Новые причины перейти на ЭДО: преимущества электронного документооборота в ракурсе подорожания бумаги

По состоянию на начало 2022 года электронный документооборот используют большинство предпринимателей и юридических лиц. Однако основная масса сочетает электронные документы с бумажными — либо на уровне их дублирования, либо на уровне разных процессов.

Мощным стимулом для активного применения ЭДО стали ограничения и запреты, связанные с распространением коронавирусной инфекции. Но теперь, когда они стали постепенно сниматься, появился не менее важный стимул — резкий рост цен на бумагу, принтерное и копировальное оборудование, его комплектующие и расходные материалы, а также повышение тарифов на почтовые и курьерские услуги.

Работать с бумажными документами становится всё более сложно и невыгодно. Бумажный документооборот практически исчез в сфере госзакупок и коммерческих тендеров. ЭДО активно вытесняет бумажные документы из кадровой, финансовой, бухгалтерской, юридической работы. Значительная доля сделок совершается дистанционно, а гарантировать на 100% их юридическую значимость способен только ЭДО, предполагающий подписание документов квалифицированной электронной подписью.

Таким образом, ЭДО поглощает все больше и больше сфер. И тот, кто не принимает эту действительность, не только лишает себя преимуществ ЭДО, но и упускает экономические выгоды от процессов, сделок и операций, которые невозможны без использования ЭДО.

Преимущества ЭДО в новых экономических реалиях

Что может дать полный переход на ЭДО:

1. Серьёзную экономию денежных средств, особенно на фоне роста цен на бумагу, печатное и копировальное оборудование, расходники, почтовые и курьерские услуги. Такие расходы можно полностью исключить, а при постепенном переходе на ЭДО — поэтапно снижать.
2. Повышение скорости отправки и получения документов. В рамках ЭДО документы отправляются и поступают адресату практически мгновенно. Исчезает риск просрочки представления документов в государственные ведомства, суды, контрагентам. При этом у оператора ЭДО при необходимости можно запросить сведения о дате и времени направления и получения документов, чтобы подтвердить исполнение своих обязательств точно в срок.
3. Получение новых возможностей для бизнеса за счёт участия в госторгах и коммерческих тендерах, а также заключения сделок с контрагентами, которые уже перешли на ЭДО.
4. Отсутствие затрат на организацию архива бумажных документов, исключение риска утраты, повреждения документов.
5. Сокращение судебных расходов. Ковидные ограничения ещё полностью не отменены, а почтовые расходы при отправке корреспонденции почтой заказным письмом с уведомлением и описью вложений значительны для тех, кому приходится судиться часто. В суды можно направлять любые документы в электронном виде, в том числе и письменные доказательства.
6. Автоматизация многих процессов, связанных с формированием и отправкой документов. Это означает сведение к минимуму расходов и убытков, связанных с человеческим фактором или, например, нештатными ситуациями.

Конечно, деятельность разных компаний и ИП имеет свою специфику, но просчитать экономическую выгоду от перехода на ЭДО несложно. Достаточно узнать и сравнить расходы на бумажный документооборот с расходами на электронный. Как правило, чем больше объём документооборота, тем выгоднее переход на ЭДО, как за счёт сокращения расходов, так и за счёт появления новых источников дохода.

Полный или частичный переход на ЭДО — что лучше?

Государственная цифровая политика однозначно говорит, что переход на полный ЭДО неизбежен. Уже сегодня электронные документы и электронное взаимодействие считаются приоритетными при получении госуслуг, при сдаче отчётности и во многих других процессах. Бумажный формат, как правило, сохраняется только в тех сферах, где пока сложно его полностью убрать и требуется плавный переход на ЭДО.

Учитывая экономическую ситуацию в стране, в краткосрочной перспективе инфляция будет достаточно высокой, поэтому половинчатые решения «здесь — электронный, а там — бумажный формат», вряд ли дадут экономическую выгоду, которую способен дать полный переход на ЭДО. Нужно учитывать и то обстоятельство, что переход на полный ЭДО — дело небыстрое. Он требует организационных решений и действий, определённых затрат, всё это не происходит одномоментно. Поэтому в любом случае придётся внедрять ЭДО постепенно, но важно сразу охватывать все этапы и все сферы его внедрения. Иначе может оказаться, что внедрённая система недостаточно функциональна или вообще неспособна работать в тех сферах, которые со временем компания решит перевести на цифровое взаимодействие. Это приведёт к лишним затратам.

Оптимальный вариант для малого бизнеса — получение квалифицированного сертификата электронной подписи для руководителя юридического лица или ИП в Удостоверяющем центре ФНС, а для сотрудников — в аккредитованных удостоверяющих центрах, которые способны сразу же обеспечить предоставление услуг оператора ЭДО, а также помочь с интеграцией учётных систем с внешними информационными системами. Важно, чтобы система электронного документооборота поддерживала работу с квалифицированными сертификатами, полученными в любых коммерческих и государственных аккредитованных удостоверяющих центрах, включая УЦ ФНС России, УЦ Банка России и УЦ Федерального казначейства. Такую возможность предоставляет созданная нашей компанией система электронного документооборота TrustDoc. Один из ведущих, аккредитованных по новым правилам 2021 года удостоверяющих центров России «Инфотекс Интернет Траст» предоставляет такие услуги.