Международный ЭДО с контрагентами: как его организовать и в чём отличия от внутрироссийского

Ключевая особенность организации международного ЭДО — необходимость его выстраивания с учётом национального нормативного регулирования всех сторон сделки. Разные подходы, стандарты и требования к электронной подписи, криптографии, разные схемы электронного взаимодействия с государственными структурами — всё это придётся не просто учитывать, но и внедрять в свою практику. Одно дело, если электронные документы носят частный характер, но совершенно другое — юридически значимый документооборот, включая те документы, которые отслеживают государственные инстанции, или которые нужно представлять, например, в налоговые органы.

У внутрироссийского и зарубежного ЭДО есть много общих характеристик. Так, согласно информации ФНС РФ, для юридически значимого электронного документооборота в зарубежных странах характерно следующее:

1. Для электронной подписи в большинстве случаев принято использовать криптографию.
2. Проявляется интерес к финансовым или первичным документам и выполнена их формализация в виде XML или других форматов.
3. Основной механизм взаимодействия — через операторов ЭДО или отдельные уполномоченные системы.
4. Присутствует облачное хранение данных.
5. Участвует в обмене или регулирует его администрирующий орган (как правило, налоговая служба).

Но все эти особенности — для внутринациональной системы электронного документооборота. Хотя в техническом и юридическом плане наличие сходства по целому ряду базовых параметров в определённой мере упрощает выстраивание международного ЭДО, ряд особенностей, касающихся подписания и передачи документов, не могут быть полностью синхронизованы между странами.

Организуя электронное взаимодействие с иностранным контрагентом, обязательно нужно учесть:

1. Признаются ли в России юридически значимые документы в электронном виде, которые созданы и подписаны электронной подписью за рубежом по правилам национального законодательства. В настоящий момент за такое признание отвечает отдельная сущность в сфере ЭДО и ЭП — доверенная третья сторона (ДТС, или доверенный сервис проверки ЭП).
2. Признаются ли в стране иностранного контрагента юридически значимые документы в электронном виде, которые созданы и подписаны электронной подписью по правилам российского законодательства. Для простоты в известных на данный момент проектах применяется только усиленная квалифицированная электронная подпись по №63-ФЗ.
3. Для ситуации с КЭП — признаётся ли в России квалифицированный сертификат, выданный в стране контрагента, а в его стране — сертификат, выданный в России.
4. Есть ли в России, в стране контрагента или на международном уровне операторы ЭДО, которые обеспечивают трансграничный электронный документооборот так, чтобы это соответствовало нормативному регулированию и России, и страны контрагента.
5. Организован ли уже канал взаимодействия между системами ЭДО в РФ и системами иностранного контрагента, а также есть ли возможность проверить электронную подпись страны контрагента через ДТС.

Для решения этих вопросов ФНС России проводит пилотные проекты для апробации схемы взаимодействия между РФ и другими странами по ЭДО товаросопроводительными документами.

Пилотное взаимодействие, организованное между Россией и государствами-участниками при согласовании с ФНС и налоговыми органами ряда стран, предполагает особенную схему взаимодействия, где каждый участник формирует документы и их титулы (XML-файлы частей документов каждого контрагента при формализованном документообороте) в формате и при помощи ЭП согласно национальным требованиям, а ответы получает по форматам и с ЭП по требованиям отвечающей стороны. При всех транзакциях с ЭП происходит автоматизированная проверка подписи доверенной третьей стороной, с которой у операторов в рамках многостороннего обмена налажена связь и выстроены отношения.

Что говорит российское законодательство об электронных документах, подписанных электронной подписью по иностранным правилам

Согласно статье 7 Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ:

1. Россия признаёт неквалифицированную и квалифицированную (усиленные) электронные подписи, которые созданы за рубежом в соответствии с международными стандартами и нормами национального (иностранного) законодательства.
   
   Однако для такого признания необходимо соблюдение двух условий:
   
   
   • подпись должна быть применена в рамках правоотношений, урегулированных международными договорами РФ;
   • соответствие подписи требованиям международных договоров должно быть подтверждено аккредитованной доверенной третьей стороной, аккредитованным удостоверяющим центром или другим лицом, уполномоченными на это международным договором.
2. Вид электронной подписи, созданной за рубежом, в России относят к тому виду российской ЭП, которому он соответствует по своим признакам, установленным российским законодательством. То есть, если зарубежная КЭП отвечает требованиям, которые установлены для российской КЭП, то она будет признана квалифицированной электронной подписью. То же самое относится к простой и неквалифицированной электронной подписи.
3. Россия признаёт юридическую силу электронных документов, созданных и подписанных электронной подписью за рубежом. Исключение — наличие других оснований считать такие документы не легитимными.

Таким образом, электронные документы, созданные и подписанные электронной подписью иностранного контрагента согласно законодательству его страны, формально имеют юридическую силу на территории России. Однако вопрос признания электронной подписи — открытый. Для её признания нужно получить подтверждение доверенной стороны или удостоверяющего центра, у которых есть аккредитация. Подтверждение может быть получено, только если документооборот стороны вели в рамках тех правоотношений, которые урегулированы международным договором.

Аккредитацию доверенной третьей стороны проводит Минцифры. Для этого нужно подать заявление и соответствовать требованиям, установленным статьёй 18.2 закона об электронной подписи. То есть процедура непростая, потому и нет широкой практики и большого числа ДТС.

Положения статьи 7 закона об электронной подписи регулируют ситуации, когда российская сторона сделки получает электронные документы от иностранного контрагента. Например, когда он выставляет и направляет счёт-фактуру. Но возможна и обратная ситуация — когда документы оформлены и подписаны в России. В этом случае уже иностранному контрагенту придётся позаботиться о том, чтобы документы и подпись были признаны в его стране. То есть предложенный российским законодательством механизм может быть удобен резидентам, но создаст проблему контрагенту-нерезиденту.

В целом схема с подтверждением аккредитованной доверенной стороной или аккредитованным удостоверяющим центром без помощи профессионалов сложна к пониманию и далеко не всегда рабочая. Не со всеми странами есть соглашения и не все страны затрагивают международные договоры России. Поэтому всё возвращается к вопросу поиска для организации международного электронного документооборота оператора ЭДО, через которого можно работать, не задумываясь о признании или непризнании электронных документов и подписей.

Организация международного ЭДО через оператора

Учитывая актуальность электронного документооборота с иностранными контрагентами, в том числе в рамках внешнеторговых сделок, главное для сторон договоров — поиск удобного оператора или сервиса ЭДО. Разумеется, который бы при этом помог избежать проблем с признанием юридической силы документов и электронных подписей, которыми они подписаны, а также обеспечил бы технологию обмена, признаваемую государствами участников.

Возможность электронного обмена документами в каждом конкретном случае необходимо уточнять у оператора ЭДО. Количество стран, для которых доступен международный ЭДО, может варьироваться от 1—2 до нескольких десятков.

Для сторон сделки, которые получили доступ и работают через оператора международного ЭДО, практически ничего не меняется. Они могут составлять и подписывать документы в своих системах, далее направляя их своему оператору ЭДО, тот — оператору ЭДО контрагента, и затем документ поступает второй стороне. В процессе электронного взаимодействия стороны получают от операторов необходимые извещения и подтверждения по ходу движения документа. Составленные, отправленные и полученные документы будут иметь юридическую силу как в России, так и в стране контрагента, если вышеописанные вопросы в ходе проекта решены.

Разные операторы международного ЭДО могут предлагать разные механизмы взаимодействия. Помимо указанного выше, возможен вариант, когда обе стороны сделки работают через одного оператора ЭДО в рамках единой системы электронного документооборота или в своих учётных системах, интегрированных с системой оператора. Но при выборе такого варианта важно убедиться, что для иностранного контрагента или российской компании (если обмен идёт через иностранного оператора ЭДО) будет гарантировано признание документов и в иностранном государстве, и на территории России.

При подключении к оператору или операторам международного ЭДО стоит воспользоваться тестовым периодом или тестовым обменом документами для проверки работы в реальных условиях. Это поможет оценить саму возможность такого ЭДО, согласовать её при необходимости с регулятором, а также проверить качество, удобство работы, скорость операций и, конечно, соответствие электронных документов, ЭП и обмена документами требованиям российского и иностранного законодательства.