Москва, Старый Петровско-Разумовский пр., 1/23, стр. 1, этаж 3
г. Москва
Это ваш регион?
8 800 250-8-265
Звонок бесплатный
8 800 250-0-265
Техподдержка 24/7

Электронные документы как доказательства в судебном процессе

Законодательство РФ разрешает использовать электронные документы в качестве доказательств. Но на практике далеко не все электронные документы и не в каждом случае принимаются судами. Допустимость и достоверность таких доказательств — первое, что вызывает сомнения. Рассмотрим, какими нормативными требованиями нужно руководствоваться и как на практике суды оценивают электронные документы.
Елена Ефимова
30 Марта 2020
Юрист
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП
Заполнить заявку

Юридическую силу любому документу придаёт его соответствие определённым требованиям. Они установлены законами и другими нормативно-правовыми актами, могут различаться в зависимости от вида и назначения документа. Как правило, речь идёт о требованиях к форме и содержанию. Обязательное условие — подпись уполномоченного лица или лиц. Иногда требуется печать — как дополнительное подтверждение составления, издания, согласования документа конкретным органом власти, организацией или физическим лицом.

Юридическая сила документа в электронном виде — более сложная категория. Такие документы должны соответствовать как общим требованиям, предъявляемым к любым юридически значимым документам, так и специальным. При этом важно различать электронные документы и электронные образы. К этим категориям процессуальное законодательство относится неравнозначно:


  • электронные документы в оригинале приравниваются к бумажным документам в оригинале;
  • электронные копии (образы) документов приравниваются к бумажным копиям документов.

Документ как доказательство в судебном процессе

Процессуальное законодательство (ГПК, АПК, КАС, УПК, КоАП) считает документы:

  • письменными доказательствами, если в документе есть информация, имеющая значение для дела;
  • вещественными доказательствами, если документ, как предмет с определенными признаками, способен быть средством установления обстоятельств, имеющих значение для дела.

В большинстве случаев документ — письменное доказательство. Но если, например, представлен подложный документ, таким доказательством он быть не может, а вот вещественным — да.

В качестве письменных доказательств суды принимают любые бумажные и электронные документы, выполненные любым способом. Но только при условии, что можно установить достоверность документа.

О достоверности говорят:


  • наличие всех обязательных реквизитов;
  • соответствие юридически значимого документа всем предъявляемым к нему требованиям;
  • действительность документа по срокам;
  • точность и полнота информации;
  • отсутствие признаков подделки;
  • подписание документа уполномоченным лицом;
  • действительность и достоверность подписи;
  • отсутствие сомнений или наличие подтверждений того, что документ исходит от конкретного лица.

Разные документы по-разному оцениваются на предмет достоверности. Оценка зависит от вида документа, его формы, способа получения и представления. Важный фактор — оспаривается или не оспаривается достоверность документа. В сложных, спорных случаях может проводиться экспертиза как документа в целом, так и отдельных его элементов.

Таким образом, для суда не столь важно, о какой форме документа идет речь, электронной или бумажной. Важно, чтобы документ был подлинным (достоверным) и имел отношение к делу.

Проблемы могут возникнуть с представлением документов. На этот счёт установлены общие и специальные требования.

Обязательно представляются оригиналы документов, если:

  • конкретные обстоятельства дела в соответствии с законом должны подтверждаться только оригиналами документов;
  • дело, по мнению суда, нельзя разрешить без подлинных документов;
  • представленные копии документа отличаются по содержанию;
  • суд потребовал представить подлинники документов взамен представленных электронных копий.

В остальных случаях разрешается представлять электронные или бумажные копии документов. Подлинность копий обеспечивается их заверением в установленном законом порядке, как правило, нотариальном. Правда, если суд посчитает нужным запросить оригиналы, придется либо их представить, либо заявить о невозможности сделать это, обосновав причины.

Специальные требования к представлению документов в электронной форме

Порядок подачи в суды документов в электронной форме, в том числе электронных документов, установлен:

  1. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 251 «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа».
  2. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2016 г. № 252 «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа».

Требования к электронным документам, изначально созданным в таком виде без предварительного создания бумажного носителя:

  1. Формат файла должен соответствовать формату электронного документа на момент его подписания. Допустимые форматы: PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX или ODT, а для документов с графикой — PDF, JPEG (JPG), PNG или TIFF.
  2. Один документ — один файл размером не более 30 Мб. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
  3. Запрещается использовать средства защиты от копирования и печати.
  4. Представляемый электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подписавшего электронный документ. Используется отсоединённая электронная подпись (в отдельном файле).

Требования к электронным образам документов (сканам):

  1. Сканирование осуществляется в масштабе 1:1.
  2. Основная цветовая гамма — чёрно-белая или серая. Цветные изображения допускаются, если это имеет значение для дела и для точной цветопередачи оригинала.
  3. Качество должно обеспечивать возможность корректного прочтения документа, сохранение всех его реквизитов, графической подписи, печатей и штампов.
  4. Формат файла — PDF с возможностью копирования текста. Размер — не более 30 Мб.
  5. Один документ — один файл. В названии файла указывается наименование документа и количество листов.
  6. Электронный образ заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью или иным способом, если это допускает процессуальное законодательство.

Указанные требования касаются только случаев, когда документы представляются вместе с обращением в суд (заявление, ходатайство, жалобы и т.д.) и направляются через личный кабинет сервиса «Мой арбитр» или ГАС «Правосудие».

Представление электронных документов и электронных образов в качестве доказательств непосредственно в процессе проходит по другим правилам:

  1. Электронный документ распечатывается и заверяется в том же порядке, в котором он был подписан электронной подписью. Как вариант, возможно его заверение нотариусом. Суд может принять документ и в том случае, если бумажная версия будет заверена графической или простой электронной подписью лица, подписавшего электронный документ.
  2. Электронный образ (скан) документа заверяется в нотариальном порядке. Хотя такого процессуального требования нет, это повышает уровень доверия к документу.

Практика применения разных видов электронных доказательств

Любые электронные документы, подписанные надлежащим образом, принимаются судами в качестве доказательств наравне с бумажными документами. С электронными образами сложнее. К ним относятся как к копиям бумажных документов, но оценивают более придирчиво. Это связано с тем, что образ легче видоизменить полностью или частично с помощью графических редакторов.

Наиболее часто в качестве электронных доказательств используются следующие документы:

  • договоры и дополнительные соглашения;
  • учётные и платёжные документы;
  • переписка сторон через интернет с использованием электронной почты или мессенджеров;
  • сканы, распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры, с помощью факсимильной связи.

Процессуальное законодательство не содержит специальных правил оценки электронных доказательств. Нет в законах и самого понятия «электронное доказательство». В связи с этим суды оценивают электронные документы и образы на своё усмотрение в рамках правил оценки доказательств в целом и письменных в отдельности.

Если документ и его достоверность не оспариваются сторонами процесса, он, скорее всего, будет принят судом в качестве доказательства. Разумеется, если соблюдены формальные требования к его форме, содержанию, получению и представлению. Но если возникает спор, приходится доказывать или опровергать различные обстоятельства, связанные с составлением, изданием, подписанием, отправкой и (или) получением документа.

В соответствии со статьей 160 ГК РФ, письменная форма сделки считается соблюдённой, если стороны заключили договор с помощью технических средств, которые позволяют воспроизвести в неизменном виде содержание сделки на материальном носителе. Договор считается подписанным конкретным лицом, если можно достоверно определить, что именно это лицо выразило свою волю и тем самым заключило сделку. Отсутствие подписи (графической или электронной) на договоре уже ставит под сомнение соблюдение письменной формы сделки. Поэтому, когда в суде для подтверждения сделки представляются электронная переписка и приложения к ней, необходимо доказать, что письма и вложения (договор, протокол разногласий и т. п.) исходили от конкретного лица, имеющего полномочия на заключение сделки.

Учётные и платёжные документы также могут быть оспорены на предмет их создания или подписания конкретным лицом. Интернет-переписка, сканы и распечатки документов, переданных по электронной почте, через мессенджеры или с помощью факсимильной связи, скриншоты страниц создают ту же самую проблему.

Электронная подпись не гарантирует на 100% достоверность документа. По крайней мере, всегда может быть поднят вопрос о её действительности и правомерности использования. Однако её наличие, особенно УКЭП, приравнивает документ к бумажному аналогу и устраняет большую часть рисков.

Как повысить шансы на признание документов в электронной форме доказательствами

Возможные проблемы с признанием электронных документов доказательствами не означают, что их нельзя использовать в судебном процессе. Можно и нужно. Но вероятные сложности важно предусмотреть заранее.

Рекомендуется:

  1. Внимательно и подробно прописывать электронный документооборот в договоре с контрагентом, чтобы предотвратить любые споры на этот счёт.
  2. Использовать формат PDF — удобен для хранения, обеспечивает целостность документа.
  3. Наиболее важные документы дублировать — электронный и бумажный форматы. Это стоит предусмотреть в договоре. Как вариант, ставить на электронных документах оттиск факсимиле собственноручной подписи.
  4. Если есть возможность, представляя электронные документы в суд, ссылаться на наличие бумажного аналога и, соответственно, иметь и сохранять его на случай, если суд запросит.
  5. Заверять распечатки и скриншоты у нотариуса.
  6. Прикладывать подтверждение от провайдера (УЦ) подлинности ЭП. При необходимости — подтверждение (отчёт) о том, что при использовании IP-адреса истца или ответчика все подключения истца или ответчика, как отправителя или получателя документов, идентифицируются в интернете с IP‑адресом истца или ответчика.
Эта статья была полезной?
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП