Сделки в электронной форме: как заключать договор и обмениваться документами

ГК РФ рассматривает электронный договор как один из вариантов письменного договора, который заключается путём составления и подписания сторонами одного документа. Стороны сделки вправе сами решать, в какой форме составлять договор — в бумажной или электронной. Исключение — случаи, когда закон предписывает заключать конкретную сделку только в определённой форме.

Помимо составления и подписания одного электронного договора, ГК РФ допускает заключение сделки путём обмена электронными документами, письмами или иными данными. Однако в этом случае для соблюдения письменной формы сделки обязательно должна быть обеспечена возможность воспроизведения содержания сделки на материальном носителе в неизменном виде. Кроме того, нужно обеспечить возможность достоверного определения сторон сделки и конкретных лиц, заключивших договор. Только в этом случае договор будет считаться подписанным.

С практической точки зрения составление и подписание одного документа — электронного договора — более простой, быстрый и надёжный способ заключения и оформления сделки. Фактически в этом случае сделка совершается точно так же, как и на бумаге, только договор стороны подписывают не собственноручно, а с использованием электронной подписи.

Юридическая сила электронных договоров

Чтобы снять любые вопросы относительно юридической силы договора и идентификации подписантов достаточно использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП). Можно использовать и неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Однако её применение требует заключения сторонами соглашения об условиях (правилах) использования НЭП, а также о взаимном признании юридической силы НЭП и подписанных с её помощью документов. Применение сторонами договора квалифицированной ЭП соблюдения таких условий не требует. Юридически такая подпись — полный аналог собственноручной. Соответственно, и подписанные КЭП электронные документы, включая электронный договор, имеют точно такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно бумажные документы.

Юридическая сила документов, используемых сторонами в рамках исполнения сделки

В процессе исполнения условий и обязательств по сделке стороны могут обмениваться различными документами. Например, счетами, накладными, закрывающими актами, претензиями и т. д. Эти документы также могут быть исполнены в электронном виде и точно так же, как и электронный договор, они должны иметь юридическую силу.

Где и как подписать электронный договор

Для перехода на дистанционное заключение сделок компаниям и предпринимателям необходимо специальное программное обеспечение и определённые технические возможности для составления и подписания электронных документов, а также обмена ими с контрагентами.

Для работы с электронными договорами и другими электронными документами можно использовать:

1. Учётные системы, в которых реализована возможность работы с электронными договорами и другими документами.
2. Системы электронного документооборота (ЭДО) — собственные или внешние.
3. Услуги операторов ЭДО.
4. Специальные программы или веб-сервисы, которые позволяют создавать или загружать электронные договоры и прочие документы, подписывать их электронной подписью и передавать контрагентам.

В некоторых случаях заключение сделок и подписание электронных договоров доступно только на конкретных площадках. Например, участие в коммерческих тендерах или госзакупках предполагает заключение и подписание контрактов с использованием функционала электронной торговой площадки. Там же проходит и обмен электронными документами.

При отсутствии возможности заключить сделку путём подписания одного электронного договора, можно использовать второй вариант — обмен подписанными электронными документами. В этом случае подойдут различные средства обмена, например электронная почта или мессенджер. Однако нужно учитывать, что порядок обмена документами, как при заключении сделки, так и в рамках её исполнения, должен быть отражён в условиях договора.

При подписании электронных договоров электронная подпись может по-разному связываться с подписанным документом. Этот момент нужно предусмотреть заранее, чтобы была возможность его реализовать, и у контрагента не возникло проблем с открытием документа и проверкой подписи.

Электронная подпись может быть:

1. Присоединённой — при создании такой подписи формируется новый файл с документом и подписью. Файл можно направить контрагенту, например, по электронной почте. Однако нужно обязательно учесть наличие у контрагента технической возможности (криптографической программы) для «извлечения» подписанного документа, его прочтения и проверки подписи. Иначе документ будет для него недоступен.
2. Отсоединённой — в отдельном файле с расширением .sig или .sgn, который имеет такое же название, как и файл, содержащий подписанный документ. Оба файла отсылают контрагенту вместе. У него будет возможность открыть и прочитать документ. Однако проверить электронную подпись он не сможет — для этого, опять же, понадобится специальная программа.
3. ЭП внутри документа. Такую подпись можно создать, например, в Microsoft Word, используя функцию «Добавить цифровую подпись» («Файл» – «Сведения» – «Защитить документ»). Для создания подписи дополнительно потребуется специальный плагин для Word (для версий 2010 и выше), а также программное средство для работы с ЭП. Чтобы у контрагента не возникло проблем с открытием и чтением документа, желательно чтобы версии Word совпадали.

С точки зрения практичности (скорость, надёжность, удобство), первые два варианта подходят лучше. Тем более, если документ и подпись создаются в учётной или иной информационной системе ЭДО.