Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы
Почему кадровый документооборот ведётся преимущественно на бумаге и есть ли будущее у кадрового ЭДО?
В 2013 году в Трудовом кодексе РФ появилась глава, посвящённая дистанционным работникам, в которой определяются трудовые отношения с сотрудниками, работающими удалённо. В главе 49.1 ТК РФ уточняется, что взаимодействие работодателя с удалёнными сотрудниками реализуется при помощи информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета. Взаимодействие подразумевает обмен не только рабочей информацией, но и кадровой, касающейся вопросов оформления и сопровождения трудовой деятельности работника.
Трудовой кодекс РФ прямо предусматривает возможность использования электронных кадровых документов только для дистанционных сотрудников, что является особенностью их правового статуса.
Удалённое кадровое взаимодействие подразумевает обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи, которая наделяет документы юридической силой и придаёт им официальный статус. Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» законодательно закрепляет равнозначность информации в электронном виде, подписанной квалифицированной электронной подписью, и документом на бумаге, подписанным от руки.
В ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ говорится о том, что при взаимодействии дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами используются усиленные квалифицированные электронные подписи как работодателя, так и работника или лица, поступающего на дистанционную работу. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.
Несмотря на то что закон допускает электронное кадровое взаимодействие с удалёнными сотрудниками, даже в этом случае нельзя обойтись без бумажных документов. В течение трёх календарных дней после заключения трудового договора работодатель должен отправить дистанционному работнику по почте заказным письмом экземпляр договора на бумаге. В случае прекращения сотрудничества копия приказа о расторжении трудового договора также в обязательном порядке высылается сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.
Кроме того, по требованию работодателя сотрудник должен выслать заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, необходимых для приема на работу. Сотрудник, в свою очередь, может запросить у работодателя нотариально заверенные копии таких документов, как приказы о приёме на работу, переводе или увольнении.
Трудовые книжки на сегодняшний день остаются в бумажном виде, поэтому для учёта трудовой деятельности сотруднику необходимо лично предоставить работодателю трудовую или выслать её по почте заказным письмом с уведомлением. Впрочем, если стороны заключили соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности, можно обойтись без трудовой — стаж дистанционной работы будет учитываться по трудовому договору. Аспекты соглашения описаны в главе 49.1 ТК РФ.
Cправки с места работы, сведения о доходах и прочие документы на бумаге понадобятся сотруднику для предоставления в определённые органы. Кроме того, у дистанционных работников нередко возникает проблема с наличием электронной подписи — не у всех сотрудников она есть и не каждый готов её оформить. В таком случае кадровый документооборот неизбежно будет вестись на бумаге.
Расскажем о кадровом ЭДО с точки зрения управления бизнесом и ведения документооборота предприятий на примере реализации компанией «Инфотекс Интернет Траст» проекта внедрения ЭДО в кадровую деятельность страховой компании «Росгосстрах Жизнь».
Компания с крупнейшим штатом дистанционных сотрудников сталкивается с определёнными сложностями в процессе кадрового документооборота: при приёме на работу необходимо проверить, оформить и подписать документы каждого сотрудника, сам процесс работы сотрудников также сопровождается ведением кадрового документооборота. Внедрение ЭДО значительно упрощает оформление и кадровое взаимодействие.
Обычно электронный документооборот в системах операторов ЭДО организуется между двумя компаниями. Случай с дистанционными работниками нестандартный: ЭДО необходимо организовать между юридическим лицом — компанией и физическим лицом — будущим удалённым сотрудником. Сложность ситуации заключается в необходимости организации электронного документооборота между компанией и сотрудником, который до и после момента своего оформления является внешним физическим лицом по отношению к компании, а также в необходимости применения особой системы тарификации, возможной при такой схеме взаимодействия.
Кроме этого, при реализации кадрового ЭДО в подобной ситуации необходимо учитывать множество организационных, юридических и технических факторов:
Для решения организационных и юридических задач проекта была выстроена схема подключения работодателя и будущих работников на этапе «внешних физических лиц» к облачному сервису ViPNet ЭДО Документ. Сотрудники получили в системе отдельные аккаунты физических лиц, а работодатель — отдельный аккаунт юридического лица. Возможность регистрации в аккаунтах была обеспечена до момента оформления трудовых отношений между контрагентами проекта, что позволило заключать трудовые договоры и обмениваться прочими документами уже в электронном виде дистанционно.
Процесс взаимодействия был выстроен с учётом биллинга и тарификации совместной активности для оплаты работодателем, при этом контроль за подключением новых сотрудников сохранился и у оператора ЭДО, и у работодателя.
Удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» обеспечил выдачу и администрирование ключей электронной подписи для всех участников проекта, среди которых десятки сотрудников работодателя и тысячи дистанционных сотрудников. Для всех типов документов в проекте была реализована возможность сохранения печатных и PDF-копий с информацией об электронной подписи в виде штампа.
В итоге благодаря организованным юридическим процессам и системе тарификации ViPNet ЭДО Документ компания «Инфотекс Интернет Траст» подключила крупнейшего абонента-работодателя и всех его дистанционных сотрудников к системе ЭДО в рамках одного проекта.
Затруднения в ЭДО со штатными сотрудниками связаны с отсутствием однозначного правового регулирования вопроса. Документооборот остаётся в бумажном виде, несмотря на отсутствие в ТК РФ прямого указания на составление кадровых документов исключительно на бумажном носителе и без применения электронной подписи. В связи с правовой неопределённостью возникает вопрос, допустимо ли использование электронного кадрового делопроизводства в отношениях с работниками.
Роструд исходит из того, что работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, в которых в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, журналы учёта и другие документы.
По мнению Роструда, наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях необходимо:
Новый шаг в направлении кадрового ЭДО был сделан с началом эксперимента Минтруда по электронному кадровому документообороту, который проходит с 23 марта до 1 октября 2018 года в соответствии с Приказом Минтруда России от 26 марта 2018 г. № 194 «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений».
Участниками эксперимента стали крупные работодатели, которые частично ведут кадровый документооборот в электронном виде — заключают трудовые договоры, оформляют отпуска и командировки. Среди участников пилотного проекта ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Ростелеком» и другие крупные компании.
По итогам эксперимента планируется подготовить предложения для оптимизации обязательных кадровых документов и закрепления в законодательстве возможности электронного кадрового документооборота. Ожидается, что эксперимент поможет опробовать механизм ведения кадровых документов в электронном виде и выявить проблемы и риски внедрения кадрового ЭДО.
Внутренние процессы организации кадрового документооборота на сегодняшний день самая сложная тема как для самих организаций в плане ЭДО, так и для операторов при внедрении и реализации работы сервисов. А кадровые документы — наименее изученная и реализованная в ЮЗЭДО тема. С одной стороны, это показатель наличия потенциальных трудностей, с другой — возможность для операторов сервисов ЭДО проявить себя в новом сценарии. Электронные трудовые книжки откроют большие возможности для реализации кадрового ЭДО, если государство поддержит их внедрение и разработает формат и процедуру их хождения. Рынок ЭДО вполне способен обеспечить работодателей и работников всем, что нужно для отказа от бумаги в сценариях кадрового документооборота.
«Инфотекс Интернет Траст» уже участвует в проектах электронного кадрового документооборота на базе программного комплекса ViPNet ЭДО. В нашем случае это проекты внедрения ЭДО с дистанционными сотрудниками и реализация B2G-обмена документами с Рострудом для ряда участников пилотного проекта. Совместно с нашими ключевыми клиентами и партнерами мы внедрили электронное взаимодействие компаний с дистанционными работниками от момента подписания трудового договора до полномерных отношений работодателя и сотрудника в электронном виде. Для этой цели в системе был организован документооборот юридического лица с физическим, а также оптимизирована схема выдачи и перевыпуска сертификатов электронной подписи для ЭДО в удостоверяющем центре «Инфотекс Интернет Траст».
