Как таковой электронной трудовой книжки не будет. Вместо неё работодатель будет предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР. При необходимости их можно будет также вывести на бумагу.
Эти изменения предусмотрены пакетом законов, принятых в декабре 2019 года, а именно:
Оба документа, вступивших в силу с 1 января 2020 года, предполагают введение электронных сведений о работе для всех работающих на территории Российской Федерации.
Для этого ТК РФ дополняется статьёй 66.1, согласно которой не трудовая книжка, а сведения о трудовой деятельности теперь являются основной информацией о трудовой деятельности и стаже работника. Эта информация включает сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Вся вышеуказанная информация представляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.
Законодательство устанавливает способы получения работником сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме, согласно которым он может получить сведения у работодателя по последнему месту работы, в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).
Основные изменения произойдут с 1 января 2021 года, а именно:
Работодателю необходимо подготовить письменные уведомления для каждого работника. Вручить их нужно не позднее 30 июня 2020 года.
Исключений для сотрудников, которые временно не работают (например, для сотрудниц в декрете), закон не предусматривает, поэтому их тоже придётся уведомить до середины года, не дожидаясь выхода на работу.
В уведомлении нужно ознакомить работника с двумя моментами. Во-первых, что в законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Во-вторых, что работник вправе до конца года подать работодателю письменное заявление, в котором выбрать ведение его трудовой книжки в бумажном виде или предоставление ему электронных сведений о трудовой деятельности.
О поступившем от работника заявлении (вне зависимости от того, какой выбор сделал сотрудник) необходимо отчитаться в ПФР.
Вести электронные сведения работодатель обязан в силу закона, и выбор работником бумажной книжки эту обязанность никак не отменяет.
Но у всех сотрудников будет право в течение 2020 года определиться, хотят ли они параллельно сохранять книжку на бумажном носителе или хотят от неё отказаться.
Даже если работник выбрал бумажный вариант, то в дальнейшем он может передумать в любое время и выбрать электронную трудовую.
За работником, выбравшим ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Это важно учитывать, принимая сотрудника на работу: если у него нет трудовой книжки на руках и в сведениях о трудовой деятельности нет отметки о том, что он выбрал электронный вариант, то работодателю придётся заводить новую бумажную трудовую книжку.
Работники, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажный документ на руки. При выдаче книжки в неё вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.
В случае если сотрудник промолчал или не имел возможности подать заявление (был на больничном, в отпуске и т. д.) либо гражданин нигде не работал и в связи с этим не смог никого из работодателей проинформировать о своём решении, бумажная книжка сохраняется. Но параллельно в любом случае вся информация в электронном виде накапливается в системе персонифицированного учёта.
Ведение ЭТК будет заключаться в передаче определённых законом сведений в ПФР, а также в предоставлении работнику сведений о его трудовой деятельности.
Сотруднику сведения о его трудовой деятельности нужно будет предоставить на бумажном носителе или в электронном виде в день увольнения или по его запросу в период работы.
Если работодатель не предоставит эти сведения своевременно, то понесёт такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.
Это определит Минтруд. С 20 декабря 2019 года проходят публичное обсуждение текста проекта и независимая антикоррупционная экспертиза проекта приказа Минтруда России «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения».
Проектом предусматриваются две формы, по которым работник может получить сведения о трудовой деятельности:
СТД-Р предоставляется работодателем по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя. Она формируется и представляется способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.
СТД-Р может быть представлена работнику на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя).
Форма на бумажном носителе заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет документы личной подписью. Позиции «должность уполномоченного лица», «расшифровка подписи» (указывается Ф.И.О. полностью) обязательны к заполнению.
В связи с переходом на ЭТК с 1 января 2020 года работодатель обязан передавать в ПФР следующие сведения о каждом работнике:
1) место работы:
2) сведения о выполняемой работе и периодах работы:
3) информация о подаче работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе либо о предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Работодатель обязан предоставлять в ПФР вышеуказанные сведения в следующих случаях:
Награды и благодарности не будут вноситься в ЭТК. Данную информацию было решено не вносить, поскольку наличие благодарностей и наград в трудовой книжке не влияет на начисление пенсии.
В переходный период, в течение 2020 года, сведения достаточно будет передавать 1 раз в месяц, а именно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки.
Но есть два нюанса. Во-первых, если эти сведения представляются впервые в отношении работника, то работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя.
Во-вторых, если в течение 2020 года случаев приёма, перевода, увольнения или подачи заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки у конкретного сотрудника не было, то сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя нужно представить не позднее 15 февраля 2021 года.
С 1 января 2021 года подавать информацию в ПФР нужно будет чаще. Так, о приёме на работу и увольнении сотрудника отчитаться нужно не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа.
В остальных случаях (о переводе на другую постоянную работу и о подаче заявления о ведении бумажной либо электронной трудовой книжки) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место соответственно перевод на другую постоянную работу или подача заявления.
Если численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет 25 и более лиц, сведения подаются только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. В таком же порядке сведения могут представляться работодателем, у которого численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет менее 25 лиц.
Сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа можно сформировать с использованием программно-технических средств, применяемых работодателем для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.
Это определит ПФР. С 20 декабря 2019 года подводятся итоги общественного обсуждения текста Проекта Постановления Правления ПФР «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка её заполнения».
Проектом утверждаются форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» в электронном виде, а также порядок заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».
Указанная форма представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе):
Согласно Проекту большинство полей СЗВ-ТД заполняется унифицированным способом.
Так, при заполнении графы «Вид мероприятия (приём, перевод, увольнение)» указывается наименование кадрового мероприятия в соответствии с Классификатором вида мероприятий, который приложен к Проекту. Классификатор содержит всего 7 мероприятий:
В Проекте указано, что при представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. Вместе с тем из принятого закона не следует, что сведения нужно предоставить только о последнем кадровом мероприятии.
СЗВ-ТД можно предоставлять на бумажном носителе или в форме электронного документа.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет входящие документы личной подписью. Позиции «Наименование должности руководителя», «Ф.И.О.» (указываются фамилия, имя и отчество (при наличии) полностью) обязательны к заполнению.
Форма СЗВ-ТД в виде электронного документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
Госдума РФ приняла в первом чтении законопроект № 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений».
Он предусматривает, что виновных в неоднократных нарушениях (то есть 2 и более раза за год) накажут предупреждением.
Однако профильный комитет Госдумы считает, что ответственность за нарушения в предоставлении информации в ПФР уже предусмотрена действующим законодательством и она значительно строже, а предложенная норма, по сути, является частным случаем такого нарушения. Поэтому законопроект скорее всего доработают в 2020 году и сделают санкции более жёсткими.
Основной причиной перехода от бумажного документа к цифровому стали сложности работников, связанные с подтверждением стажа работы при выходе на пенсию: отсутствие переименования работодателя или должности в записях, помарки в книжке и другие недочеты приводят к необходимости подтверждать стаж работы по архивным документам.
С введением ЭТК работники и работодатели получат ряд преимуществ, о которых на своём сайте упомянул Минтруд, а именно:
Введение электронных трудовых книжек — ещё один важный шаг на пути формирования цифрового профиля гражданина и ухода от ненужных и обременяющих бумаг. Кроме базовых преимуществ и отказа от ведения трудовых на бумаге, также важно отметить, что ПФР сменил технологию обмена документами с работодателями и иными инстанциями при реализации проекта ЭТК.
Через некоторое время «Инфотекс Интернет Траст» представит новую систему ЭДО ПФР, которая примет на себя весь документооборот с фондом и существенно повысит его техническое качество. Также новый механизм ЭДО упростит и процедуру подключения для страхователей — теперь она тоже электронная.
В своем программном обеспечении мы поддержали функционал для работодателя по формированию, проверке, передаче и полному контролю прохождения форм СЗВ-ТД, а также необходимых заявлений и служебных документов для ЭДО с ПФР.
Разработчики ViPNet ЭДО Отчет лаконично встроили новый документооборот в систему таким образом, чтобы не было необходимости в новых навыках и принципах работы пользователей.
Уже в феврале 2020 года работодатель сможет реализовать все нужные задачи, связанные с проектом ЭТК, в ViPNet ЭДО Отчет:
- подключаться к системе ЭДО ПФР для передачи сведений;
- формировать прямо в программе форму СЗВ-ТД, проверять её и подготавливать к отправке;
- импортировать данные СЗВ-ТД из любых бухгалтерских программ;
- отправлять документы в ПФР быстро, стабильно и в любое время дня и ночи;
- отслеживать этапы прохождения, а также получать любую информацию и консультации в рамках поддержки продукта.
В дальнейшем мы будем поддерживать более сложные сценарии для работодателей, представителей и обслуживающих организаций.
