TrustDoc — система электронного обмена документами

Поскольку электронный документооборот осуществляется исключительно на добровольной основе, возможность выставления счетов-фактур и обмена иными документами в электронном виде допускается законодательством только при условии взаимного согласия сторон сделки.

При этом необходимым условием является наличие у организации и её контрагента установленного программного обеспечения TrustDoc либо иной системы электронного документооборота. Если контрагент подключён к другой системе ЭДО, необходимо подключить межоператорский роуминг. Для консультации по подключению свяжитесь с коммерческим отделом «Инфотекс Интернет Траст» по номеру 8 800 250-8-265.

Кроме того, участники электронного документооборота в программе TrustDoc самостоятельно определяют круг контрагентов, с которыми будет осуществляться обмен электронными документами. Для этого один из участников отправляет другому приглашение в список контрагентов и получает подтверждение на добавление. Также участник электронного документооборота может в одностороннем порядке исключить другого участника из списка контрагентов, с которыми осуществляется обмен электронными документами, в этом случае последний получает уведомление об исключении из списка.

Заключать отдельное соглашение с контрагентами об электронном документообороте не требуется. Соглашение целесообразно составлять в том случае, если вы хотите согласовать с контрагентом формы и типы передаваемых электронных документов, а также порядок их обработки.

Да, в TrustDoc можно отправлять документы абонентам практически любого оператора ЭДО в России. Если одна из сторон подключена к услугам другого оператора ЭДО, электронный документооборот будет проходить посредством роуминга.

По вопросам подключения роуминга обратитесь в коммерческий отдел по номеру 8 800 250-8-265.

В TrustDoc есть уже готовые модули интеграции для 1С. Они позволяют получать, отправлять и подписывать документы прямо в 1С.

Поддерживаются следующие типы документов: акт, товарная накладная, счёт-фактура, универсальный передаточный документ, документы произвольного формата.

Для организации обмена в комплект поставки TrustDoc включены файлы внешних обработок 1С для типовых конфигураций:

• платформа 1С Предприятие 8.3 (Бухгалтерия предприятия 3.0, Комплексная автоматизация 2.4);
• платформа 1С Предприятие 8.2 (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление производственным предприятием 1.3, Комплексная автоматизация 1.1, Управление торговлей 10, Комплексная автоматизация торговли алкогольной продукцией БЕЗ СПЕЦИФИКИ ЕГАИС).

Для других учётных систем в TrustDoc есть широкий набор способов интеграции:

• модуль интеграции, файловый обмен — интеграция с учётной системой через общий каталог;
• API, построенный на архитектуре REST, который позволяет встроить все функции ЭДО в любую учётную систему. С актуальным описанием методов REST API для разработчиков можно ознакомиться на веб-портале TrustDoc..

Помимо готовых решений, наши разработчики принимают индивидуальные заказы на разработку коннекторов и 1С-обработок.

Для того чтобы отозвать документы, переданные через систему TrustDoc, необходимо выполнить функцию аннулирования в системе. Она позволяет аннулировать в юридически значимом порядке любые электронные документы, выставленные в системе. О том, как выполнить функцию аннулирования, читайте в инструкции.

Законодательно закреплена возможность подавать в налоговые органы в электронном виде 16 типов документов в электронной форме в виде электронных копий (в форматах jpg или tif). Обмен такими документами считается юридически значимым.

В ФНС в электронном виде можно подавать счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок, дополнительный лист книги покупок, книгу продаж, дополнительный лист книги продаж, акт сдачи-приёмки выполненных работ (услуг), товарную накладную (ТОРГ-12), документ о передаче товаров, документ о передаче результатов работ, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.

Вышеперечисленные документы подаются в строго установленных электронных форматах. После вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/465@, утвердившего формат XML-файла описи документов, появилась возможность передавать по телекоммуникационным каналам связи также неформализованные электронные и изначально составленные на бумаге документы.

Система защищенного юридически значимого электронного документооборота TrustDoc обеспечивает юридическую значимость всех передаваемых документов в соответствии с требованиями законодательства РФ:

• все передаваемые документы подписываются электронной подписью, которая формируется сертифицированными средствами электронной подписи, а квалифицированные сертификаты выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами;
• перед началом работы все участники электронного документооборота присоединяются к Регламенту системы защищённого юридически значимого электронного документооборота, который определяет принципы взаимодействия участников системы, а также условия, при соблюдении которых электронная подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной;
• электронная подпись гарантирует неизменность информации с момента подписания документа;
• система фиксирует дату и время завершения всех этапов документооборота подтверждениями, подписанными электронной подписью;
• все документы передаются в соответствии с утверждёнными форматами, если такие установлены нормативными правовыми актами;
• система обеспечивает достоверность информации о контрагентах и уполномоченных лицах.