29 апреля 2021 года в Госдуму был внесён проект Федерального закона № 1162885-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)».
Как отмечается авторами законопроекта, в рамках проведённого Минтрудом эксперимента по электронному кадровому документообороту была выявлена избыточная норма об оформлении приказа о приёме на работу, содержание которого аналогично некоторым положениям трудового договора. В этой связи данную норму предлагается исключить из ТК РФ.
Помимо этого, законопроект закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Новшество коснётся документов, которые в соответствии с трудовым законодательством должны быть оформлены в письменном виде или доведены до работника под расписку.
Для подписания документов работодатели смогут использовать квалифицированную ЭП, а работники — квалифицированную или неквалифицированную ЭП. Расходы по ведению электронных документов, в том числе по получению работником электронной подписи, будет нести работодатель. При этом работник или лицо, поступающее на работу, получит право использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.
При трудоустройстве документы можно будет предъявить в электронном виде. Работодатель сможет в электронной форме ознакомить работников с локальными актами, в том числе ПВТР.
Предполагается, что о переходе на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) потребуется предварительно уведомить работников, в свою очередь сотрудники будут вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде. Локальным актом работодатель сможет закрепить порядок и способы получения согласия и отказа от такого перехода. Коллективным договором можно будет распространить электронный документооборот на всех работников, если более половины сотрудников дадут согласие на переход на ЭКДО.
ЭКДО можно будет осуществлять двумя способами: посредством платформы «Работа в России» (при условии регистрации работодателя на этой платформе) или через информационную систему работодателя. Такая системы должна будет отвечать определённым требованиям — обеспечивать подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
В случае принятия законопроекта Минтруд России утвердит единые требования к формам (составу обязательных типов данных) и форматам базовых электронных документов, определяющих условия трудовых отношений. Это позволит передавать электронные кадровые документы из информационной системы работодателя в личный кабинет работника на платформу «Работа в России», предоставлять в единообразном формате электронные документы в контрольно-надзорные и иные органы.
В рамках развития платформы «Работа в России» Роструд планирует разработать и утвердить формы и форматы для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений. Модели будут обеспечивать предотвращение нарушений трудового законодательства, поскольку в них планируется предусмотреть применение форматно-логического и параметрического контроля не только к отдельно взятым кадровым документам и содержащимся в них данным, но и к цепочкам связанных документов, в том числе последовательности и срокам их формирования.