Электронные трудовые книжки: особенности использования в 2025 году

1. Особенности электронной трудовой
2. Перевод сотрудника на электронную трудовую книжку
3. Ведение электронной трудовой книжки в 2025 году
4. Ответственность
5. Наиболее распространенные вопросы

Особенности электронной трудовой

Введение ЭТК было частью процесса перевода кадрового документооборота в ЭДО. Удобство оформления и использования, защита от утраты и искажения данных были главными причинами перехода на электронные трудовые книжки. Для работодателей также была значимой возможность снизить затраты на документооборот, в том числе связанный с кадровым учётом и отчётностью. Отдельный аспект — взаимодействие с дистанционными работниками, которые зачастую живут и работают вдалеке от местонахождения работодателя. Для них ЭДО и ЭТК — возможность не тратить деньги и время на дальние поездки ради оформления трудоустройства.

Электронная книжка — цифровой аналог бумажной. У неё нет физического носителя. Сведения о работниках находятся в информационной базе СФР и формируются на основе данных, предоставляемых работодателями.

Информация о трудовой деятельности с 1 января 2020 года зафиксирована в ЭТК подробно, а до этой даты — в сокращённом виде, учитывая наличие сведений до 01.01.2020 в бумажных книжках и в информационных базах СФР.

В 2025 году ЭТК должна быть у каждого работающего по трудовому договору. У тех, кто впервые устроился на работу после 01.01.2021 года, есть только такой формат. Сотрудники, у которых когда-то была оформлена бумажная трудовая, могут продолжать её использовать. Работодатель не вправе отказать в этом, однако всё равно должен передавать сведения в СФР для внесения данных в ЭТК. Если такой работник откажется от бумажного формата и перейдёт на цифровой, отозвать решение не получится.

Преимущества и недостатки ЭТК

Цифровой формат позволяет получить все преимущества, характерные для электронных документов и документооборота.

Плюсы ЭТК:

1. Её невозможно потерять, повредить.
2. Проще и быстрее проходит оформление пенсий, поскольку у СФР уже есть все данные.
3. Дистанционным работникам нет необходимости специально приезжать к работодателю для оформления документов.
4. Меньше ошибок, неточностей благодаря автоматизации процессов формирования данных в ЭТК.
5. Меньше затрат на кадровый документооборот.
6. Работодатель может проверить сведения о предыдущей деятельности работника, не полагаясь на его слова, если он ссылается на утрату бумажных документов.

Основные недостатки связаны с рисками технических сбоев и кибератак на инфраструктуру работодателей и СФР. С одной стороны, риски снижаются при использовании современных технологий по защите персональных данных, с другой — это требует затрат.

Отдельные недостатки:

• нет сведений о наградах и прочих поощрениях — их подтверждают другими документами;
• общий стаж нужно подтверждать выпиской из лицевого счета СФР;
• в цифровой версии может не быть всех сведений о службе в силовых, правоохранительных и прочих подобных структурах.

Перевод сотрудника на электронную трудовую книжку

В 2025 году ЭТК оформляют для всех работников. У тех, кто в 2025 году впервые устраивается на работу, выбора нет — только такой формат.

Сотрудники с бумажной книжкой могут от неё отказаться, но только добровольно. Для этого необходимо:

1. Уточнить у конкретного работника, готов ли он перейти только на электронный формат.
2. В случае согласия попросить написать отказ от бумажной трудовой в свободной форме или по форме, утверждённой в организации (ИП).
3. Зафиксировать в старой книжке переход на ЭТК.

Если на работу устраивается человек, у которого на руках только бумажная книжка, а электронная ему никогда не оформлялась, необходимо уточнить, готов ли он полностью перейти на цифровой формат. Согласие нужно оформить письменно. После этого потребуется внести в книжку данные об отказе от её ведения и вернуть её сотруднику в течение трёх дней. Если сотрудники на ЭТК переходить не хотят, работодатель обязан вести бумажную книжку и одновременно передавать сведения в СФР.

Как узнать о наличии и посмотреть электронную трудовую

Самый простой вариант — через сайт или приложение Госуслуги. Потребуется подтверждённая учётная запись. Информация о наличии ЭТК может уже быть указанной в ЛК. Если её нет, нужно запросить выписку из электронной книжки из раздела «Работа и занятость» или «Сведения о трудовой деятельности». Чтобы не искать, можно просто ввести запрос в поисковой строке и перейти на соответствующую страницу предоставления госуслуги. Выписка формируется автоматически, обычно приходит сразу или в течение суток. Если ЭТК нет, придёт ответ об отсутствии данных в системе СФР.

Два других варианта:

1. Обратиться в отдел кадров по месту своей работы. Работодатель обязан предоставить документ в течение трёх рабочих дней — на руки или на электронную почту.
2. Посетить отделение СФР или МФЦ с паспортом. Срок получения документа озвучит специалист. Могут предоставить сразу или назначить дату и время, когда нужно прийти за выпиской (обычно не больше 1-3 рабочих дней).

Ведение электронной трудовой книжки в 2025 году

Работодатели ЭТК не ведут, это делает СФР на основании предоставленных ими данных в рамках формы ЕФС-1.

При найме или увольнении сотрудника работодатель обязан направить сведения на следующий рабочий день после приказа о принятии на работу/увольнении. В случае перехода сотрудника на ЭТК, переводе на другую должность и в других случаях, которые влияют на информацию в трудовой книжке, — до 25-го числа следующего месяца.

Если физлицо трудоустраивается впервые, электронная трудовая книжка при приёме на работу будет ему сформирована с даты трудоустройства. Далее она будет просто дополняться информацией.

Ответственность

Поскольку ведение ЭТК — обязанность СФР, а не работодателя, его могут наказать только за нарушение порядка предоставления сведений в СФР. Штраф составляет 300-500 рублей, при этом к ответственности привлекают конкретное должностное лицо.

Если будет выявлено нарушение ТК РФ, ответственность более серьёзная: от нескольких тысяч рублей для должностных лиц до нескольких десятков тысяч рублей для организаций в зависимости от характера нарушения. В случаях с ЭТК нарушением законодательства будет, например, непредоставление данных, обусловленное отсутствием официального трудоустройства.

Наиболее распространенные вопросы

Нужна ли трудовая в 2025 году?

Да, нужна. Но достаточно ЭТК. Если сотрудник с бумажной книжкой не отказался от неё, то работодатель обязан её вести и одновременно передавать данные для формирования цифровой версии.

Нужна ли бумажная книжка в 2025 году?

Нет. Сейчас у всех работающих граждан есть ЭТК, и её достаточно.

Как оформляется электронная трудовая в 2025 году?

ЭТК не оформляют в общепринятом смысле. Это набор информации, которая поступает от работодателей, собирается и хранится в информационной системе СФР. На руки можно получить только выписку.

Можно ли перейти с бумажной на электронную трудовую книжку?

Да. Но этот вопрос актуален только для тех, у кого нет ЭТК. С 1 января 2021 года электронные книжки формируются для всех сотрудников, в том числе параллельно с бумажной, если работник от неё не отказался. Для перехода только на цифровой формат нужно письменно сообщить об этом работодателю, но после этого изменить решение нельзя.