Цифровые документы зачастую удобнее бумажных: в них меньше ошибок и их можно отправить из любого места, где есть интернет. Они выгоднее с финансовой точки зрения, так как в процессах не задействуется бумага. А ещё такой формат подачи экономит время налогоплательщика — не нужно тратить время на распечатку и походы в налоговую.
В ряде случаев электронная форма — обязательное условие. В частности, организации, где трудятся более 100 человек, должны сдавать документы только в цифровом виде. Сдать отчёт налогоплательщика по НДС тоже можно только электронно. Поэтому важно заранее изучать информацию на сайтах органов.
Есть два способа отправки:
Важный нюанс касается подписания документов. Если бумажный визируют от руки, то цифровой нужно подписать электронной подписью (ЭП).
Для индивидуальных предпринимателей и небольших организаций, которые предоставляют минимальное количество бумаг, удобно использовать личные кабинеты (ЛК). Мы говорим о них во множественном числе, потому что для каждого государственного органа понадобится отдельный профиль. Создать единую учётную запись для всех случаев невозможно. Единственное исключение — ФНС. Через сайт инстанции можно подать сведения в налоговую и Социальный фонд.
Платить за регистрацию не придётся, процедура всегда бесплатная. Для её прохождения понадобится подтверждённая учётная запись на портале Госуслуг или квалифицированная ЭП. Последняя также понадобится для отправки декларации. Но об этом мы расскажем позднее.
Ряд государственных органов требует отдельную ЭП для отправки деловых бумаг. Например, ещё одна КЭП понадобится для работы в ЕГАИС.
ЭДО будет особенно удобным для компании, которая отправляет много бумаг. Цена на лицензии или подписки зачастую зависит от того, сколько отчётов нужно отправить и какие есть функции в программе.
Прежде чем приобрести программу, стоит учесть несколько важных моментов, чтобы не сожалеть о потраченных средствах. Рекомендуем обратить внимание на следующие нюансы:
Помимо прочего, полезными будут ещё две функции:
Отчёты можно сдавать напрямую через сайт ФНС. Для этого нужно воспользоваться опцией «Представление налоговой и бухгалтерской отчётности в электронной форме». Её можно найти в меню на официальном сайте органа.
Для передачи отчётности нужно пройти регистрацию на сайте ФНС. Доступ к ЭДО и сервисам ФНС пользователи получают только через ЛК. В нём же можно уточнить графики сдачи документов, зарегистрировать кассы и уточнить свои обязательства по налогам и взносам.
Имейте в виду, что сдавать отчётность можно только через официальный сайт налоговой. В приложении «Личный кабинет предпринимателя» на смартфоне такая функция недоступна. Далее расскажем, как сдавать отчёты через личный кабинет налогоплательщика.
Чтобы через кабинет налогоплательщика сдать отчёт, индивидуальному предпринимателю и руководителям понадобится УКЭП. Такую ЭП оформляют УЦ ФНС и её доверенные лица бесплатно. Носитель (USB-токен) придётся приобрести самостоятельно.
Список доверенных лиц и пункты выдачи КЭП можно изучить на сайте налоговой.
Помните, что бесплатная подпись от ФНС действует в течение 15 месяцев. После этого сертификат ЭП нужно продлить. Для этого не обязательно посещать налоговую. Перевыпустить сертификат удалённо можно в аккредитованном удостоверяющем центре «Инфотекс Интернет Траст». Наши специалисты пошагово проконсультируют вас и помогут установить сертификат и настроить систему для работы с электронной подписью. Рекомендуется начать обратиться за перевыпуском хотя бы за месяц до окончания срока действия подписи.
Когда вместо руководителя сдавать отчётность будет сотрудник, например, бухгалтер, ему нужно будет оформить подпись дополнительно. Чтобы работник смог отправлять декларации от имени компании, ему понадобятся УКЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД).
Вход в ЛК по связке «логин + пароль» ограничивает функциональность. Вы сможете прочитать письма от инспекции или изучать расчёты, но отправка отчётов через личный кабинет налогоплательщика с таким форматом авторизации будет недоступна. Поэтому авторизоваться лучше с помощью ЭП.
Для этого на странице ЛК нажмите кнопку входа по ЭП.
Выберите прохождение проверки условий подключения (пункт 3) и начните процесс. На той же странице есть все нужные инструкции. После сканирования при отсутствии недочётов все пункты будут помечены зелёными галочками. После этого кнопка входа станет активной.
Для юрлиц (ЮЛ) вход в ЛК доступен только по сертификату электронной подписи.
Если работаете по упрощённой системе налогообложения (УСН), понадобится форма № ЕД-7-3/958@. Её можно скачать на сайте ФНС.
Для подготовки отчётности для ЮЛ нужно использовать специальную программу — «Налогоплательщик ЮЛ». Бесплатное ПО можно найти у ФНС.
Загрузите в личный кабинет налогоплательщика отчёты. Для этого в ЛК для индивидуальных предпринимателей перейдите в полный раздел «Жизненные ситуации».
В нижней части страницы найдите нужный пункт.
Перейдите в пункт отправки, загрузите файл.
После загрузки нажмите «Подписать и отправить».
Готово. Остаётся лишь дождаться уведомления от налоговой, что она приняла документ на проверку.
Чтобы узнать результат проверки, перейдите в кабинет налогоплательщика. Отчёт и статус вы найдёте в том же разделе «Налоговая бухгалтерская отчётность» в графе «Отправлено».
