Система юридически значимого электронного документооборота и обмена деловой корреспонденцией:
Система TrustDoc интегрирована с продуктами фирмы 1С, оператор системы предоставляет абонентам обработки для типовых конфигураций 1С 8.2 (версия 8.2.19 и выше) и 8.3. (версия 8.3.6.2152 и выше).
В ст. 93 Налогового кодекса РФ закреплено положение о том, что должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Данное требование может быть направлено в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Проверяемый имеет право предоставить документы лично или через представителя, направить по почте заказным письмом или передать в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.
Чаще всего сотрудники налоговых органов направляют требования о предоставлении документов в электронном виде в рамках проведения камеральных проверок. Также документы в электронном виде могут быть запрошены в ходе проведения встречных проверок контрагентов.
Что касается выездной проверки, она обычно проводится по местонахождению налогоплательщика. В таком случае можно предложить специалисту налоговой инспекции ознакомиться с проверяемыми документами в электронном виде.
В этом случае документооборот не прекращается, система позволяет по умолчанию продолжить обмен документами на условиях «постоплатного» тарифа, а также приобрести новый пакет до или сразу после израсходования текущего.
Приказами ФНС России от 04.03.2015 г. № ММВ-7-6/93@ и от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утверждены форматы счёта-фактуры, корректировочного счёта-фактуры, журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и дополнительного листа книги покупок, книги продаж и дополнительного листа книги продаж.
Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 г. № 174н урегулирован порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Приказом ФНС России от 24.03.2016 г. № ММВ-7-15/155@ утверждён формат счёта-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, в электронной форме.
Приказом ФНС РФ от 13.04.2016 г. № ММВ-7-15/189@ утверждён формат корректировочного счёта-фактуры и формат представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счёт-фактуру, в электронной форме.
Приказом от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551@ утверждён формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме.
Приказом от 30 ноября 2015 г. № MMB-7-10/552@ утверждён формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме.
Поскольку электронный документооборот осуществляется исключительно на добровольной основе, возможность выставления счетов-фактур и обмена иными документами в электронном виде допускается законодательством только при условии взаимного согласия сторон сделки.
При этом необходимым условием является наличие у организации и её контрагента установленного программного обеспечения TrustDoc либо иной системы электронного документооборота. Если контрагент подключён к другой системе ЭДО, необходимо подключить межоператорский роуминг. Для консультации по подключению свяжитесь с коммерческим отделом «Инфотекс Интернет Траст» по номеру 8 800 250-8-265.
Кроме того, участники электронного документооборота в программе TrustDoc самостоятельно определяют круг контрагентов, с которыми будет осуществляться обмен электронными документами. Для этого один из участников отправляет другому приглашение в список контрагентов и получает подтверждение на добавление. Также участник электронного документооборота может в одностороннем порядке исключить другого участника из списка контрагентов, с которыми осуществляется обмен электронными документами, в этом случае последний получает уведомление об исключении из списка.
В сервисе TrustDoc для подписания документов используется сертификат ЭП. При его очередном обновлении или внеплановой замене необходимо загрузить в сервис новый сертификат для продолжения работы с документами.
Для этого подготовьте сертификат в виде файла в формате .cer и пройдите несколько простых шагов:
Компании могут обмениваться первичными и учётными бухгалтерскими документами, например актами выполненных работ или услуг, накладными, счетами-фактурами, УПД.
Также существует возможность обмениваться и другими документами, включая договоры, соглашения, письма, претензии, уведомления, приказы, распоряжения и доверенности.
Система TrustDoc позволяет передавать электронные документы любого формата, включая графические файлы.
