 14 апреля 2023 года по 31 мая 2024 года.
Тариф «Сто» предусматривает возможность электронного документооборота только с абонентами, подключенными к системе TrustDoc.
Основные условия применения специального тарифа «Документооборот самозанятого»:
Полный перечень условий использования тарифных планов, а также условия предоставления услуг приведены в договоре-оферте, Регламенте системы.
Поскольку электронный документооборот осуществляется исключительно на добровольной основе, возможность выставления счетов-фактур и обмена иными документами в электронном виде допускается законодательством только при условии взаимного согласия сторон сделки.
При этом необходимым условием является наличие у организации и её контрагента установленного программного обеспечения TrustDoc либо иной системы электронного документооборота. Если контрагент подключён к другой системе ЭДО, необходимо подключить межоператорский роуминг. Для консультации по подключению свяжитесь с коммерческим отделом «Инфотекс Интернет Траст» по номеру 8 800 250-8-265.
Кроме того, участники электронного документооборота в программе TrustDoc самостоятельно определяют круг контрагентов, с которыми будет осуществляться обмен электронными документами. Для этого один из участников отправляет другому приглашение в список контрагентов и получает подтверждение на добавление. Также участник электронного документооборота может в одностороннем порядке исключить другого участника из списка контрагентов, с которыми осуществляется обмен электронными документами, в этом случае последний получает уведомление об исключении из списка.
Компании могут обмениваться первичными и учётными бухгалтерскими документами, например актами выполненных работ или услуг, накладными, счетами-фактурами, УПД.
Также существует возможность обмениваться и другими документами, включая договоры, соглашения, письма, претензии, уведомления, приказы, распоряжения и доверенности.
Система TrustDoc позволяет передавать электронные документы любого формата, включая графические файлы.
В ст. 93 Налогового кодекса РФ закреплено положение о том, что должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Данное требование может быть направлено в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Проверяемый имеет право предоставить документы лично или через представителя, направить по почте заказным письмом или передать в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.
Чаще всего сотрудники налоговых органов направляют требования о предоставлении документов в электронном виде в рамках проведения камеральных проверок. Также документы в электронном виде могут быть запрошены в ходе проведения встречных проверок контрагентов.
Что касается выездной проверки, она обычно проводится по местонахождению налогоплательщика. В таком случае можно предложить специалисту налоговой инспекции ознакомиться с проверяемыми документами в электронном виде.
Да, TrustDoc для работы с EDI интегрирован с продуктом стратегического партнера, сертифицированного EDI-провайдера — компании Деловая культура. Для обмена EDI-сообщениями используется решение EDI Culture. При этом сохраняется возможность интеграции в корпоративные системы обмена EDI-сообщениями и документами ЭДО.
Заключать отдельное соглашение с контрагентами об электронном документообороте не требуется. Соглашение целесообразно составлять в том случае, если вы хотите согласовать с контрагентом формы и типы передаваемых электронных документов, а также порядок их обработки.
Поскольку база данных хранится в защищённом облаке оператора «Инфотекс Интернет Траст», доступ к системе сохраняется из любого места при наличии ключа с сертификатом или заданного логина и пароля для авторизации в системе. В случае прекращения или приостановки использования системы абонент всегда сможет войти в систему, просмотреть, сохранить и проверить документы и подписи под ними, но без возможности отправлять новые документы.
Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учётные документы могут быть составлены в двух видах: на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Соответственно, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами и не нуждаются в дополнительном дублировании на бумаге. Оформление документов в электронном виде допускается при согласии сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей. Приоритет бумажных документов над электронными аналогами законодательством не установлен.
