Москва, Старый Петровско-Разумовский пр., д. 1/23, стр. 1, этаж 3
г. Москва
Это ваш регион?
8 800 250-8-265
Звонок бесплатный
8 800 250-0-265
Техподдержка 24/7

Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы

Почему кадровый документооборот ведётся преимущественно на бумаге и есть ли будущее у кадрового ЭДО?
Ольга Никитина
09 Июля 2018
Редактор
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП
Заполнить заявку

В 2013 году в Трудовом кодексе РФ появилась глава, посвящённая дистанционным работникам, в которой определяются трудовые отношения с сотрудниками, работающими удалённо. В главе 49.1 ТК РФ уточняется, что взаимодействие работодателя с удалёнными сотрудниками реализуется при помощи информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета. Взаимодействие подразумевает обмен не только рабочей информацией, но и кадровой, касающейся вопросов оформления и сопровождения трудовой деятельности работника.

Трудовой кодекс РФ прямо предусматривает возможность использования электронных кадровых документов только для дистанционных сотрудников, что является особенностью их правового статуса.

Кадровый ЭДО с дистанционными сотрудниками

Удалённое кадровое взаимодействие подразумевает обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи, которая наделяет документы юридической силой и придаёт им официальный статус. Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» законодательно закрепляет равнозначность информации в электронном виде, подписанной квалифицированной электронной подписью, и документом на бумаге, подписанным от руки.

В ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ говорится о том, что при взаимодействии дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами используются усиленные квалифицированные электронные подписи как работодателя, так и работника или лица, поступающего на дистанционную работу. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Для работы с дистанционным сотрудником можно в электронном виде оформить трудовой договор, а также дополнительные соглашения к нему, заявления, служебные записки, отчёты о проделанной работе и организационно-распорядительную документацию.

Несмотря на то что закон допускает электронное кадровое взаимодействие с удалёнными сотрудниками, даже в этом случае нельзя обойтись без бумажных документов. В течение трёх календарных дней после заключения трудового договора работодатель должен отправить дистанционному работнику по почте заказным письмом экземпляр договора на бумаге. В случае прекращения сотрудничества копия приказа о расторжении трудового договора также в обязательном порядке высылается сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.

Кроме того, по требованию работодателя сотрудник должен выслать заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, необходимых для приема на работу. Сотрудник, в свою очередь, может запросить у работодателя нотариально заверенные копии таких документов, как приказы о приёме на работу, переводе или увольнении.

Трудовые книжки на сегодняшний день остаются в бумажном виде, поэтому для учёта трудовой деятельности сотруднику необходимо лично предоставить работодателю трудовую или выслать её по почте заказным письмом с уведомлением. Впрочем, если стороны заключили соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности, можно обойтись без трудовой — стаж дистанционной работы будет учитываться по трудовому договору. Аспекты соглашения описаны в главе 49.1 ТК РФ.

Cправки с места работы, сведения о доходах и прочие документы на бумаге понадобятся сотруднику для предоставления в определённые органы. Кроме того, у дистанционных работников нередко возникает проблема с наличием электронной подписи — не у всех сотрудников она есть и не каждый готов её оформить. В таком случае кадровый документооборот неизбежно будет вестись на бумаге.

Особенности организации кадрового ЭДО

Расскажем о кадровом ЭДО с точки зрения управления бизнесом и ведения документооборота предприятий на примере реализации компанией «Инфотекс Интернет Траст» проекта внедрения ЭДО в кадровую деятельность страховой компании «Росгосстрах Жизнь».

Компания с крупнейшим штатом дистанционных сотрудников сталкивается с определёнными сложностями в процессе кадрового документооборота: при приёме на работу необходимо проверить, оформить и подписать документы каждого сотрудника, сам процесс работы сотрудников также сопровождается ведением кадрового документооборота. Внедрение ЭДО значительно упрощает оформление и кадровое взаимодействие.

Обычно электронный документооборот в системах операторов ЭДО организуется между двумя компаниями. Случай с дистанционными работниками нестандартный: ЭДО необходимо организовать между юридическим лицом — компанией и физическим лицом — будущим удалённым сотрудником. Сложность ситуации заключается в необходимости организации электронного документооборота между компанией и сотрудником, который до и после момента своего оформления является внешним физическим лицом по отношению к компании, а также в необходимости применения особой системы тарификации, возможной при такой схеме взаимодействия.

Кроме этого, при реализации кадрового ЭДО в подобной ситуации необходимо учитывать множество организационных, юридических и технических факторов:

  • большое количество дистанционных сотрудников, с которыми необходимо организовать полный цикл ЭДО;
  • необходимость максимального упрощения процесса оформления сотрудника на дистанционную работу для самого сотрудника и работодателя;
  • необходимость функциональной подготовки системы ЭДО к работе схемы с дистанционными сотрудниками;
  • необходимость возможности инициирования документооборота как работодателем, так и сотрудником.

Для решения организационных и юридических задач проекта была выстроена схема подключения работодателя и будущих работников на этапе «внешних физических лиц» к облачному сервису ViPNet ЭДО Документ. Сотрудники получили в системе отдельные аккаунты физических лиц, а работодатель — отдельный аккаунт юридического лица. Возможность регистрации в аккаунтах была обеспечена до момента оформления трудовых отношений между контрагентами проекта, что позволило заключать трудовые договоры и обмениваться прочими документами уже в электронном виде дистанционно.

Процесс взаимодействия был выстроен с учётом биллинга и тарификации совместной активности для оплаты работодателем, при этом контроль за подключением новых сотрудников сохранился и у оператора ЭДО, и у работодателя.

Удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» обеспечил выдачу и администрирование ключей электронной подписи для всех участников проекта, среди которых десятки сотрудников работодателя и тысячи дистанционных сотрудников. Для всех типов документов в проекте была реализована возможность сохранения печатных и PDF-копий с информацией об электронной подписи в виде штампа.

В итоге благодаря организованным юридическим процессам и системе тарификации ViPNet ЭДО Документ компания «Инфотекс Интернет Траст» подключила крупнейшего абонента-работодателя и всех его дистанционных сотрудников к системе ЭДО в рамках одного проекта.

Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками

Затруднения в ЭДО со штатными сотрудниками связаны с отсутствием однозначного правового регулирования вопроса. Документооборот остаётся в бумажном виде, несмотря на отсутствие в ТК РФ прямого указания на составление кадровых документов исключительно на бумажном носителе и без применения электронной подписи. В связи с правовой неопределённостью возникает вопрос, допустимо ли использование электронного кадрового делопроизводства в отношениях с работниками.

Роструд исходит из того, что работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, в которых в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, журналы учёта и другие документы.

По мнению Роструда, наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях необходимо:

  • во всех первичных документах по учёту труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит «подпись работника», в отношении всех работников, на которых распространяется действие Трудового кодекса (кроме дистанционных);
  • при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (для дистанционных работников — в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);
  • в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.
Таким образом, на сегодняшний день большинство кадровых документов, по которым трудовое законодательство требует согласия работника, нужно хранить на бумажном носителе и с подписями уполномоченных лиц и сотрудника.

Перспективы кадрового электронного документооборота

Новый шаг в направлении кадрового ЭДО был сделан с началом эксперимента Минтруда по электронному кадровому документообороту, который проходит с 23 марта до 1 октября 2018 года в соответствии с Приказом Минтруда России от 26 марта 2018 г. № 194 «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений».

Участниками эксперимента стали крупные работодатели, которые частично ведут кадровый документооборот в электронном виде — заключают трудовые договоры, оформляют отпуска и командировки. Среди участников пилотного проекта ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Ростелеком» и другие крупные компании.

По итогам эксперимента планируется подготовить предложения для оптимизации обязательных кадровых документов и закрепления в законодательстве возможности электронного кадрового документооборота. Ожидается, что эксперимент поможет опробовать механизм ведения кадровых документов в электронном виде и выявить проблемы и риски внедрения кадрового ЭДО.

Внутренние процессы организации кадрового документооборота на сегодняшний день самая сложная тема как для самих организаций в плане ЭДО, так и для операторов при внедрении и реализации работы сервисов. А кадровые документы — наименее изученная и реализованная в ЮЗЭДО тема. С одной стороны, это показатель наличия потенциальных трудностей, с другой — возможность для операторов сервисов ЭДО проявить себя в новом сценарии. Электронные трудовые книжки откроют большие возможности для реализации кадрового ЭДО, если государство поддержит их внедрение и разработает формат и процедуру их хождения. Рынок ЭДО вполне способен обеспечить работодателей и работников всем, что нужно для отказа от бумаги в сценариях кадрового документооборота.

«Инфотекс Интернет Траст» уже участвует в проектах электронного кадрового документооборота на базе программного комплекса ViPNet ЭДО. В нашем случае это проекты внедрения ЭДО с дистанционными сотрудниками и реализация B2G-обмена документами с Рострудом для ряда участников пилотного проекта. Совместно с нашими ключевыми клиентами и партнерами мы внедрили электронное взаимодействие компаний с дистанционными работниками от момента подписания трудового договора до полномерных отношений работодателя и сотрудника в электронном виде. Для этой цели в системе был организован документооборот юридического лица с физическим, а также оптимизирована схема выдачи и перевыпуска сертификатов электронной подписи для ЭДО в удостоверяющем центре «Инфотекс Интернет Траст».

Сергей Куляев
Руководитель проектов ЭДО
Подключиться
Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП