Электронные торги: что это такое, как они работают и что нужно для участия

Ключевое отличие электронных торгов от «бумажных» в том, что они проходят на электронных торговых площадках. Это онлайн-платформы, функционал которых обеспечивает:

• регистрацию и (или) авторизацию заказчиков и участников торгов;
• размещение заказчиками закупочной документации;
• подачу физическими лицами, компаниями и ИП заявки на участие;
• выполнение заказчиками и участниками определённых действий, которые предусмотрены для той или иной процедуры;
• взаимодействие и электронный документооборот между заказчиками и участниками;
• заключение договора (контракта) онлайн.

Какими бывают электронные торги

Тендеры могут быть государственными (муниципальными) и коммерческими. В первом случае заказчики — бюджетные учреждения, госкомпании, юридические лица, которые относятся к субъектам естественных монополий (например, РЖД) или занимаются регулируемым видом деятельности (например, энергетикой). Ко второй группе относят всех остальных.

Среди государственных и муниципальных заказов принято выделять несколько направлений в зависимости от нормативно-правового регулирования:

1. Госзакупки по №44-ФЗ — контрактная система для государственных и муниципальных нужд, которую регулирует закон № 44-ФЗ от 05.04.2013. В рамках №44-ФЗ проводят торги бюджетные учреждения. Здесь действуют строгие правила, но они едины для всех. Считается, что новичкам лучше начинать с этого направления.
2. Госзакупки по №223-ФЗ — такие, которые проводят отдельные юридические лица: госкомпании, их дочерние структуры, субъекты естественных монополий, организации с госрегулированием сферы деятельности, а также бюджетные учреждения, финансирующие исполнение договора за счёт грантов, субподряда или собственных средств. Регулирует такие госзакупки и особенности участия в них закон № 223-ФЗ от 18.07.2011, а также положение о закупках, которое должен утвердить каждый заказчик.
3. Госзаказы в рамках постановления Правительства от 01.07.2016 № 615 — для определения подрядчиков на капремонт многоквартирных домов и общего имущества.

В рамках №44-ФЗ госзаказчик выбирает разрешённый законом способ торговой процедуры. Обычно это либо аукцион, либо конкурс. Запрос котировок и закупка у единственного поставщика возможны строго в конкретных ситуациях. К торгам по №223-ФЗ меньше нормативных требований, поэтому заказчики не столь ограничены в способах их проведения. Коммерческие тендеры могут проводиться так, как заказчик посчитает нужным.

Среди участвующих в конкурсе побеждает тот, кто предложил лучшие условия, а в аукционе — наименьшую цену (стоимость). Конкурсы и аукционы бывают открытыми и закрытыми. Закрытую процедуру проводят в определённых случаях, например при защите гостайны, госзакупке товаров, услуг или работ для оборонного сектора, системы исполнения наказаний, госохраны или космической сферы. К таким тендерам допускаются только лица, которым поступило предложение от заказчика.

Запрос котировок в рамках №44-ФЗ можно проводить в случаях, прямо предусмотренных этим законом. Например, если начальная (минимальная) цена контракта не превышает 10 млн рублей и при этом в годовом объёме такой способ не превышает 20%. Или, к примеру, нужно по решению медкомиссии закупить лекарственные препараты по жизненным показаниям. Запрос котировок допускается, если нужно закупить товары для жизнеобеспечения граждан, приобрести спортинвентарь, изделия народных промыслов, жильё для детей-сирот. Побеждает в запросе котировок тот, кто раньше всех подал заявку с наименьшим ценовым предложением.

Серьёзно ограничены госзакупки у единственного поставщика в рамках №44-ФЗ. Однако их разновидность — малые закупки — очень популярна среди новичков, самозанятых и малого бизнеса. Участие в малых закупках — это размещение своего коммерческого предложения на специализированных площадках и ожидание отклика заказчика. Это напоминает торговлю на маркетплейсе, но с ограничением по цене — закупка не может превышать 5 млн рублей. Участвуйте в недорогих торгах, если такая форма их проведения вам подходит. Можно получить опыт заключения контракта и сформировать репутацию надёжного поставщика, при этом одновременно участвуя и в других закупках.

Запрос предложений может проводиться в рамках №223-ФЗ и коммерческих заказов. Он напоминает запрос котировок, но здесь важна не столько цена, сколько все предложенные в заявке условия поставки, оказания услуг или выполнения работ. Побеждает тот, кто предложил их лучшее сочетание и при этом соответствует как можно большему числу требований, которые указаны в закупочной документации.

В рамках государственных и муниципальных заказов для малого и среднего предпринимательства (МСП), а также социально ориентированных некоммерческих организаций (СНКО) предусмотрены льготы и преференции. В частности, согласно №44-ФЗ, не менее 25% годового объёма закупок госзаказчики обязаны проводить у таких категорий участников. При этом если к торгам допущены только субъекты МСП и СНКО, начальная (максимальная) цена контракта не может превышать 20 млн рублей. Это позволяет участвовать в закупке малому или среднему бизнесу, которому по силам будет исполнить контракт.

К коммерческим торгам, в отличие от государственных и муниципальных, у законов нет строгих требований. Заказчики сами определяют способ проведения и условия тендеров. Нередко для участия в них нужно регистрироваться на собственной электронной площадке заказчика или специальных агрегаторах коммерческих тендеров. Для допуска к торгам могут взимать плату.

Как подготовиться к участию в электронных торгах

Пошаговая инструкция подготовки к тендерам:

1. Анализ и стратегическое планирование участия в закупках. Следует исходить из региона и специфики вашей деятельности, сформировать коммерческие предложения, отобрать площадки, определить ответственных лиц. На этом этапе целесообразно изучить нормативную базу, стратегии и тактики участия в различных торговых процедурах, если нет специалиста по закупкам, или рассмотреть возможность привлечения такого специалиста.
2. Получение квалифицированного сертификата электронной подписи. Для организаций и ИП сертификаты выпускает Удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица. Самозанятые и сотрудники получают квалифицированные сертификаты в коммерческих удостоверяющих центрах, у которых есть аккредитация Минцифры.
3. Открытие спецсчёта в банке. Такой счёт необходим для внесения обеспечения.
4. Определение, в каких конкретно закупках вы будете участвовать, причём так, чтобы была возможность побеждать. От этого зависит выбор электронных торговых площадок и прохождение регистрационных и подготовительных мероприятий. Большинство новичков начинают с госзакупок. Информацию о них публикуют в ЕИС Закупки, а тендерные процедуры проводят на восьми площадках. Регистрация в ЕИС обеспечивает авторизацию сразу на всех этих площадках.
5. Изучение правил (регламентов), технических требований информационных систем и электронных площадок. Эта информация находится в открытом доступе. Она важна для успешной подготовки рабочего места и для самого участия в торгах.
6. Организация и подготовка рабочего места — компьютера или ноутбука, на котором нужно установить программное обеспечение для работы с электронной подписью. С этого компьютера или ноутбука будут выполняться регистрация и вход в информационные системы, в том числе на электронные торговые площадки, подача заявок, подписание и обмен документами. Здесь же могут быть установлены учётные системы или программы (модули) для интеграции с ними. Рекомендации по выбору программного обеспечения для работы с ЭП, его настройке и настройке рабочего места можно получить в удостоверяющем центре при получении сертификата или в рамках услуги техподдержки. Технические и программные требования к рабочему месту указаны в регламентах информационной системы или площадки.
7. Регистрация в информационных системах и на ЭТП. Для участия в госзакупках нужно зарегистрироваться в ЕИС Закупки согласно инструкции. Отдельно на электронных торговых площадках регистрацию проходить не нужно — авторизация на ЭТП доступна через ЕСИА (учётную запись в Госуслугах) или с помощью квалифицированного сертификата ЭП. Для доступа к коммерческим заказам нужна регистрация на торговых площадках, на которых планируется участие в тендерах. Это могут быть и ЭТП, на которых проводятся госзакупки, но на них либо созданы отдельные платформы для коммерческих и государственных закупок, либо функционирует универсальная платформа. Для доступа к коммерческим или ко всем торгам сразу площадки требуют отдельную регистрацию. Можно использовать торговые агрегаторы, но это информационно-аналитические системы, часто платные, которые не избавляют от необходимости регистрации на самих площадках для доступа к заказам.
8. Отслеживание публикаций закупочной документации, выбор тендеров, подготовка к ним.

Как участвовать в торгах

Заказы публикуют практически ежедневно. Подавать заявки на все подряд, даже подходящие, нет никакого смысла. Участвуйте в тех закупочных процедурах, где высока вероятность победы и вы точно уверены, что сможете полностью выполнить контракт. Каждая подача заявки должна быть спланирована — это не только возможность заключить выгодную сделку, но и вероятность проиграть, понеся при этом расходы. Поскольку тендеры проходят на электронных платформах, всегда можно задать нужные параметры отбора. Например, в ЕИС Закупки есть фильтры по видам деятельности, торговой процедуре, диапазону цен и другим критериям. Подобное есть на всех площадках.

Учитывайте, что проигрыш не всегда лишает контракта. Например, если заявка отвечает требованиям, вы заняли второе место, но с победителем контракт заключён не был, заказчик может подписать его с вами. По этой же причине, подавая заявку, всегда нужно быть готовым к подписанию и исполнению договора или контракта.

Как правильно подготовить заявку

В пределах нормативных требований своего положения о закупке заказчик вправе самостоятельно определять содержание и состав заявки. Допустимо включение в документацию рекомендаций (инструкций) по её оформлению и примерного образца для заполнения. В таком случае заявку нужно подготовить по рекомендациям, это поможет избежать спорных моментов.

Заявку формируют непосредственно на ЭТП. Для этого нужно:

1. Авторизоваться на площадке.
2. Выбрать заказ.
3. Найти ссылку для перехода к формированию заявки и перейти к форме.
4. Заполнить, подписать электронной подписью и подать заявку на участие.
5. Дождаться уведомления системы о дальнейших действиях.

Чтобы подать заявку на участие, нередко к ней нужно приложить требуемые заказчиком документы. Если они в бумажном виде, их нужно оцифровать. Документы загружаются в систему в виде файлов установленного формата и размера. В дальнейшем иногда подают и другие документы, например банковскую гарантию. Загрузку и направление электронных документов и сведений выполняют с помощью функционала ЭТП. Торговые платформы также обеспечивают взаимодействие участников непосредственно в ходе тендера, например, когда на аукционе нужно заявить очередное предложение о цене.

Какие документы нужны, чтобы получить электронную подпись для торгов

Сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи, которые нужны для участия в торгах на ЭТП, выпускают только удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры России. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров опубликован на сайте Минцифры.

Получить сертификат может только его владелец. Чтобы получить квалифицированную электронную подпись для юридического лица, руководителю ЮЛ необходимо предъявить паспорт. Если сертификат оформлен на сотрудника, при прохождении идентификации он предъявляет доверенность на право выступить в качестве владельца сертификата и свой паспорт.

Регламент удостоверяющего центра может предусматривать дополнительные документы. Например, учредительные и регистрационные документы, паспорт лица, которое будет указано как владелец квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП наряду с юрлицом, и его СНИЛС.

Обязательно ли иметь электронную подпись, чтобы участвовать в торгах

Наличие электронной подписи — обязательное условие для участия в электронных торгах.

Без электронной подписи можно участвовать только в торгах, проводимых не на электронных площадках, а, что называется, вживую. Также без электронной подписи можно принимать участие в некоторых коммерческих торгах, но в случае выигрыша она все равно понадобится — контракт нужно будет подписывать именно электронной подписью.

Ответственность за нарушения при участии в закупках и исполнении договора

Выполнение всех условий контракта (договора) прямо влияет на допуск к последующим торгам. Это связано с тем, что нарушения приводят к включению в реестр недобросовестных поставщиков (РНП), а нахождение в этом реестре — удар по репутации и возможный барьер для участия в других тендерах. Включение в РНП не освобождает от выплаты неустойки, штрафа, возврата аванса, погашения ущерба — мер гражданско-правовой ответственности, связанной с существенными нарушениями при исполнении обязательств. Срок нахождения в реестре — два года с момента включения.

Включение в РНП предусмотрено только в рамках госзакупок. Однако отсутствие в РНП может быть одним из требований и для допуска к коммерческим торгам.

Несмотря на то что основная масса нарушений среди участников приходится на стадии заключения и исполнения договора (контракта), бывают и нарушения при подаче заявок, а также в рамках самих тендеров. Например, указание в заявке недостоверных сведений или представление не тех документов, которые необходимы для подтверждения соответствия требованиям. Обычно это касается дополнительных требований — в частности, успешного опыта участия в госзакупках. Указанные в заявке сведения и (или) представленные документы могут быть достоверными, но недостаточными для того, чтобы подтвердить полное соответствие нормативным требованиям или требованиям закупочной документации. Нарушения приводят к оспариванию хода и результата тендера. Но возможна и уголовная ответственность: за использование подложных документов, за мошенничество или за картельный сговор.