Электронное взаимодействие с контрагентами: как это работает и как перейти на ЭДО

Гражданское законодательство (статья 434 ГК РФ) разрешает заключение сделок путём составления и подписания договора в виде электронного документа или обмена электронными документами. При этом письменная форма договора будет считаться соблюдённой.

Документооборот между контрагентами в рамках исполнения сделки подчиняется условиям договора или дополнительного соглашения к нему, это позволяет сторонам самостоятельно согласовать между собой формы и способы обмена документами.

На практике встречаются несколько вариантов информационного и документального взаимодействия контрагентов:

1. Полностью бумажный документооборот — он хотя и практикуется, но всё реже.
2. Комбинация цифрового и бумажного взаимодействия — на текущий момент самый распространённый способ, который можно реализовать в разных вариациях. Например, предварительное согласование сделки вести путём обмена электронными письмами или сообщениями в мессенджерах, сам договор заключить в бумажном виде, а в дальнейшем оперативное взаимодействие вновь перевести в электронный формат.
3. Сочетание бумажного документооборота и ЭДО — когда первично создаются и подписываются электронные или бумажные документы, которыми обмениваются стороны, а затем документы дублируются во втором формате — бумажном (распечатка электронных документов) или цифровом (создание скан-копий бумажных документов).
4. Полностью безбумажный документооборот на всех этапах заключения и исполнения сделки — от согласования условий договора, его составления и подписания до обмена электронными документами в процессе исполнения сторонами своих обязательств. В этом случае контрагенты используют только электронные документы, подписанные ЭП сторон (их официальных представителей).

С точки зрения закона стороны вправе использовать любой вариант из перечисленных. Но во избежание претензий и споров необходимо выполнить ряд обязательных условий:

1. Согласовать все существенные условия сделки.
2. Согласовать порядок информационного и документального взаимодействия.
3. Выполнить требования к форме договора (простая письменная, нотариальная).
4. Подписать документы надлежащим образом (выполнить требования к подписи, включая подписание документа уполномоченным на это лицом).
5. Обеспечить обмен документами, который бы позволял точно определить, от кого они исходят и кем приняты.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны при условии, что соблюдены все требования к их составлению и подписанию. Но только ЭДО способен обеспечить высокий уровень оперативности взаимодействия, при котором все вопросы можно решать в онлайн-режиме.

Внедрение ЭДО с контрагентами требует минимального пересмотра устоявшихся схем работы. Ключевое изменение состоит в том, что все те привычные документы, которые ранее составлялись в бумажном виде и подписывались собственноручной подписью, больше не потребуют распечатки, а сразу будут подписываться электронной подписью и отправляться контрагенту. Для хранения таких документов используется электронный архив, к которому можно обратиться в любой момент, в том числе при необходимости распечатать нужный документ. Чаще всего услуга оператора ЭДО включает и хранение документов в облаке.

ЭДО позволяет составлять, оформлять и направлять любые документы, которыми обычно обмениваются контрагенты, включая:

• договоры и приложения к ним;
• доверенности;
• дополнительные соглашения;
• счета-фактуры;
• накладные;
• акты сдачи-приёмки работ (услуг, товаров);
• УПД;
• акты сверки;
• уведомления, письма;
• претензии.

Благодаря технологии межоператорского роуминга взаимодействие возможно независимо от того, с каким оператором ЭДО работает контрагент.

Как перейти на ЭДО с контрагентами

Стандартная практика перехода организации на ЭДО предусматривает подготовку регламента — внутреннего акта, который урегулирует порядок работы с документами и соответствующие процессы. Также он служит инструкцией для всех сотрудников.

Каждая организация разрабатывает свой регламент, учитывая свою специфику, бизнес-процессы, используемые документы и так далее. Регламент не является обязательным, но если документооборот объёмный, разнообразный и многоуровневый, в компании много подразделений и сотрудников, то он необходим для упорядочивания работы.

Второй этап — согласование перехода на ЭДО с контрагентами.

Помимо контрагентов, в систему ЭДО можно включить взаимодействие с государственными органами и внебюджетными фондами. Порядок подключения нужно уточнять в соответствующем ведомстве. ПФР, в частности, требует направления письменного заявления о подключении к ЭДО и заключения соглашения. Такое решение обеспечивает взаимодействие как с контрагентами, так и с другими контактами организации в рамках единой системы — корпоративного программно-технического решения и предоставленных оператором ЭДО сервисов.