Юридические аспекты перехода на ЭДО: нормативное регулирование и подготовка

В какой-то степени все организации и ИП используют электронный документооборот, но внедрение ЭДО — это не просто замена бумажных документов на электронные для удобства и сокращения затрат. Это система бизнес-процессов и коммуникаций, которая рассчитана прежде всего на внешний юридически значимый документооборот. Конечно, она включает и внутренние коммуникации между сотрудниками и подразделениями компании. Но разница существенна: локальные процессы, связанные с обменом документами, можно подчинить своим корпоративным правилам, а вот построить внешний ЭДО без учёта действующей нормативной базы нельзя.

Основная нормативно-правовая база ЭДО:

1. Федеральные законы «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ и «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ.
2. Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и другие законы, регламентирующие среди прочего использование электронных документов и ЭДО в определённых направлениях: сделки, учёт, отчётность, участие в госзакупках и т. д.
3. Нормативно-правовые акты Правительства РФ, министерств и ведомств, регулирующие отдельные направления ЭДО — по аналогии с федеральным законодательством, но в целях его исполнения и более конкретизировано. Например, к компетенции ФНС РФ отнесено утверждение форм и требований к документам, предоставляемым для совершения регистрационных действий, для сдачи отчётности, для получения госуслуг по линии налоговой службы.
4. Региональное законодательство. Оно ограничено территориальным действием и, как правило, касается вопросов электронного взаимодействия с региональными и местными органами власти.

На локальном корпоративном уровне ЭДО регулируется регламентом (положением, правилами и т.д.). Принятие такого документа необязательно, но он серьёзно упрощает жизнь. Это упорядочивание бизнес-процессов, инструкция для сотрудников и юридическая база для внутреннего контроля и управления. Чем больше компания, количество вовлечённых в ЭДО сотрудников и подразделений, больше и разнообразнее документооборот, тем больше потребность в разработке и утверждении такого документа.

Главное, что нужно знать:

1. Электронные документы юридически идентичны бумажным. Конечно, если соблюдены все нормативные требования к их форме, содержанию и подписи. Но такие же требования предъявляются и к бумажным документам.
2. Электронная подпись — аналог собственноручной подписи. Разница только в том, что собственноручная подпись — одна и единственная, а типов ЭП несколько, поэтому нужно соблюдать требования, предъявляемые к подписанию конкретного юридически значимого документа.

ЭДО можно распространить на все юридически значимые направления и бизнес-процессы, включая:

• регистрационные действия, получение разрешительных документов;
• заключение, изменение, исполнение и расторжение договоров (контрактов, соглашений);
• участие в госзакупках;
• ведение бухучёта, подготовку и сдачу бухгалтерской и налоговой отчётности;
• обращение за госуслугами;
• переписку с госорганами;
• участие в судебных процессах.

Первоначальная задача перехода на ЭДО — определить, в каких направлениях он нужен. Ведущими считаются три: работа с контрагентами, взаимодействие с органами власти, обязательный учёт и сдача отчётности (бухгалтерия, налоги, кадры и статистика). Эти направления актуальны для всех юридических лиц и предпринимателей. Остальные определяются в соответствии со спецификой бизнеса и его частными потребностями.

Оформление перехода на ЭДО

Не существует инструкции по переходу на ЭДО, которой обязательно нужно было бы следовать. Но есть определённые юридические процедуры, с помощью которых оформляются практические этапы перехода на ЭДО.

Чтобы начать переход на электронный документооборот, необходимо:

1. Определить и назначить ответственных лиц. Как правило, для этого издаётся приказ. Если привлекаются сторонние специалисты, с ними или с компанией, в которой они работают, заключается договор оказания услуг (выполнения работ).
2. Обратиться в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязью РФ, оформить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и приобрести средство криптографической защиты (СКЗИ).
3. Заключить договор с оператором ЭДО для организации безопасного электронного документооборота, его автоматизации, обработки и хранения документов.
4. Разработать и утвердить регламент электронного документооборота и использования электронной подписи (подписей). Одновременно нужно внести изменения в локальные акты, которые затронет переход на ЭДО. Речь может идти об изменениях в учётной политике, штатном расписании, должностных инструкциях и т. д. Возможно, потребуются разработка и утверждение новых локальных актов.
5. Оформить переход на ЭДО с контрагентами. По текущим договорам это делается путём подписания дополнительного соглашения. Условия использования ЭДО в новых сделках определяются условиями договора, заключённого по итогам согласования сделки.
6. Подключение к электронному документообороту с ФНС, ПФР, другими контролирующими организациями и органами власти (при необходимости), в том числе регистрация в ЕСИА — для доступа к электронному взаимодействию при получении госуслуг.

В зависимости от специфики деятельности компании или ИП дополнительно может потребоваться регистрация в различных федеральных или региональных информационных системах и сервисах. Включать такой этап в процесс внедрения ЭДО целесообразно сразу, если планируется интеграция внутренних систем и сервисов с внешними системами. Но сделать это можно и позже, по мере необходимости.