Виды электронного документооборота: как бизнесу свести ЭДО в единую систему

Основные типы документооборота — его база, которую можно будет в последующем дополнять и масштабировать. Они, как правило, есть у любых компаний и предпринимателей.

Базовые виды систем ЭДО:

1. Внутренний документооборот — к примеру, между сотрудниками, подразделениями, руководством, а в более крупной компании — также между её филиалами, представительствами и дочерними компаниями.
2. Внешний ЭДО — с контрагентами, партнёрами и т.п.
3. Электронный обмен документами B2G — между бизнесом и государством, его органами власти, судами, государственными информационными системами.

Виды электронного документооборота внутри компании

Внутренний цифровой обмен документами автоматизирует и обеспечивает различные направления документооборота. Среди популярных видов ЭДО в России — бухгалтерский, кадровый, управленческий, производственный, торговый, складской. Внедрение конкретных видов ЭДО зависит от специфики деятельности компании или ИП, организационной структуры, сложности внутренних процессов и других нюансов.

Для организации внутреннего электронного документооборота используют специальное программное обеспечение. Оно может быть разработано на заказ, приобретено в виде коробочного продукта или предоставлено разработчиком в качестве веб-сервиса. На первый план в России выходят продукты отечественной разработки.

Внешний цифровой документооборот

Этот тип ЭДО обеспечивает приём, передачу электронных документов, их обработку и хранение при взаимодействии с контрагентами. К примеру, с клиентами, исполнителями, поставщиками или производителями.

Варианты ЭДО:

• B2B — когда бизнес взаимодействует с бизнесом (например, закупает у производителей товары, материалы для сбыта или использования в производстве);
• B2C — взаимодействие с конечными потребителями (например, выдача онлайн-займов с заключением сделки в виде электронного договора займа).

Внешний ЭДО должен поддерживать работу как с неформализованными документами (например, письмами или договорами), так и с формализованными, для которых установлен обязательный формат (это, к примеру, счета-фактуры и УПД). Проще говоря, программное обеспечение, сервис или система в данном случае должны уметь работать с любыми документами, причём, желательно, подписанными квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Это придаёт юридическую равнозначность таких документов бумажным, которые подписывают собственноручно. Многие программы, сервисы и системы разрешают использовать и другие ЭП, например, простую (ПЭП) или неквалифицированную (УНЭП). Но в таком случае нужно договариваться с контрагентами о применении ПЭП или УНЭП. Работа с УКЭП этого не требует.

Электронный документооборот B2G (бизнес-государство)

Этот тип ЭДО можно было бы причислить к внешнему, но его всё-таки принято выделять. Причина проста. Организовывая внешний документооборот с контрагентами, можно руководствоваться своими правилами. В ЭДО B2G так не получится — здесь правила устанавливает государство через свои ведомства или доверенных операторов, и эти правила обязательны.

Примеры ЭДО B2G:

• сдача обязательной электронной отчётности;
• представление электронной документации по требованию государственных органов;
• ЭДО в рамках участия в государственных и муниципальных закупках;
• передача сведений и документов в государственные информационные системы, обмен данными с такими системами (Честный ЗНАК, ЕГАИС (алкоголь), Меркурий и другие);
• направление процессуальных и других документов в суды.

Какие виды ЭДО необходимы, а какие — нет

Система ЭДО не выстраивается с нуля. Она приходит на смену бумажному документообороту. На его основе легко сориентироваться в нужных направлениях, видах и вариантах электронного документооборота.

Внедрение ЭДО B2G в России — это почти всегда обязанность, потому что иначе не получится участвовать в госзакупках, выполнять требования к обороту маркированных товаров или сдавать отчётность. Но и это ещё не всё. Если первично не организован внутренний электронный документооборот, хотя бы на уровне учётных систем, невозможно будет формировать, подписывать и передавать сведения и электронные документы в государственные системы.

Несколько другая ситуация по внешнему ЭДО с контрагентами. Нужен он или нет, предприниматель или компания решают сами. Однако выстраивать единую систему, которая будет включать внутренний ЭДО и B2G, но не будет охватывать обмен с контрагентами, — серьёзная ошибка. В будущем такой пробел всё равно придётся устранять.

Все виды ЭДО могут взаимодействовать друг с другом в единой системе компании или ИП. Например, на уровне внутреннего документооборота может происходить согласование сделки с руководством и специалистами. А уже на уровне внешнего — заключение договора с контрагентом и обмен электронными документами при исполнении сделки. Процессы в рамках внутреннего и внешнего ЭДО могут быть взаимосвязаны с документооборотом B2G. Если взять, опять же, заключение и исполнение сделки, то она посредством документов и сведений первичного учёта отражается в бухгалтерии, а затем данные попадают в отчётность, которую направляют в налоговый орган.

Взаимосвязь между внутренним, внешним документооборотом и (или) B2G устанавливают через интеграцию необходимых информационных систем или оператора ЭДО.

Как оптимизировать ЭДО

На первом этапе построения системы ЭДО достаточно ограничиться теми направлениями и видами, которые обязательны и которые нужны для упрощения и ускорения работы с документами.

Представленные на рынке программные продукты и сервисы ЭДО позволяют купить то, что нужно сейчас, а со временем подключить новые модули — когда они будут нужны. На такие решения и нужно ориентироваться, если нет возможности разработать и внедрить свою систему.

Малому и среднему бизнесу обычно достаточно сервиса оператора ЭДО, который обеспечит должный уровень электронного документооборота по функциональности, качеству обслуживания и стоимости. Такой сервис может включать совокупность услуг: выпуск квалифицированного сертификата ЭП, предоставление программного обеспечения для работы с электронной подписью, ЭДО с контрагентами и государственными органами, взаимодействие с внешними информационными системами. Сервис оператора применим и в случае наличия различных учётных систем. С помощью интеграционных решений их можно подключить к продуктам оператора ЭДО, а через него — к внешним системам.