Электронные документы: как их хранить и подтверждать юридическую силу

Для хранения выбывших из оборота бумажных документов организации и предприниматели создают архив. То же самое нужно делать и для электронных документов — создавать электронный архив. Для этой цели используются различные программно-технические решения:

1. Специальное архивное программное обеспечение.
2. Системные программные комплексы, в которых имеется функционал для архивной обработки, учёта и хранения документов.
3. Облачные продукты — решения для хранения архивных документов на сервере выбранной компании (сервиса), предоставляющей соответствующие услуги.
4. Материальные носители — флешки, диски и т.п.

Первые три варианты наиболее актуальны для организаций. У них большой объём документов, что требует соразмерного объёма архива и места про запас. При этом нужно обеспечить учёт электронных документов и выполнение с ними различных операций, если вдруг понадобится воспользоваться архивным документом. Для этого необходим соответствующий функционал.

Малый бизнес, ИП, самозанятые граждане нередко используют специальное программное обеспечение, в том числе бесплатное, формируют архив на своем рабочем месте или переносят архивные электронные документы на материальные носители, например внешние диски, карты памяти или флешки.

Проблемы хранения электронных документов

В отличие от бумажных архивных документов, которые всегда под рукой, для хранения, открытия, скачивания и обработки электронных документов нужны технические средства. Сами же электронные документы — это файлы, цифровая информация, которые хранятся на определённом носителе или в информационной системе. Основная проблема такого хранения — устаревание технических решений, прекращение их поддержки, а также появление новых, которые уже не способны работать с устаревшими форматами.

Малому бизнесу, ИП и самозанятым, которые отдают предпочтение хранению электронных документов на внешних физических носителях (диски, флешки и т.д.), нужно обезопасить себя от возможной утраты или повреждения таких носителей. Поэтому лучше всё-таки использовать специальные программные решения, совмещая их, к примеру, с облачным хранением. Или периодически переносить файлы с физических носителей в более надёжные места для хранения — в специальные системы для архивного хранения, в том числе облачные.

Как обеспечить юридическую силу электронных документов и ЭП спустя время

Юридическая сила архивных электронных документов со временем не утрачивается. Однако могут возникнуть проблемы с её подтверждением из-за ограниченного срока действия сертификата электронной подписи.

Чтобы избежать подобной проблемы в будущем, можно использовать усовершенствованную электронную подпись с меткой времени. Такой формат электронной подписи предусматривает включение в информацию об электронной подписи, помимо стандартной, сведений следующего характера:

• OCSP — статус сертификата (действует или нет) на момент подписания электронного документа;
• TSP — данные о точном времени создания подписи (метка времени).

Когда документ подписывается усовершенствованной ЭП, то есть создаётся электронная подпись на документе, конкретное время этого действия «заверяется» специальным сервером точного времени. То есть в процессе формирования электронной подписи на электронном документе создаётся метка точного времени, а данные об этом включаются в информацию об ЭП.

Если архивные электронные документы были подписаны обычной КЭП, подтвердить их юридическую значимость можно, запросив сведения в удостоверяющем центре, выдавшем сертификат. Таким же образом можно проверить действительность сертификата на момент подписания документа. Информация будет официальной, её можно использовать как доказательство подлинности и документа, и электронной подписи.

Например, вся электронная отчётность в ФНС сохраняется на серверах налогового органа и хранится в дата-центрах.

Многие организации и ИП всё-таки опасаются того, что в будущем к электронному документу и его реквизитам, включая ЭП, будут предъявлены претензии относительно их действительности. Предотвратить это на 100% можно только дублированием электронного архива бумажным хранилищем. Но это достаточно затратно, ведь придётся не только создавать бумажные копии электронных документов, но и создавать под них бумажный архив. Такое решение целесообразно, если документ имеет особую ценность, и важно гарантировать его признание любыми третьими лицами.