Каким образом можно подключиться к электронному документообороту в системе TrustDoc? Для подключения к системе нужен действующий квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный любым из аккредитованных в соответствии с №63-ФЗ удостоверяющих центров. Если у вас нет сертификата, обратитесь в коммерческий отдел «Инфотекс Интернет Траст» по номеру 8 800 250-8-265.
Порядок подключения:
- Заполните заявку в сервисе саморегистрации и нажмите кнопку «Отправить заявку». Рекомендуется выбрать «По сертификату». Затем загрузите и установите плагин JLSS. После установки JLSS перезагрузите страницу кнопкой F5.
- Получите уведомление о готовности к подключению.
- Авторизуйтесь в TrustDoc, выбрав на вкладке «Вход по сертификату» ваш сертификат электронной подписи.
- Подпишите и направьте в TrustDoc заявление об участии в электронном документообороте. Заявление заполняется автоматически, вам необходимо только проверить корректность его заполнения.
- Начните работу.
* Подписание заявления об участии в электронном документообороте будет означать полное и безусловное присоединение к регламенту, в котором определено, что участник соглашается признавать циркулирующие в системе электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью.
Какие виды электронного документооборота возможны между контрагентами? Чем отличаются неформализованные документы от формализованных? Между контрагентами можно организовать документооборот трёх типов:
- Обмен формализованными документами (счетами-фактурами, накладными и актами выполненных работ или оказанных услуг).
- Обмен неформализованными документами, подписанными отправителем в одностороннем порядке (например, различными заказами, приказами, распоряжениями, информационными письмами, отчётами и проч.).
- Обмен неформализованными документами, подписанными двумя и более сторонами (например, договорами, соглашениями, актами выполненных работ и проч.). В системе TrustDoc можно обмениваться любыми документами в строгой печатной форме в формате XML-файла (накладными, актами выполненных работ или услуг, счетами-фактурами), а также внутренними документами компании, составленными согласно правилам документооборота.
В соответствии с этим все документы в системе подразделяются на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные.
Нужно ли заключать с контрагентом отдельное соглашение об электронном документообороте, чтобы обмениваться документами в электронном виде в системе TrustDoc? Заключать отдельное соглашение с контрагентами об электронном документообороте не требуется. Соглашение целесообразно составлять в том случае, если вы хотите согласовать с контрагентом формы и типы передаваемых электронных документов, а также порядок их обработки.
В каком часовом поясе будут отображаться документы и квитанции оператора, если отправитель и покупатель находятся в разных регионах и присутствует разница во времени? Веб-клиент системы отображает всю информацию в том часовом поясе, в котором работает абонент. Настроить часовой пояс для отображения можно в разделе «Профиль –> Общие» в веб-клиенте. События сервера, такие как служебные квитанции и факты выставления и передачи документов между абонентами, фиксируются в часовом поясе сервера системы – московском времени. Таким образом обеспечивается прозрачность временных параметров документооборота.
Что произойдёт в системе, если приобрести пакет на определенное количество документов в год и израсходовать их быстрее? В этом случае документооборот не прекращается, система позволяет по умолчанию продолжить обмен документами на условиях «постоплатного» тарифа, а также приобрести новый пакет до или сразу после израсходования текущего.
Каким образом обеспечивается юридическая значимость электронных документов, передаваемых в системе TrustDoc? Система защищенного юридически значимого электронного документооборота TrustDoc обеспечивает юридическую значимость всех передаваемых документов в соответствии с требованиями законодательства РФ:
- все передаваемые документы подписываются электронной подписью, которая формируется сертифицированными средствами электронной подписи, а квалифицированные сертификаты выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами;
- перед началом работы все участники электронного документооборота присоединяются к Регламенту системы защищённого юридически значимого электронного документооборота, который определяет принципы взаимодействия участников системы, а также условия, при соблюдении которых электронная подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной;
- электронная подпись гарантирует неизменность информации с момента подписания документа;
- система фиксирует дату и время завершения всех этапов документооборота подтверждениями, подписанными электронной подписью;
- все документы передаются в соответствии с утверждёнными форматами, если такие установлены нормативными правовыми актами;
- система обеспечивает достоверность информации о контрагентах и уполномоченных лицах.
Возможно ли осуществлять обмен электронными документами непосредственно из учётной системы? В TrustDoc есть уже готовые модули интеграции для 1С. Они позволяют получать, отправлять и подписывать документы прямо в 1С.
Поддерживаются следующие типы документов: акт, товарная накладная, счёт-фактура, универсальный передаточный документ, документы произвольного формата.
Для организации обмена в комплект поставки TrustDoc включены файлы внешних обработок 1С для типовых конфигураций:
- платформа 1С Предприятие 8.3 (Бухгалтерия предприятия 3.0, Комплексная автоматизация 2.4);
- платформа 1С Предприятие 8.2 (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление производственным предприятием 1.3, Комплексная автоматизация 1.1, Управление торговлей 10, Комплексная автоматизация торговли алкогольной продукцией БЕЗ СПЕЦИФИКИ ЕГАИС).
Для других учётных систем в TrustDoc есть широкий набор способов интеграции:
- модуль интеграции, файловый обмен — интеграция с учётной системой через общий каталог;
- API, построенный на архитектуре REST, который позволяет встроить все функции ЭДО в любую учётную систему. С актуальным описанием методов REST API для разработчиков можно ознакомиться на веб-портале TrustDoc..
Помимо готовых решений, наши разработчики принимают индивидуальные заказы на разработку коннекторов и 1С-обработок.