ЭДО с самозанятыми: какую закрывающую сделку документацию предоставляет самозанятый

1. Самозанятость и налоговый режим
2. Заключение договора с самозанятым
3. Документооборот с самозанятым
4. Электронный документооборот с плательщиком НПД
5. Какие документы для организаций нужны при заключении сделки с самозанятым
6. Создание и выставления самозанятым счёта на оплату
7. Формирование чека
8. Какие закрывающие сделку документы предоставляет плательщик налога на профессиональный доход
9. Акт выполненных работ или услуг (приёмки-сдачи)
10. Как учитывать расходы, если в закрывающей документации разные даты
11. Особенности составления документов при взаимодействии с самозанятым

Самозанятость и налоговый режим

Режим самозанятости является специальным налоговым режимом, который предусмотрен законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ для физических лиц и ИП. Действует он в статусе эксперимента, рассчитанного на 10 лет, — до 2029 года. Этот налоговый режим предусматривает уплату гражданином или ИП налога на профессиональный доход (НПД): 4% — с дохода, получаемого от физических лиц, и 6% — с дохода, получаемого от юридических лиц и ИП. Для самозанятых граждан этот налог заменяет уплату НДФЛ, для ИП — НДФЛ и НДС (кроме НДС при ввозе товаров в Россию).

В рамках самозанятости можно вести различную деятельность, которая не попадает под ограничения.

В основном самозанятые производят и продают свои товары, оказывают услуги, выполняют разные работы для заказчиков, сдают в аренду свои жилые помещения.

Физлица на НПД освобождены от ведения бухгалтерии, сдачи отчётности. Но обязаны фиксировать выручку в мобильном приложении «Мой налог» или в личном кабинете на сайте ФНС. Работать можно и через сторонние сервисы, если они интегрированы с информационной системой ФНС, которая обеспечивает взаимодействие самозанятого с налоговым органом.

Заключение договора с самозанятым

Оформление сделок с самозанятым регулируют нормы гражданского права. При сотрудничестве с плательщиком НПД договор, как правило, всегда существует, но различается форма: она может быть устной, а может — письменной. В ряде случаев письменная форма является обязательной, но её нарушение формально ведёт только к невозможности использовать свидетельские показания для подтверждения договорённостей.

Письменная форма обязательна:

• если стороны условились о письменном оформлении;
• если это предусмотрено законом;
• если одна из сторон соглашения — юридическое лицо;
• если соглашение заключают физические лица и сумма сделки превышает 10 тысяч рублей.

Классической письменной формой является договор, составленный на бумаге или в цифровом формате. Но для её соблюдения достаточно, например, просто обменяться документацией или письмами с договорённостями. Главное — чтобы можно было воспроизвести в неизменном виде содержание договорённостей и достоверно определить их стороны.

Цифровые технологии позволяют заключить и подписать письменное соглашение за считанные минуты. Достаточно сформировать его в цифровом формате и подписать электронной подписью. Если стороны используют квалифицированную электронную подпись (КЭП), договор юридически приравнивается к бумажному, даже если порядок подписания с использованием КЭП в условиях соглашения не отражён. Применение простой (ПЭП) или неквалифицированной подписи (НЭП) требует, чтобы было согласие сторон. При этом юридические лица всегда должны использовать усиленную подпись — КЭП или НЭП.

Документооборот с самозанятым

Юридическим лицам, ИП и физическим лицам, которые планируют сотрудничать с самозанятым, нужно учитывать специфику доступного плательщику НПД документооборота. Это значительно ускорит и упростит взаимодействие. Специфика же сильно зависит от того, какой сервис использует самозанятый.

Например, если самозанятый использует только «Мой налог», следует понимать, здесь есть только базовый набор возможностей, поскольку ориентировано приложение преимущественно на цифровое взаимодействие с налоговым органом, а не с заказчиками (покупателями). В нём формируют справки, счета и чеки, которые можно направить заказчику (покупателю) в виде ссылки или изображения. Но с другой документацией «Мой налог» не работает, для этого предназначены другие сервисы.

Есть сторонние сервисы, которые интегрированы с информационной системой ФНС. Их преимущество — множество дополнительных функций. Например, встроенный конструктор документов, функционал для их подписания, отсылки заказчику (покупателю), обратного получения. Есть вспомогательные приложения, которые не интегрированы с системой ФНС, но помогают формировать документацию, подписывать её КЭП или НЭП, направлять заказчикам (покупателям). Однако использование таких приложений не отменяет обязанности использовать сервис, который обеспечит взаимодействие с ФНС.

Электронный документооборот с плательщиком НПД

Чтобы выстроить удобный документооборот с плательщиком НПД, нужно учесть много факторов. Выделим основные:

1. Количество самозанятых, с которыми сотрудничает юридическое лицо, ИП или самозанятый.
2. Вид и характер сделок.
3. Особенности ЭДО, который уже использует юрлицо или ИП.
4. Особенности ЭДО самозанятого, возможность его изменения.

Есть юридические лица или ИП, которые постоянно сотрудничают с плательщиками НПД, привлекают их для различных задач. В этом случае, как правило, система ЭДО уже выстроена, и сложность лишь в том, способен ли исполнитель (продавец) работать в этой системе.

Юрлица и предприниматели, которые привлекают самозанятых для решения разовых или периодически возникающих задач, нередко готовы работать по той схеме, которую предложит самозанятый. Особенно если сделка и её исполнение не выходят за рамки стандартного набора документации.

Немало примеров и того, когда сам исполнитель предлагает заказчикам взаимовыгодный вариант организации электронного документооборота. В этом случае оптимальное решение — сервис, который интегрирован с информационной системой ФНС и при этом располагают функционалом для ЭДО.

Какие документы для организаций нужны при заключении сделки с самозанятым

При оформлении отношений с самозанятым основное — договор. Но в зависимости от вида, характера, условий договорённостей его может дополнять другая документация. Например, техническое задание или образцы документов, которыми стороны договорились обмениваться.

В соглашении стороны могут прописать, какой именно документацией и в какие сроки они будут обмениваться. Или какую документацию в какие сроки должна предоставить конкретная сторона.

Если договорённости предусматривают полную или частичную предоплату, сразу после её заключения самозанятый должен выставить и предоставить заказчику (покупателю) счёт на оплату, а после её поступления — чек.

Создание и выставление самозанятым счёта на оплату

Электронный счёт на оплату самозанятый может сформировать в приложении «Мой налог», в своём личном кабинете на сайте ФНС или с использованием стороннего приложения (сервиса), интегрированного с системой ФНС.

Формат и форма электронного счёта утверждены ФНС, он содержит:

• номер;
• дату, время формирования;
• ФИО самозанятого;
• название, перечень услуг (работ, товаров);
• сумму;
• ИНН самозанятого;
• способ оплаты;
• банковские реквизиты самозанятого;
• ИНН и наименование второй стороны (например, организации);
• QR-код.

Все приложения (сервисы), где формируется счёт, позволяют направить его заказчику (покупателю) в виде ссылки, изображения или в pdf-формате. Оплату можно сделать по QR-коду или по банковским реквизитам.

Формирование чека

Чек самозанятый формирует отдельно либо посредством перевода счёта в статус «оплаченный» с формированием чека. Его форма и формат утверждены ФНС.

Чек содержит:

• номер;
• номер счёта (если чек сформирован при оплате на основании счёта);
• ФИО самозанятого;
• название, перечень услуг (работ, товара);
• сумму расчёта;
• ИНН самозанятого и второй стороны;
• QR-код.

Чек направляется клиенту (заказчику, покупателю) через приложение, в котором он был сформирован, ссылкой или изображением. Его можно распечатать и передать (направить) в бумажном виде.

Плательщики налога на профессиональный доход освобождены от использования контрольно-кассовой техники (онлайн-касс).

Какие закрывающие сделку документы предоставляет плательщик налога на профессиональный доход

Если соглашение предусматривает его поэтапное исполнение и поэтапные расчёты либо полный расчёт после выполнения обязательств, счёт и чек фактически становятся закрывающими документами.

В договоре в качестве закрывающего документа может быть прямо предусмотрен акт выполненных работ (услуг) или их сдачи-приёмки. Его обязательно следует указать, если он нужен организации или ИП. Также желательно увязать предоставление (подписание) акта с полным расчётом по обязательствам.

Акт выполненных работ или услуг (приёмки-сдачи)

В зависимости от порядка документооборота, предусмотренного договором с плательщиком НПД, закрывающий акт в бумажном или электронном виде готовит или самозанятый, или контрагент.

При условии оплаты работ (услуг) после подписания акта самозанятый выставляет счёт на оплату, а после получения расчёта формирует чек.

Как учитывать расходы, если в закрывающей документации разные даты

В учётном документообороте при режиме НПД главный документ — чек. И именно тем днём, когда он сформирован, налоговый орган принимает выручку (доход) плательщика НПД к учёту. Однако у контрагентов, например у ООО, своя бухгалтерия и налоговый учёт, а значит, и другие требования.

Кроме того, порядок расчётов и документооборота стороны определяют в соглашении, и он может быть различным. Например, в случае полной предоплаты, счёт и чек самозанятый сформирует и направит в бухгалтерию контрагента до исполнения обязательств, а значит, до того, как будет составлен закрывающий акт. Возможна и такая ситуация, когда актирование было раньше, чем произведен и оформлен расчёт. Поэтому отличие дат в документации — частая ситуация.

Особенности составления документов при взаимодействии с самозанятым

Какие документы для организаций и других контрагентов должен предоставить плательщик НПД, определяет налоговое, гражданское законодательство и условия договора.

Счета и чеки самозанятый формирует в приложении, указывая только наименование работ (услуг, товара), сумму к оплате (полученной оплаты), ИНН и наименование контрагента. Остальные реквизиты проставляются автоматически.

Соглашение может подготовить и контрагент. Такая практика распространена среди юридических лиц и ИП, которые часто работают с самозанятыми. Например, если ООО постоянно работает с плательщиками НПД в рамках одного и того же вида сделки, то у компании, как правило, уже есть типовой договор. Если важно проработать индивидуальные условия, к работе над сделкой привлекают юристов — только так можно учесть все нюансы.

Упрощают задачу сервисы, которые позволяют сформировать соглашение с помощью конструктора, подписать его КЭП или НЭП и направить контрагенту. Такой функционал часто встроен в приложения (сервисы) для самозанятых, где также можно выставлять счета и формировать чеки.

Для актирования выполненных работ или сдачи-приёмки работ (услуг) часто используют типовые формы, которые применяет самозанятый или его контрагент. Но в рамках ЭДО акты легко формировать с помощью сервисов со встроенным конструктором.