Организуем ведение электронного документооборота и компактное хранение документов:
Тариф «Сто» предоставляется 1 (один) раз абонентам, подключившимся к системе TrustDoc в период с 14 апреля 2023 года по 31 мая 2024 года.
Тариф «Сто» предусматривает возможность электронного документооборота только с абонентами, подключенными к системе TrustDoc.
Основные условия применения специального тарифа «Документооборот самозанятого»:
Полный перечень условий использования тарифных планов, а также условия предоставления услуг приведены в договоре-оферте, Регламенте системы.
Для подключения к системе нужен действующий квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный любым из аккредитованных в соответствии с №63-ФЗ удостоверяющих центров. Если у вас нет сертификата, обратитесь в коммерческий отдел «Инфотекс Интернет Траст» по номеру 8 800 250-8-265.
Порядок подключения:
* Подписание заявления об участии в электронном документообороте будет означать полное и безусловное присоединение к регламенту, в котором определено, что участник соглашается признавать циркулирующие в системе электронные документы, подписанные электронной подписью, равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью.
Поскольку база данных хранится в защищённом облаке оператора «Инфотекс Интернет Траст», доступ к системе сохраняется из любого места при наличии ключа с сертификатом или заданного логина и пароля для авторизации в системе. В случае прекращения или приостановки использования системы абонент всегда сможет войти в систему, просмотреть, сохранить и проверить документы и подписи под ними, но без возможности отправлять новые документы.
TrustDoc позволяет обмениваться любыми документами компании, предпринимателя или физического лица: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ, актами сверки, а также универсальными передаточными документами всех типов, соглашениями, приказами, уведомлениями, оповещениями, доверенностями, распоряжениями, претензиями, произвольными документами и файлами любого другого формата.
Законодательно закреплена возможность подавать в налоговые органы в электронном виде 16 типов документов в электронной форме в виде электронных копий (в форматах jpg или tif). Обмен такими документами считается юридически значимым.
В ФНС в электронном виде можно подавать счет-фактуру, корректировочный счет-фактуру, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок, дополнительный лист книги покупок, книгу продаж, дополнительный лист книги продаж, акт сдачи-приёмки выполненных работ (услуг), товарную накладную (ТОРГ-12), документ о передаче товаров, документ о передаче результатов работ, документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру, документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру.
Вышеперечисленные документы подаются в строго установленных электронных форматах. После вступления в силу Приказа ФНС России от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/465@, утвердившего формат XML-файла описи документов, появилась возможность передавать по телекоммуникационным каналам связи также неформализованные электронные и изначально составленные на бумаге документы.
Поскольку электронный документооборот осуществляется исключительно на добровольной основе, возможность выставления счетов-фактур и обмена иными документами в электронном виде допускается законодательством только при условии взаимного согласия сторон сделки.
При этом необходимым условием является наличие у организации и её контрагента установленного программного обеспечения TrustDoc либо иной системы электронного документооборота. Если контрагент подключён к другой системе ЭДО, необходимо подключить межоператорский роуминг. Для консультации по подключению свяжитесь с коммерческим отделом «Инфотекс Интернет Траст» по номеру 8 800 250-8-265.
Кроме того, участники электронного документооборота в программе TrustDoc самостоятельно определяют круг контрагентов, с которыми будет осуществляться обмен электронными документами. Для этого один из участников отправляет другому приглашение в список контрагентов и получает подтверждение на добавление. Также участник электронного документооборота может в одностороннем порядке исключить другого участника из списка контрагентов, с которыми осуществляется обмен электронными документами, в этом случае последний получает уведомление об исключении из списка.
Да, в TrustDoc можно отправлять документы абонентам практически любого оператора ЭДО в России. Если одна из сторон подключена к услугам другого оператора ЭДО, электронный документооборот будет проходить посредством роуминга.
По вопросам подключения роуминга обратитесь в коммерческий отдел по номеру 8 800 250-8-265.
Согласно закону передаваемые в электронном виде счета-фактуры и первичные бухгалтерские документы должны быть подписаны электронной подписью и должны передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае они не будут иметь юридическую силу, то есть их нельзя будет предъявить, например, для зачета НДС или защиты интересов организации в суде. По этой же причине нельзя организовать документооборот указанными документами с контрагентами самостоятельно, например по электронной почте, не прибегая к услугам операторов электронного документооборота.
Порядок обмена иными документами не регламентирован, стороны могут определить его сами. Но только обмен документами через операторов электронного документооборота обеспечивает их безусловную конфиденциальность и юридическую значимость, а также позволяет точно установить дату отправки и получения документов при спорах.
