Необходимость в МЧД появилась вместе с реформой законодательства об электронной подписи. С сентября 2024 года сотрудники могут использовать только личную КЭП, в сертификате которой нет привязки к какому-либо юрлицу или ИП. Поэтому при отсутствии доверенности система или сервис не может распознать, правомочно или нет сотрудник подписывает документ от имени другого лица, в частности работодателя. Использование привычных бумажных доверенностей решило бы этот вопрос. Но программы считывают информацию по определённым алгоритмам, а такую возможность предоставляют только машиночитаемые документы, в том числе МЧД.
Как работали раньше:
- Сотрудники по мере необходимости использовали КЭП руководителя (работодателя), который передавал им свой USB-ключ со средствами создания подписи или его дубликат. Фактически документ подписывал работник, но юридически — руководитель. На руководстве лежала вся ответственность за подписанные документы, но при этом нельзя было полностью проконтролировать, правомерно или нет использована КЭП.
- Сотрудник в рабочих задачах использовал КЭП, в сертификате которой были указаны как его личные данные, так и сведения о работодателе. Это подразумевало, что работник действует от имени последнего, но не защищало от злоупотреблений. Полномочия можно было отразить в бумажной доверенности, но при использовании такой КЭП это не было обязательным требованием.
МЧД закрывает вопрос с возможными злоупотреблениями. Доверенное лицо применяет свою КЭП, а его полномочия на это чётко прописаны в электронной доверенности. Она может быть сформирована и храниться в системе, где работает сотрудник, или в одном из реестров (например, ФНС), которые предоставляют доступ к своим данным.
Требования к МЧД
Общие особенности оформления электронных доверенностей определяет ст. 17.5 закона №63-ФЗ «Об электронной подписи». Единые требования к ним утверждены Минцифры в приказе № 857 от 18.08.2021. В законе закреплено соответствие МЧД требованиям ГК РФ, что делает её юридически равнозначной бумажной доверенности. Единые требования обеспечивают унифицированные формат, структуру и обязательное содержание, включающее:
- наименование документа;
- информацию о доверителе (ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРН — для граждан и ИП, наименование организации, её адрес, ФИО и СНИЛС руководителя — для юрлиц);
- информацию о представителе (доверенном лице), включая ФИО, дату рождения, серию, номер, дату и орган выдачи паспорта, СНИЛС и ИНН;
- дату выдачи (при наличии метки времени определяется по метке);
- срок действия, если МЧД не бессрочная;
- перечень и идентификаторы полномочий по классификатору;
- описание полномочий и (или) идентификаторов, если их нет в классификаторе;
- сведения об информсистеме, в которой можно получить данные об отмене МЧД;
- номер доверенности;
- КЭП;
- возможность передоверия.
Классификатор полномочий
Доверитель через МЧД предоставляет доверенному лицу конкретные полномочия. Они обозначают, в какой сфере и какие действия он вправе совершать в рамках применения своей квалифицированной ЭП. Если правомочия отменяют, доверенность отзывают, а если изменяют — необходимо вместе с отзывом МЧД создать новую.
Закон допускает обозначать полномочия свободным описанием или с помощью идентификаторов (кодов). Но выбор есть не всегда. Согласно единым требованиям, текстовое описание допустимо, когда для полномочия нет идентификатора в классификаторе. Это правило действует при использовании МЧД в рамках взаимодействия с госорганами, включая работу в федеральных информсистемах. В гражданских правоотношениях можно использовать как коды, так и описание полномочий. Например, при заключении сделок.
Классификатор полномочий облегчает задачу их точной формулировки и обозначения. Его разработало и ведёт Минцифры. В госсистемах и сервисах ЭДО, где предусмотрен функционал формирования МЧД по единым требованиям, классификатор уже внедрён. При подготовке доверенности достаточно выбрать нужные полномочия из выпадающего списка, и коды будут указаны в документе автоматически. Поскольку работа в конкретных госсистемах и взаимодействие с конкретными ведомствами ограничены определённым набором действий, полномочия тоже очерчены — распределены по донорам (ФНС, Роструд, Росстат и т.д.).
Электронная доверенность с передоверием
В МЧД можно указать право передоверия. Для этого в форме и содержании документа есть специальный раздел. Если право не указано, его нет.
В электронных доверенностях передоверие означает не только возможность формирования доверенным лицом своих МЧД, но и право подписывать их своей КЭП.
МЧД в ЭДО и различных системах
С сентября 2024 года работа сотрудников организаций и ИП в различных госсистемах и сервисах ЭДО предусматривает использование при подписании документов своих личных КЭП в паре с МЧД.
Как сделать машиночитаемую доверенность? Её можно создавать и хранить непосредственно в системе, где будет работать сотрудник. Но если компания работает с несколькими информсистемами и сервисами ЭДО, полномочиями наделены многие работники и предусмотрено передоверие, формировать МЧД для каждого случая означает большие затраты времени и сложность управления. В такой ситуации проще и удобнее формировать и хранить доверенности в одной системе (сервисе), а когда нужно использовать МЧД — указывать, где она хранится. Среди нормативно допустимых систем хранения — ЕСИА (Госуслуги), системы удостоверяющих центров с аккредитацией Минцифры, системы операторов ЭДО, госсистемы и некоторые другие.
