Москва, ул. Мишина, 56, стр. 2, этаж 2
г. Москва
Это ваш регион?
8 800 250-8-265
Звонок бесплатный
8 800 250-0-265
Техподдержка 24/7

Новые причины перейти на ЭДО: преимущества электронного документооборота в ракурсе подорожания бумаги

Рост цен на бумагу эксперты уже называют сильным стимулом к ускорению перехода с бумажного на электронный документооборот. Особенно в тех сегментах, где документооборот очень объёмный, а значит, и затраты на бумагу колоссальны. Добавьте к этому расходы на содержание оборудования, расходные материалы, отправку почтовой корреспонденции — цифры затрат на бумажный документооборот вырастут кратно. Зачем переплачивать, если можно этого не делать — вопрос риторический. Поэтому поговорим о конкретных выгодах от перехода на ЭДО в текущих экономических реалиях.
Елена Ефимова
12 Апреля 2022
Юрист
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП
Заполнить заявку

По состоянию на начало 2022 года электронный документооборот используют большинство предпринимателей и юридических лиц. Однако основная масса сочетает электронные документы с бумажными — либо на уровне их дублирования, либо на уровне разных процессов.

В любом случае электронный документооборот — уже вполне обыденное явление, а с точки зрения госпрограммы «Цифровая экономика РФ» и нормативного регулирования, ЭДО — это стандарт современного документооборота. Он стал основным, а не второстепенным, как было еще несколько лет назад, способом обмена информацией и документами.

Мощным стимулом для активного применения ЭДО стали ограничения и запреты, связанные с распространением коронавирусной инфекции. Но теперь, когда они стали постепенно сниматься, появился не менее важный стимул — резкий рост цен на бумагу, принтерное и копировальное оборудование, его комплектующие и расходные материалы, а также повышение тарифов на почтовые и курьерские услуги.

Работать с бумажными документами становится всё более сложно и невыгодно. Бумажный документооборот практически исчез в сфере госзакупок и коммерческих тендеров. ЭДО активно вытесняет бумажные документы из кадровой, финансовой, бухгалтерской, юридической работы. Значительная доля сделок совершается дистанционно, а гарантировать на 100% их юридическую значимость способен только ЭДО, предполагающий подписание документов квалифицированной электронной подписью.

Таким образом, ЭДО поглощает все больше и больше сфер. И тот, кто не принимает эту действительность, не только лишает себя преимуществ ЭДО, но и упускает экономические выгоды от процессов, сделок и операций, которые невозможны без использования ЭДО.

Преимущества ЭДО в новых экономических реалиях

Что может дать полный переход на ЭДО:

  1. Серьёзную экономию денежных средств, особенно на фоне роста цен на бумагу, печатное и копировальное оборудование, расходники, почтовые и курьерские услуги. Такие расходы можно полностью исключить, а при постепенном переходе на ЭДО — поэтапно снижать.
  2. Повышение скорости отправки и получения документов. В рамках ЭДО документы отправляются и поступают адресату практически мгновенно. Исчезает риск просрочки представления документов в государственные ведомства, суды, контрагентам. При этом у оператора ЭДО при необходимости можно запросить сведения о дате и времени направления и получения документов, чтобы подтвердить исполнение своих обязательств точно в срок.
  3. Получение новых возможностей для бизнеса за счёт участия в госторгах и коммерческих тендерах, а также заключения сделок с контрагентами, которые уже перешли на ЭДО.
  4. Отсутствие затрат на организацию архива бумажных документов, исключение риска утраты, повреждения документов.
  5. Сокращение судебных расходов. Ковидные ограничения ещё полностью не отменены, а почтовые расходы при отправке корреспонденции почтой заказным письмом с уведомлением и описью вложений значительны для тех, кому приходится судиться часто. В суды можно направлять любые документы в электронном виде, в том числе и письменные доказательства.
  6. Автоматизация многих процессов, связанных с формированием и отправкой документов. Это означает сведение к минимуму расходов и убытков, связанных с человеческим фактором или, например, нештатными ситуациями.

Конечно, деятельность разных компаний и ИП имеет свою специфику, но просчитать экономическую выгоду от перехода на ЭДО несложно. Достаточно узнать и сравнить расходы на бумажный документооборот с расходами на электронный. Как правило, чем больше объём документооборота, тем выгоднее переход на ЭДО, как за счёт сокращения расходов, так и за счёт появления новых источников дохода.

Полный или частичный переход на ЭДО — что лучше?

Государственная цифровая политика однозначно говорит, что переход на полный ЭДО неизбежен. Уже сегодня электронные документы и электронное взаимодействие считаются приоритетными при получении госуслуг, при сдаче отчётности и во многих других процессах. Бумажный формат, как правило, сохраняется только в тех сферах, где пока сложно его полностью убрать и требуется плавный переход на ЭДО.

Переход на электронный документооборотПодключитесь к системе TrustDoc и обменивайтесь документами с контрагентами без лишних затрат.
    Подробнее

Учитывая экономическую ситуацию в стране, в краткосрочной перспективе инфляция будет достаточно высокой, поэтому половинчатые решения «здесь — электронный, а там — бумажный формат», вряд ли дадут экономическую выгоду, которую способен дать полный переход на ЭДО. Нужно учитывать и то обстоятельство, что переход на полный ЭДО — дело небыстрое. Он требует организационных решений и действий, определённых затрат, всё это не происходит одномоментно. Поэтому в любом случае придётся внедрять ЭДО постепенно, но важно сразу охватывать все этапы и все сферы его внедрения. Иначе может оказаться, что внедрённая система недостаточно функциональна или вообще неспособна работать в тех сферах, которые со временем компания решит перевести на цифровое взаимодействие. Это приведёт к лишним затратам.

Оптимальный вариант для малого бизнеса — получение квалифицированного сертификата электронной подписи для руководителя юридического лица или ИП в Удостоверяющем центре ФНС, а для сотрудников — в аккредитованных удостоверяющих центрах, которые способны сразу же обеспечить предоставление услуг оператора ЭДО, а также помочь с интеграцией учётных систем с внешними информационными системами. Важно, чтобы система электронного документооборота поддерживала работу с квалифицированными сертификатами, полученными в любых коммерческих и государственных аккредитованных удостоверяющих центрах, включая УЦ ФНС России, УЦ Банка России и УЦ Федерального казначейства. Такую возможность предоставляет созданная нашей компанией система электронного документооборота TrustDoc. Один из ведущих, аккредитованных по новым правилам 2021 года удостоверяющих центров России «Инфотекс Интернет Траст» предоставляет такие услуги.

Для малого бизнеса и ИП нет смысла тратиться на разработку своей системы ЭДО или покупку решения «из коробки». Функционал оператора ЭДО способен покрыть все основные потребности бизнеса при электронном взаимодействии с органами власти, ФНС, судами, контрагентами, а также при работе на электронных торговых площадках, в том числе работающих с госзаказами. Поэтому получение услуг оператора электронного документооборота — наиболее выгодный во всех смыслах способ перейти на электронное взаимодействие и оптимизировать затраты в условиях роста цен на бумагу и общей тенденции к цифровизации бизнеса.

Эта статья была полезной?
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП