Для этих документов основным форматом по-прежнему остаётся бумажный. Либо допускается альтернатива на усмотрение работника — документ в бумажном или электронном виде, как, в частности, разрешено для трудовых книжек и СТД-Р.
Какие информационные системы можно использовать для кадрового ЭДО
В этой части ТК РФ оставляет право выбора полностью за работодателем. Правда, выбрать можно только из двух вариантов:
- Единая цифровая платформа «Работа в России». Для доступа к функционалу ЭДО и другим возможностям нужна регистрация в качестве работодателя. Авторизоваться для последующей регистрации можно посредством действующей учётной записи работодателя на Госуслугах (ЕСИА) или сначала понадобится создать аккаунт для менеджера компании, а затем через него зарегистрировать организацию-работодателя. После регистрации компании можно добавлять пользователей с разными ролями, а также отдельные структурные подразделения работодателя.
- Своя собственная информационная система работодателя, но при условии, что она обеспечивает соблюдение порядка ведения кадрового ЭДО и электронного взаимодействия его участников по правилам ТК РФ. Особенно важно, чтобы в системе был реализован функционал для подписания документов электронными подписями нужных типов и видов, а также для фиксации получения сторонами электронных документов и для их хранения в системе.
Что необходимо для кадрового ЭДО
Использовать или нет кадровый ЭДО — решение работодателя. Но если такое решение принимается, его нужно грамотно оформить и выполнить ряд действий:
- Разработать и утвердить порядок ЭДО — локальный акт, согласованный на уровне проекта первичной профсоюзной организацией и учитывающий её мнение.
- Ввести ЭДО путем издания приказа (распоряжения) или иного локального акта, который должен быть согласован с профсоюзом так же, как порядок ЭДО. Документ о введении ЭДО должен содержать сведения об используемых для ЭДО системах, перечень документов и категорий работников, для которых действует ЭДО, срок предварительного уведомления работника (работников) о переходе на ЭДО и дата его введения, а также, если нужно, порядок доступа к системе ЭДО работодателя.
- Согласовать переход на ЭДО с действующими работниками посредством направления каждому из них уведомления и получения письменного согласия на электронное взаимодействие.
- Согласовать использование ЭДО с лицом, принимаемым на работу, если такой работник имеет трудовой стаж по состоянию на 31.12.2021. Если стаж отсутствует, согласовывать с принимаемым работником электронное взаимодействие не требуется, достаточно просто проинформировать. Отказ работника переходить на электронное взаимодействие, если требуется согласие, и (или) отсутствие у него электронной подписи — не основания для отказа в приёме на работу или для увольнения. В первом случае работодатель обеспечивает работнику возможность взаимодействовать стандартным способом — «на бумаге». Обеспечить работника электронной подписью нужного вида — задача работодателя, если работник не имеет возможности самостоятельно получить сертификат ЭП. Если же у работника уже есть действующая УКЭП, работодатель не вправе отказать работнику в использовании подписи этого вида.
- Заключить соглашение с работниками по использованию простой или неквалифицированной электронной подписи, если планируется использование этих видов ЭП.
Какие виды электронных подписей можно использовать
Универсальным видом электронной подписи является только усиленная квалифицированная электронная подпись. Такой вариант может использовать как работодатель, так и работник. При использовании других видов ЭП возможны ограничения. Их наличие зависит от вида документа, который нужно подписать (завизировать ознакомление), а также используемой системы ЭДО (своей или платформы «Работа в России»).
В целом, ТК РФ допускает применение:
- КЭП. Квалифицированной ЭП можно подписать любой документ в любой системе ЭДО.
- НЭП. Неквалифицированная ЭП доступна для использования только работниками и только в ИС ЭДО работодателя.
- ПЭП. Простую ЭП можно использовать, только если стороны согласовали такой вариант и взаимодействуют через систему ЭДО работодателя. Но её нельзя применять для подписания документов, для которых обязательна КЭП.
- ПЭП Госуслуги — простая ЭП, полученная работником на портале Госуслуги после подтверждения личности (прохождения идентификации).
- НЭП Госуслуги — неквалифицированная ЭП, которую тоже выдаёт бесплатно государство физическим лицам, но при наличии ПЭП Госуслуги и, опять же, после прохождения идентификации. НЭП Госуслуги может получить и работодатель, но её применение ограничено порталом «Работа в России», поэтому этот вариант актуален больше для ИП и малого бизнеса.
Квалифицированная подпись (УКЭП) обязательна для работодателя, если используется его система ЭДО и нужно подписать:
- трудовой договор и изменения в нём;
- договор (соглашение) о материальной ответственности и изменения в нём;
- договор на получение образования и изменения в нём;
- ученический договор и изменения в нём;
- приказ о дисциплинарном взыскании;
- уведомление об изменении условий трудового договора.
Требования к хранению электронных документов
Каких-либо серьёзных новшеств в отношении хранения кадровых электронных документов в ТК РФ не появилось. Требования к срокам хранения документов аналогичны и для электронных, и для бумажных форматов. Поэтому для работодателей наиболее важным вопросом по-прежнему остаётся обеспечение безопасного хранения электронных документов, чтобы избежать их утраты или повреждения, а также нарушения конфиденциальности, в том числе утечки персональных данных.
Архив может быть создан на базе собственной информационной системы работодателя. Для обеспечения безопасности возможно дублирование файлов, например с периодическим формированием и переносом дубликатов в облако или на материальные носители (внешние жёсткие диски и т.п.).
При ведении ЭДО через портал «Работа в России» документы будут сохраняться в системе, однако оператор системы не несёт ответственности за их сохранность. Обеспечить её — задача работодателя, поэтому лучше всё-таки дублировать сохраняемые на портале документы, перенося их в свой электронный архив.
