Договор — это важный деловой документ. Современное законодательство РФ признаёт возможность создания и подписания его в электронном виде. Это означает, что удалённое взаимодействие приравнивается к личной встрече и подписанию документов от руки.
Заключение договора в электронной форме регулируется статьями гражданского (ГК РФ) и трудового (ТК РФ) кодексов. В процессе потребуется использование электронной подписи (ЭП). Поэтому Федеральный закон «Об электронной подписи» также устанавливает правила подписания таких документов.
Подробнее рассмотрим, что регламентирует каждый из них.
Таким образом, современные законы позволяют заключать договоры удалённо, обеспечивая их юридическую силу и надёжность.
Не каждый документ, созданный кем-то, имеет юридическую силу. Два важных условия:
В сделках используются различные подписи. В том числе:
Каким путём пойти, чтобы документ обрел юридическую силу, зависит от того, является он формализованным или неформализованным. Разберёмся с этими понятиями.
Эти деловые бумаги имеют определённую структуру и формат представления информации. Формализованный документ — это текстовый файл XML-формата.
К таким документам относятся:
Некоторые из документов можно оформить на бумаге, некоторые — только электронно. В частности, это касается счёта-фактуры и УПД.
Что необходимо для придания документу юридической силы:
Такую ЭП нужно оформить при личном визите в удостоверяющий центр (УЦ) или через специальные сервисы. Актуальный список аккредитованных УЦ — на сайте Минцифры.
Такие деловые бумаги не имеют строгой структуры и формата (допустимы doc, xlsx, jpg и pdf), здесь учитываются потребности компании.
Два пути для придания юридической силы неформализованному документу:
В случае с НЭП в соглашении пропишите условия её проверки. Если планируете использовать ПЭП, укажите то, что владелец ключей сохранит их конфиденциальность. После этого подпишите документ.
Пример подписания документа в КЭДО
Подписанный КЭП договор в электронной форме равнозначен бумажному, который завизировали от руки. Но некоторые документы нужно обязательно формировать и подписывать на бумаге.
В законе об ЭП №63-ФЗ прямо указано: требование составлять документ на бумаге могут прописать в законе или нормативных актах.
Например, по ТК РФ, работодатель обязан оформлять на бумаге приказы об увольнении и акты о несчастном случае на производстве. Это значит, что в электронный документооборот (ЭДО) их перенести не получится. Минтруд объяснял: ограничение ввели, чтобы защитить интересы сотрудников. Например, чтобы компания не изменила условия задним числом.
Ряд документов составляют только в цифровом виде. Это касается, например, некоторых видов отчётности в Росстат, ФНС, СФР. В таком же виде придётся оформить и контракт по итогам тендера.
Для подписания бумажного документа сторонам придется встретиться лично или, скажем, передавать договоры почтой или курьером. Но эти способы требуют много времени и сил. С электронным форматом открывается больше возможностей.
Заключение договора в форме электронного документа доступно:
Пример подписания документа через Госключ
Предположим, стороны сделки находятся в разных городах и решили, что им удобнее заключить договор по электронной почте. Об этом нужно договориться заранее, в том числе на предмет того, как идентифицировать подписанта.
В первую очередь важно прописать в договоре выбранный способ подписания и указать адреса электронной почты обеих сторон. Обмен договорами и документами должен происходить именно по этим адресам. Если же отправлять или подписывать через другие, юридическую силу смогут оспорить через суд.
