Москва, Старый Петровско-Разумовский пр., 1/23, стр. 1, этаж 3
г. Москва
Это ваш регион?
8 800 250-8-265
Звонок бесплатный
8 800 250-0-265
Техподдержка 24/7

Юридические аспекты внедрения ЭДО: как правильно оформить переход на электронный документооборот

Внедрение электронного документооборота — поэтапный процесс. На каждом уровне нужно решать как технические, так и правовые вопросы. В этой статье расскажем о юридических процедурах перехода на ЭДО и документах, которые нужно будет подготовить для соблюдения формальностей.
Елена Ефимова
25 Сентября 2020
Юрист
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП
Заполнить заявку

Первый этап оформления перехода — аналитическая часть организационных и кадровых вопросов.

На этом этапе нужно определить:

  • какие процессы и документы затронет ЭДО, как они будут осуществляться;
  • какие сотрудники будут задействованы в ЭДО — кто получит право создавать электронные документы, утверждать и подписывать их электронной подписью;
  • кто будет персонально отвечать за конкретные процессы;
  • как будет осуществляться контроль и управление ЭДО.

В дальнейшем конкретные решения юридически оформляются изданием приказов. При необходимости вносятся изменения в кадровую документацию.

Примерный набор локальных нормативных актов:

  1. Приказ о переходе на электронный документооборот. В нём отражается, во-первых, само решение. Кроме того, устанавливаются этапы и сроки перехода на ЭДО, задействованные подразделения и сотрудники, а также ответственные лица.
  2. Приказы и документы, касающиеся кадровых изменений в связи с переходом на ЭДО.
  3. Специальные локальные акты, которые будут регулировать внутренний документооборот, процессы согласования документов, их движения между подразделениями и сотрудниками, подписания, контроля исполнения и т.д.
  4. Инструкции (правила, регламенты, порядки и т.п.), касающиеся отдельных подразделений компании, в которых вводится ЭДО, — создание новых или внесение изменений в старые акты.

Оформление сертификата ЭП и заключение договора с оператором ЭДО

Для получения электронной подписи оптимальным вариантом будет обращение в удостоверяющий центр, который одновременно является оператором ЭДО. В этом случае можно сразу решить все вопросы — оформить ЭП, организовать ЭДО с контрагентами и сдачу отчётности в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат в электронном виде.

Но возможен и иной подход — сначала обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, оформить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и приобрести средство криптографической защиты информации (СКЗИ), а впоследствии заключить договор с оператором ЭДО для организации документооборота и сдачи отчётности.

Разработка и утверждение регламента ЭДО

Регламент описывает все процессы электронного документооборота, причём не только с юридической точки зрения, но и с технической. Документ разрабатывается индивидуально, исходя из специфики компании, её реальных бизнес-процессов и всех особенностей ЭДО.

Регламент может быть общим (единым), для отдельных подразделений, дочерних компаний, филиалов и представительств, для внутреннего и внешнего ЭДО или для отдельных направлений работы.

Нормативных требований к регламенту нет. Компании сами определяют его структуру и содержание. Но при составлении необходимо следовать требованиям российского законодательства. Кроме того, нужно учитывать нормативное регулирование отдельных направлений ЭДО, особенно в отношении бухгалтерского учёта и отчётности (приказы Минфина, ФНС, постановления Правительства).

Регламент разрабатывают юристы при участии технических специалистов, задействованных в ЭДО.

Примерные разделы регламента:

  1. Вводная часть — предмет регулирования, нормативная база, термины и определения.
  2. Юридическая часть — порядок организации ЭДО, его участники, их права и обязанности, управление, контроль, ответственность.
  3. Техническая часть — описание бизнес-процессов, используемые программно-технические средства, инструкции по работе, совершению определенных действий и т.п.
  4. Вопросы информационной безопасности — порядок её обеспечения, средства и процессы.

Согласование ЭДО с контрагентами

С новыми контрагентами вопрос электронного документооборота согласовывается при заключении сделки. Порядок определяется условиями договора.

По действующим договорам процесс согласования ЭДО следующий:

  1. Контрагенту направляется письменное предложение о переходе на ЭДО.
  2. Если контрагент согласен, заключается дополнительное соглашение к договору, где прописываются условия ЭДО.
  3. Если контрагент не согласен, сохраняется прежний режим взаимодействия до истечения срока договора или до его досрочного расторжения.

Подключение к электронному документообороту с государственными органами

При переходе на ЭДО с государственными органами возможны различные сценарии в зависимости от направления электронного взаимодействия и его нормативного регулирования:

  1. Регистрация на сайте ведомства и создание личного кабинета — электронные обращения, в том числе подача электронных заявлений.
  2. Использование специальных программно-технических средств или сервисов конкретного ведомства — электронные обращения, предоставление электронной отчётности.
  3. Работа через оператора ЭДО — универсальный вариант, который покрывает все потребности, в том числе в части сдачи отчётности в контролирующие органы.
  4. Регистрация в государственных информационных системах и сервисах для профильной работы. Например, для работы в системе маркировки используется Честный ЗНАК, для оформления ветеринарных документов — «Меркурий», для участия в госзакупках нужна регистрация в ЕСИА и авторизация на электронных торговых площадках.
  5. Регистрация в ЕСИА (портал Госуслуги) — для обращений за госуслугами, а также для авторизации в различных системах и сервисах с помощью учётной записи ЕСИА.

Наличие электронной подписи позволяет напрямую взаимодействовать с федеральными и региональными органами власти в онлайн-режиме. Использование специальных программных средств или функционала сайта определённого ведомства даёт возможность создавать электронные документы, тут же их подписывать и отправлять. Для работы в собственной корпоративной системе необходимо обратиться к услугам оператора ЭДО.

Эта статья была полезной?
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП