Потребность в переводе кадрового документооборота из бумажного в электронный вид назрела давно, потому что развитие кадрового ЭДО выгодно как работникам, так и работодателям:
В 2017 году при Минтруде России была создана рабочая группа по внедрению в законодательство системы электронного кадрового документооборота.
В рабочую группу вошли представители федеральных ведомств (Минкомсвязи, Минфина, Минтруда, Роструда, Пенсионного фонда), общероссийских объединений работников и работодателей, а также бизнес-структур, включая Сбербанк, компании МТС, «Северсталь Менеджмент», «Мечел» и другие.
Группа анализирует перспективы цифровых кадровых документов и вырабатывает предложения законодательного характера по переходу на оформление документов, связанных с трудовыми отношениями, в электронной форме. Члены рабочей группы не только обсуждают пилотные проекты, но и участвуют в них, например тестируют технические решения для обмена электронными кадровыми документами между работодателями и госструктурами и опробуют проведение проверок в электронном виде без участия кадровика и инспектора.
В 2018 году на площадках бизнес-структур, входящих в состав рабочей группы, был проведён эксперимент по электронному кадровому документообороту, регламентированный приказом Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 года «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений».
В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.
Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.
Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения. Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде. О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.
Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.
Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде. Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов). В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.
На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица). А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года. При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.
Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.
В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования. Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора. Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.
Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).
На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.
После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».
Проведение эксперимента должно быть отражено в коллективном договоре или соглашении с работником. Если работник попросит выдать ему кадровые документы на бумажном носителе, организация обязана будет исполнить требование в течение трёх суток.
Задача второго эксперимента по переводу кадрового документооборота в электронный вид — отработка механизмов ведения документов в цифровом виде без дублирования на бумажном носителе и подготовка соответствующих предложений по внесению изменений в законодательство.
Электронный кадровый документооборот имеет неоспоримые преимущества перед бумажным. Он ускоряет кадровое делопроизводство, снижает риск утраты документов, усиливает защиту документов от подделки. Однако процесс его введения вместо привычного бумажного делопроизводства тормозится недоработанностью как правовых, так и технических решений.
В первую очередь проблемы связаны с жизненным циклом кадровых документов. Некоторые из них должны храниться в течение 50 лет или 75 лет — для сотрудников, оформленных до 2003 года. За это время действительность сертификата электронной подписи, которой подписан кадровый документ, утрачивается, а сам документ в ходе своего жизненного цикла может переконвертироваться в новые форматы или мигрировать при смене электронного носителя. Работнику будет затруднительно защитить свои права, если он обратится за их защитой через 10 — 20 лет после заключения электронного трудового договора.
В связи с этим необходимо найти механизмы, позволяющие признавать, что сертификат на момент подписания был действителен, а также что в электронный документ не были внесены изменения при переконвертации его формата (в том числе когда формат, в котором изначально был создан документ, позднее перестаёт распознаваться программным обеспечением, и прочитать его становится невозможно) или при переносе с одного носителя на другой.
